Os avanços da tecnologia e suas influências geradas no dia-a-dia das organizações têm trazido impactos nas operações empresariais, como por exemplo, a tendência do desaparecimento dos documentos de papel. O papel tende a ser menos utilizado, pois é um material caro, muito desperdiçado, longe de ser seguro, além de ocupar muito espaço e de está perdendo lugar nos futuros negócios. Saber como fazer a transição do papel para documentos digitais pode ser uma tarefa difícil, e não há melhor maneira de fazer tal transição, do que a partir da implantação da Gestão Eletrônica de Documentos.
Mas o que é a Gestão Eletrônica de Documentos?
Gestão Eletrônica de Documentos refere-se ao armazenamento do papel em arquivo eletrônico, mas para isso é necessário um software que permite armazenar e manter o controle de documentos digitais. Embora esta seja a função mais básica de qualquer sistema de gestão eletrônica de documentos, junto com essa funcionalidade vem uma variedade de outros recursos.
Alguns programas são criados com o único propósito de auxiliar os usuários com o gerenciamento de arquivos e documentos. Outros possuem um conjunto de funcionalidades que implicam em uma série de outras ferramentas relacionadas a negócios, incluindo calendários, mensagens, blogs e outros.
Leia também o post “Gestão Eletrônica de Documentos: avaliando “Melhores Práticas”.
Características dos Softwares de Gestão Eletrônica de Documentos
Como é de se esperar, nem todos os softwares de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) são iguais. Há uma variedade de itens que distinguem uns dos outros. Ao adquirir um Software de GED, certifique-se de que ele segue as seguintes normas:
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Acesso a nuvem
Para que possam ser realizados upload e download de documentos a qualquer momento e em qualquer lugar, acesso à nuvem é uma obrigação. Enquanto os softwares de gestão eletrônica de documentos baseados na web estão se tornando rapidamente padrão na indústria, ainda há uma série de opções no mercado, que não possuem integração com a web, essas devem ser evitadas.
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Organização inteligente
A organização de documentos pode torna-se um problema, principalmente para empresas em crescimento. Quanto maior for a empresa, é provável que haverá uma maior quantidade de documentos para organizar. Para uma melhor organização documental, a hierarquia organizacional deve ser levada em conta, pois é uma das coisas mais importantes ao se fazer a escolha de um software GED. Categorizar e classificar ajudará a encontrar os arquivos que precisa o mais rápido possível.
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Interface de usuário atraente
Sua equipe vai usar o software de gestão eletrônica de documentos diariamente, então certifique-se de que o software que escolheu tenha uma interface atraente, pois será o que os usuários irão vê quando logarem. Se for um sistema de difícil visualização e manuseio ninguém vai conseguir fazer a transação.
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Recurso de pesquisa
É essencial que sua equipe seja capaz de pesquisar através de todo o conteúdo, ainda assim muitos softwares de gestão eletrônica de documentos não têm essa característica importante. Um bom sistema de busca pode ajudá-lo a navegar com precisão. É muito importante para sua empresa, pois beneficia os usuários, principalmente, com a economia de tempo.
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Versão
Como os documentos enviados estão sempre em fluxo, toda a empresa deve ter um software GED que permita atualizações e versões diferentes de arquivos. Os melhores softwares de gestão eletrônica de documentos salvam cada versão quando o mesmo é carregado, o que lhe permite voltar em seu histórico, antes que modificações sejam realizadas, e salvar o que de outra forma poderiam se tornar documentos inúteis.
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Permissões
As permissões são extremamente necessárias, uma vez que permitem que você escolha quem tem capacidade de excluir ou alterar arquivos e documentos, e quem não tem acesso. Um bom software de GED permite que os administradores configurem permissões específicas para cada empregado, ajudando a manter o controle e proteger que documentos importantes não sejam alterados. O que faz com que as informações da empresa tenham maior segurança.
