Empresas e clientes muitas vezes tem dificuldades para descobrir as melhores práticas que levam ao sucesso na Gestão Eletrônica de Documentos. É um desafio encontrar um consenso, uma vez que as necessidades dos clientes e soluções de fornecedores variam. No entanto, entender alguns parâmetros é importante para garantir alcance e sucesso nos resultados esperados.
Neste artigo daremos uma visão geral das melhores práticas, incluindo considerações para a compra e implementação de GED. Separamos algumas dicas úteis na hora de começar o planejamento da GED em sua empresa, o que levar em consideração na hora de escolher um software e como aprender com seus colaboradores a ter uma política de gestão cada vez mais eficiente. Mas antes de definir quais são as melhores práticas de GED, vamos primeiro falar do conceito de “melhores práticas” e por que ele é importante.
O que é “Melhores práticas” e qual a sua importância?
“Melhores práticas” é um termo que significa escolher a melhor tecnologia disponível para resolver desafios e a forma de implementá-la de uma maneira que irá produzir os resultados mais relevantes. Significa ainda encontrar a melhor solução para necessidades de negócios a curto e longo prazo e implantá-la logicamente de acordo com um plano bem concebido e completo.
É importante ter esse conceito em mente para ter certeza que na hora de definir a sua estratégia de GED, a equipe responsável por esta estratégia saiba exatamente quais são os objetivos e metas deste projeto e o que fazer para que eles sejam cumpridos. Se você quer garantir que o seu processo de implementação de Gestão Eletrônica de Documentos terá sucesso, seguir as melhores práticas da área é essencial.
Agora que você já sabe o que é “melhores práticas” e qual a sua importância, vamos discutir quais são as melhores práticas em GED.
Melhores Práticas em Gestão Eletrônica de Documentos
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Mapeie as necessidades da sua empresa
A primeira ação de qualquer projeto de GED é entender completamente a visão da sua empresa e como a tecnologia irá ajudá-la no alcance do objetivo. O início de um projeto de implantação de GED deve abordar as áreas onde as deficiências ou oportunidades são maiores, mesmo se a implantação for ocorrer somente em alguns departamentos.
É preciso fazer uma abordagem holística da empresa desde o início, considerando como cada departamento interage um com outro e as suas necessidades. Se você não considerar como os documentos, a informação e automação afetam outras unidades de negócios, você irá perder tempo, recursos e oportunidades de ganhos de eficiência. Criar planos coesos de indexação, estratégias de pesquisa e planos de gerenciamento de registros irá economizar tempo e frustrações no futuro.
Portanto, certifique-se de que você tem uma sólida compreensão da política corporativa da sua organização e do processo de tomada de decisões. Muitas implementações falham (ou não conseguem atingir seu objetivo) por causa das hierarquias e políticas problemáticas ou pouco claras.
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Os departamentos de TI e Gestão devem trabalhar juntos
TI e gestão executiva devem entender e desenhar de forma conjunta uma visão global das necessidades da empresa e definir como a tecnologia se encaixa dentro dela de forma que todos os objetivos do projeto GED sejam lógicos, relevantes e adequadamente dimensionados de forma que em um, dois ou cinco anos, no máximo, já estejam em total funcionamento.
Ambos devem trabalhar para estabelecer e comunicar uma visão compartilhada com metas alcançáveis que darão cronogramas de implementação realistas.
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Escolha um software que se adeque ao que você precisa
A finalidade da GED é a captura eficaz de todas as suas informações corporativas em seu primeiro ponto de contato com seu negócio, seja na sala de correspondência, no local do cliente, ou em um escritório remoto.
Informações entram nas organizações de várias maneiras: a partir de documentos em papel, formulários on-line, códigos de barras, copiadoras e multifuncionais com capacidades básicas de digitalização, e-mails, fax, assinaturas eletrônicas e outros. A etapa de captura capta os dados importantes dentro dos documentos e armazena-os em um repositório central, onde a informação fica pesquisável para ser acessada e usada onde quer que seja significativo para o negócio. É um processo vital para a tomada de decisões de negócios.
Antes de selecionar um fornecedor, examine os documentos do seu negócio. Procure saber quais as informações sobre seus documentos e imagens impulsiona tomada de decisões. Certifique-se de que a tecnologia que você irá escolher contempla todos os tipos de entrada e captura rapidamente, de forma consistente e com clareza.
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Mantenha os processos simples e aprenda com os erros
Para ser eficiente, a política de GED deve ser seguida por todos os colaboradores da empresa. Regras extensas e/ou muito complexas vão aumentar as chances de erro e sugar o tempo dos seus colaboradores, que ao invés de produzir, estarão procurando em qual pasta tal documento deve ser guardado, o que é totalmente contra os objetivos da GED.
Regras claras, simples e fáceis de lembrar são uma fórmula certeira para suprimir erros e aumentar a eficiência na hora de pesquisar e armazenar documentos. Sem isso, todo o seu projeto pode ir por água abaixo e os benefícios da GED não serão aproveitados. Caso seus colaboradores cometam sempre os mesmos erros, talvez seja importante considerar que esse erro é fruto de um mal planejamento do seu sistema de GED e será mais fácil e barato corrigir este problema do que treinar repetidamente seus funcionários.
Lembre-se: um projeto de GED deve ser pensado no longo prazo e acompanhará a sua empresa para sempre e será preciso treinar todos os novos colaboradores que entrarem na sua equipe. Regras fáceis e claras tornarão o treinamento mais rápido e assertivo.
Cada negócio tem a sua própria realidade e precisa de políticas específicas e soluções customizadas, no entanto, essas quatro dicas são parte de qualquer política bem sucedida de Gestão Eletrônica de Documentos, independentemente de qual é o seu tamanho ou ramo de atuação. Ter essas práticas em mente desde a idealização do projeto de GED é importante para garantir que seu projeto irá atender a todas as suas demandas; que os colaboradores serão treinados de maneira correta e que o software escolhido terá as funções indispensáveis para o bom andamento do projeto.
Para aprender ainda mais sobre Gestão Eletrônica de Documentos, não deixe de conferir nossos posts e acompanhar o blog da Sima Gestão. Caso precise de ajuda especializada, não deixe de contatar um de nossos consultores.
