Guarda terceirizada de arquivos é um serviço que dispõe de uma infraestrutura e tecnologia para armazenar os documentos de sua empresa.
Como funciona a guarda terceirizada de arquivos?
A guarda de arquivos seguem algumas etapas como:
- transferência e armazenamento dos documentos para o espaço de Guarda de Arquivos da SIMA;
- separação e classificação dos documentos;
- digitalização dos documentos quando necessário;
- disponibilização dos documentos para a consulta.
A minha empresa precisa da guarda terceirizada de arquivos?
A guarda terceirizada de arquivos se aplica em:
- empresas com necessidade de guarda de documentos e registro de funcionários;
- setores de guarda de documentos para departamento pessoal;
- empresas de contabilidade que precisam ter seus documentos guardados e organizados cronologicamente;
- empresas que lidam com documentos que têm prazo de validade e com documentos fiscais e comerciais.
Por que terceirizar a guarda de arquivos?
5 razões para a sua empresa terceirizar a guarda de arquivos:
- Redução da perda de documentos importantes, como documentos fiscais e trabalhistas
- Ganho de espaço e redução de custos na gestão de documentos
- Padronização dos métodos de arquivamento
- Infraestrutura segura e tecnologia adequada para manter os documentos conservados
- Equipe especializada para armazenar os documentos
Benefícios da guarda terceirizada de arquivos
Ao terceirizar a guarda dos seus documentos, saiba que antes da empresa responsável proceder com o arquivamento, ela irá organizá-los, catalogá-los e indexá-los, preservando totalmente seu acervo.
Dessa forma você terá:
- Um espaço físico maior, podendo assim ampliar sua empresa;
- a garantia da preservação e da integridade do seu acervo original;
- as informações são absolutamente confidenciais, pois só pessoas autorizadas têm acesso aos seus documentos;
- documentos catalogados e registrados, e você terá todas as informações, principalmente a localização física, de maneira que, em qualquer momento que precisar consultar ou resgatar algum documento, o acesso será realizado com tecnologia adequada, sem perda de tempo;
- a facilidade de buscas e pesquisas de informações contida nos documentos será aprimorada com a terceirização; e
- a segurança, após a terceirização, por causa do backup de recuperação da informação, se, por ventura, ocorrer algum tipo de acidente.
Como contratar a guarda terceirizada de arquivos?
Se você está às voltas com um emaranhado de documentos que lotam sua mesa, gavetas e armários e não pode abrir mão de nenhum deles, especialmente aqueles que devem ser mantidos em segurança, a terceirização é a melhor solução.
Ajudamos sua empresa na otimização do espaço físico, mantendo a conformidade com as leis fiscais, a Sima oferece a solução de guarda de arquivos, onde é possível manter os documentos armazenados em um local seguro e com uma relação custo x benefício muito superior do que guardá-los dentro do escritório.
Conclusão
Não perca mais tempo nem sofra com pilhas de papel a sua frente. Venha para a SIMA. Aqui seus dados são guardados com a máxima integridade. Você vai se surpreender com a gente!