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Formatos de extensão Universal
Qualquer um que tenha visto o progresso da tecnologia ao longo das últimas décadas sabe que os formatos dos arquivos estão mudando constantemente. Hoje, as extensões comuns, como .pdf e .docx podem dominar o mundo profissional, mas isso não significa que não existam outros formatos de arquivos usados regularmente…e haverá novos formatos no futuro. Quanto mais formatos o seu sistema puder suportar, melhor. Isso irá garantir que você não terá problemas no futuro.
Benefícios associados a Gestão Eletrônica de Documentos
Os benefícios associados a gestão eletrônica de arquivos digitais podem ser mais impressionantes do que você possa imaginar. Documentação digital é o futuro, e quanto mais cedo você puder fazer a transição, melhor. Alguns dos benefícios:
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Armazenamento físico reduzido
Se sua empresa ainda depende de documentação em papel, provavelmente são necessárias soluções de armazenamento amplo para lidar com montanhas de papel. Com o espaço físico ficando caro com o passar do tempo, pagar por um espaço de armazenamento de documentos em papel pode ficar fora do orçamento. Mudar para um sistema documental significa que você pode digitalizar e fazer upload do papel que está ocupando o espaço na empresa, o que lhe permite destruir esses documentos e recuperar espaço físico.
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Custos mais baixos
Construir um negócio pode ser um processo difícil, especialmente quando se trata de obrigações financeiras. Donos de empresas modernas devem fazer todo o possível para manter os custos baixos, e uma das maneiras mais eficazes de fazer isso é parar de confiar no papel. O papel pode custar uma fortuna ao longo do tempo de um ano, especialmente quando usado como um veículo para a distribuição de informações aos trabalhadores. Um software de gerenciamento de documentos é capaz de lidar com essa e outras tarefas, garantindo uma economiza impressionante.
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Economize Tempo – acesso instantâneo a documentos
Há uma necessidade crescente no âmbito profissional de hoje para que tudo seja instantâneo. Ignorar esta necessidade é a maneira mais rápida de ficar para trás. Quando os documentos são empilhados em armários de arquivo, encontrar algo logo pode ser excepcionalmente difícil. Um dos principais benefícios do uso de um software de gerenciamento eletrônico de documentos é que os usuários podem acessar instantaneamente os documentos, independentemente de onde você está.
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Vantagem sobre outras empresas
É uma triste realidade que muitas empresas tendem a fechar dentro dos primeiros cinco anos de funcionamento. Ganhar uma vantagem competitiva sobre outras empresas não é apenas benéfica no mundo de hoje, mas também necessária. Embora nem sempre é fácil identificar maneiras de obter a vantagem sobre a concorrência, a implementação de um software de gestão eletrônica de documentos é uma ótima maneira de começar. As empresas que não dão este passo, inevitavelmente, ficam para trás, deixando aqueles que estão bem preparados na frente. -Indexação da DocumentaçãoUm software de gestão de documentos irá fornecer a você e sua equipe recursos de indexação, permitindo que você localize os documentos em todos os momentos.
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Melhor atendimento ao cliente
Manter os clientes satisfeitos e o foco no serviço é essencial para qualquer negócio. Uma vez que um software de gestao eletronica de documentos possa funcionar como uma base de conhecimento, dar aos clientes o acesso imediato a qualquer conhecimento, dicas de solução de problemas, ou acesso a documentos é muito valioso. Isso pode resolver problemas muito mais fáceis do que se tivesse que procurar através de uma montanha de documentação em papel, oferecendo maior agilidade ao processo.
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Maiores níveis de produtividade
Aumentar os níveis de produtividade pode ser bastante desafiador, pois nem sempre é fácil identificar as questões que se colocam no caminho. É importante tomar todas as medidas necessárias para que os níveis de produtividade sejam crescentes, e simplificando os processos de negócios recai sobre a produção. Quando você e sua equipe usam um sistema de gerenciamento de documentos para gerenciar e organizar arquivos, os níveis de produtividade dentro de sua empresa, sem dúvida sobem.
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Segurança
Mesmo que você acredite que seus documentos estejam extremamente seguros, é impossível saber com certeza quais problemas vão ocorrer. Segurança sempre será uma questão pontual com relação aos documentos dentro de uma organização, e o fato de que o papel pode ser facilmente roubado ou destruído significa que a documentação pode ser comprometida a qualquer momento. A segurança pode ser melhorada quando você faz a transição para a gestão eletrônica de documentos.
