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Digitalização De Documentos
Sua empresa produz uma grande quantidade de documentos em papel e não sabe mais o que fazer com eles? A solução é simples. Primeiramente, você deve procurar uma empresa de digitalização de documentos, assim como muitos empresários de pequeno e grande porte têm feito para organizar sua papelada e mantê-la segura. Além disso, essa prática não apenas contribui para a preservação ambiental, mas também proporciona maior praticidade no acesso às informações.
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Digitalização De Documentos
O Que é a Digitalização de Documentos?
A digitalização de documentos se caracteriza pelo processo de converter documentos em papel para o formato digital. Em outras palavras, ferramentas eletrônicas, como um software digitalizador e um scanner, são utilizadas para realizar a digitalização.
Entretanto, o processo não é simples e especialistas devem realizar etapas altamente delicadas para evitar problemas frequentemente provocados por manuseio inadequado, formas de exposição e acondicionamento incorreto.
Nossa equipe passa por treinamento constante, garantindo que nossos clientes tenham total confiança. Durante todo o processo de digitalização, tratamos os documentos com técnicas altamente criteriosas e rigorosos crivos de qualidade. Em resumo, ao escolher nossos serviços, você conta com a expertise de profissionais comprometidos com a segurança e integridade dos seus documentos.
Entenda Melhor
Como é Feito o Serviço de Digitalização de Documentos:
Passo 1
Preparação
dos Documentos
Quando a empresa acumula muitos documentos e os guarda em um ambiente com condições inadequadas, ela corre o risco de deteriorá-los, colocando em risco informações importantes. Por exemplo, para evitar que algum dado fique de fora ou seja perdido, a equipe inicia a digitalização dos documentos preparando os materiais. Nessa etapa, a equipe restaura, limpa e retira grampos, clips, cola e demais elementos quando necessário. Além disso, essa etapa crucial assegura a qualidade do processo de digitalização, preservando a integridade e legibilidade dos documentos. Assim sendo, ao investir na preparação adequada, a empresa garante um resultado final eficiente e confiável.
Passo 2
Digitalização dos Documentos
Depois de classificar e organizar os documentos, o scanner converte-os em formato digital. No entanto, não apenas digitaliza os arquivos, mas também os armazena em mídias ou em um software eletrônico dedicado. Além disso, o sistema proporciona acesso total ou restrito, de acordo com o nível estabelecido por usuário. Isso garante todo o sigilo e atende aos requisitos da LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados. Ao optar pela digitalização, sua empresa não apenas moderniza o gerenciamento documental, mas também assegura a conformidade com as normativas de privacidade e proteção de dados. Em conclusão, essa abordagem representa um avanço significativo no tratamento eficiente e seguro das informações corporativas.
Passo 3
Indexação das Imagens dos Documentos
Para agregar mais praticidade às empresas, o processo de digitalização também prevê que um software seja implementado para indexar as imagens dos documentos. Em outras palavras, esse software possibilita que a empresa busque rapidamente os arquivos por meio de índices e termos definidos internamente. Além disso, essa prática agiliza a recuperação de informações, otimiza o tempo e proporciona uma gestão documental mais eficiente. Ademais, a indexação facilita a organização e o acesso a documentos específicos, contribuindo para a agilidade e eficácia nos processos internos da organização.
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Conheça os Benefícios da Digitalização de Documentos
A digitalização dos documentos elimina a necessidade de tarefas manuais demoradas, como classificação, arquivamento e recuperação física de documentos.
Ademais, essa eliminação resulta em processos mais eficientes e produtivos, reduzindo erros humanos e retrabalho. Por exemplo, as organizações podem automatizar os fluxos de trabalho digitais, acelerando a execução de tarefas e otimizando os processos organizacionais. Em outras palavras, essa automação aumenta a produtividade da equipe e alavanca os resultados. Confira a seguir algumas das inúmeras vantagens de implementar essa solução em sua organização ou instituição. Clique nas caixas a seguir:
Certamente, um dos principais benefícios que a digitalização de documentos oferece é mais acessibilidade. Além disso, em contrapartida aos documentos em papel, os arquivos eletrônicos podem ser acessados por mais de uma pessoa ao mesmo tempo e em diferentes setores da empresa. Dessa forma, essa praticidade amplia a colaboração e agiliza o compartilhamento de informações entre os membros da equipe.
A digitalização dos documentos traz mais agilidade para a busca de informações. Além disso, ao contrário dos métodos tradicionais, os funcionários não precisam mais ir até o acervo e procurar manualmente os dados que necessitam. Assim, basta acessar a mídia ou o sistema em que o arquivo está armazenado para que o computador faça a busca automática, poupando tempo para a realização das demais atividades.
A digitalização de documentos tem como vantagem disponibilizar uma diversidade de formatos digitais para a empresa. Além disso, ao contrário dos registros físicos, os arquivos podem ser salvos em PDF (Portable Document Format), TIFF (Tagged Image File Format), JPEG (Joint Photographic Experts Group), GIF (Graphics Interchange Format) e BITMAP (Binary Mapping Photographic).
Um dos principais problemas das empresas que armazenam documentos em papel ou outros formatos físicos é a falta de espaço para condicioná-los da forma correta. Decerto, antes de mais nada, a digitalização de documentos promove a desobstrução do espaço físico, permitindo que ele seja melhor aproveitado para outra função.
As empresas podem obter mais segurança através da digitalização de documentos, pois há menos riscos deles se perderem. Além disso, os documentos digitalizados são concentrados em apenas um lugar e são protegidos por sistemas de segurança, como firewalls, criptografia e controle de acesso. Portanto, a digitalização não apenas preserva a integridade dos documentos, mas também impede que eles sejam roubados virtualmente, mantendo os dados em sigilo. Em conclusão, adotar práticas digitais se torna essencial para garantir a proteção eficaz das informações empresariais.
Ao investir na digitalização de documentos, a empresa reduz custos. Além disso, não é mais necessário gastar com a manutenção de um espaço físico para armazenamento de documentos, bem como com a contratação de funcionários exclusivamente para o gerenciamento de arquivos em formato físico.
Após ser convertido para o formato digital, a imagem eletrônica do documento pode receber novas conversões, possibilitando sua impressão em papel novamente. Além disso, pode ser utilizada em planilhas e outras aplicações. Essa flexibilidade na manipulação dos documentos digitais confere maior versatilidade aos dados, permitindo diferentes usos de acordo com as necessidades da empresa. No entanto, é crucial que a digitalização seja realizada por uma empresa confiável, capaz de recuperar e converter os documentos do formato físico para o digital sem perda de informações. A SIMA destaca-se como a melhor opção para quem busca confiança e credibilidade na digitalização de documentos. Dessa forma, oferece um serviço de qualidade que otimiza as funções gerenciais e operacionais da empresa.
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