A Tabela de Temporalidade, um dos instrumentos da gestão de documentos, permite proceder o descarte seguro de documentos corporativos.
Sabe-se que o gerenciamento de grandes volumes de massas documentais se constitui em um dos maiores problemas das empresas e que é preciso a aplicação de métodos e técnicas para gerenciar e criar padrões de arquivamento desses documentos.
Todo documento, seja ele físico ou virtual, possui seu ciclo vital que são as fases: corrente, intermediária e permanente. Essas fases são definidas de acordo com o valor de cada documento e a frequência com que o mesmo é utilizado pelos usuários da empresa.
– Arquivos correntes: está relacionado aos documentos que são utilizados frequentemente, sendo necessário que os mesmos permaneçam junto à organização.
– Arquivos intermediários: nessa fase os arquivos ainda são necessários à organização, mas o seu uso é com menor frequência, então podem ser armazenado em outro local, mas a disposição dos usuários.
– Arquivo permanente: aqueles que devem ser mantidos, por ser a memória da organização, mas que não possuem mais utilidade aos setores da empresa. Possui um valor probatório e histórico, é a memória da empresa, sendo necessária sua guarda permanente. Esses documentos podem ser arquivados em um depósito fora da empresa.
Considera-se importante, neste processo, a avaliação correta de documentos, baseada em normas e leis que fundamentem a guarda e o descarte adequado, sem perda ou prejuízo de serem descartados documentos com valor legal ou fiscal.
Ao manter um arquivo organizado, de acordo com a tabela de temporalidade, os documentos ficam mais fáceis de serem localizados, quando necessário.
Ter uma Política de Gestão de Documentos que contemple a Tabela de Temporalidade permitirá manter organizados os espaços físico e virtual, impactarando na fluidez dos setores e processos, na economia de tempo para recuperar um documento ou arquivo, e até mesmo em questões financeiras dentro das empresas.
Para identificar todas essas fases, assim como o tempo de guarda e de descarte de cada tipo de documento ou arquivo, faz-se necessário observar as normas vigentes disponíveis no Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.
O Conselho Nacional de Arquivos é o órgão que regulamenta todas as normas e disposições, de arquivo, para que possamos adequar a empresa e seus respectivos documentos para atender aos dispositivos legais. E a tabela de temporalidade é um dos instrumentos utilizados para alcançar esses objetivos.
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