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Sustentabilidade
Sustentabilidade é uma necessidade para um mundo em crescimento. E esta filosofia se estende para o mundo dos negócios também. Executar um negócio sustentável nem sempre é fácil, mas uma das melhores maneiras de fazer mudanças duradouras é avançar para a utilização de um software de gestão eletrônica de documentos. Milhares de folhas de papel por mês podem deixar de serem utilizadas, o que não se traduz apenas para um modelo de negócio sustentável, mas a redução dos custos também.
Dicas para implementar e tirar o máximo proveito do seu Sistema de Gestão de Documento
Não importa o cenário, a transição para um novo método de lidar com atividades comerciais do dia-a-dia pode ser complicado para algumas empresas. Felizmente, a implementação de um sofwatre de gestão eletrônica de documentos documental é um processo fácil que não conduz a quaisquer grandes dores de cabeça. Ao fazer isso, também há coisas que podem ser feitas para simplificar a experiência para sua equipe.
Ao se preparar para implementar um sistema de gestão eletrônica de documentos, certifique-se de manter as seguintes dicas:
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Esclarecer a importância de fazer a transição
Quando você decide fazer a transição para um sofware GED, há sempre uma chance de que alguns funcionários irão questionar as razões para fazê-lo. Se alguém está com dúvidas quanto ao processo, explique. Fale com a sua equipe informações sobre os benefícios da implementação de um sistema de gestão eletrônica de documentos é uma excelente maneira de integrá-los ao processo, dissipando quaisquer curiosidades ou dúvidas que possam ter sobre a transição. Certifique-se de responder as questões de sua equipe o máximo que puder, quanto mais cedo você puder esclarecer quaisquer problemas potenciais, melhor.
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Agende uma sessão de treinamento para ensinar os usuários finais
Mesmo que o software GED seja fácil de usar, é importante que a equipe esteja bem informada e treinada sobre a forma de tirar o máximo proveito do sistema.Agende o treinamento antes do sistema entrar realmente em uso, a fim de evitar quaisquer erros de usuários potenciais que possam ocorrer.
Uma das primeiras coisas que você deve fazer após a implementação de um sofware GED é tomar medidas para afastar-se do papel. Isto significa que a digitalização de documentos e upload de suas versões digitais para o seu sistema de gestão documental deve ser incorporado a rotina. Isto pode ser um processo demorado, mas vale o esforço extra, pois esse processo lhe permitirá escolher quais os documentos deve manter e quais podem ser eliminados.
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Personalize o seu Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos
Uma das melhores coisas sobre o uso do seu software de gestão eletrônica de documentos é verificar se ele pode ser personalizado. Ao ter um sistema com a “cara” e a funcionalidade de sua empresa, isso fará com que sua equipe se identifique com o mesmo ao usá-lo. Uma vez que você personaliza seu software, ele poderá melhor atender às necessidades da sua organização.
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Aproveite o suporte ao cliente do seu fornecedor
Não importa o quão bem versado você e seus funcionários pode ser com o uso de software de gerenciamento de documentos, é essencial contar com o suporte ao cliente quando necessário. Afinal, não há nada de errado em pedir uma pequena ajuda de vez em quando, e sua organização só vai se beneficiar com isso.
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Faça check-in com o seu pessoal regularmente
Muitos CEOs e gerentes acreditam, erroneamente, que só porque sua equipe adaptou bem ao processo de implementação que as questões futuras não irão surgir. É sempre uma boa idéia realizar check-in com os seus empregados após a implementação de seu novo sistema de gerenciamento de documentos, com isto irá garantir que ninguém fique obsoleto. Quanto maior a organização, o mais provável é que algumas pessoas possam ter problemas, portanto, tornando os treinamentos ocasionais ainda mais importante.
Os benefícios com a implantação de um software de gestão eletrônica de documentos pode impactar em cada parte de uma organização. Quer mudar de nível Entre em contato conosco.
