Você Está Perdendo Tempo Procurando Documentos?
Quantas vezes você ou sua equipe perderam minutos preciosos tentando encontrar um documento específico? Segundo a pesquisa da M-Files ECM, profissionais gastam cerca de 50% do tempo buscando informações e levam, em média, 18 minutos para localizar um arquivo. Esse cenário reflete uma gestão inadequada de arquivos, que pode prejudicar a produtividade e impactar os resultados do negócio.
Se você quer reverter essa situação, este artigo traz 10 dicas indispensáveis para organizar documentos na sua empresa. Com métodos simples e eficientes, você poderá economizar tempo, evitar perdas e garantir um arquivamento que atenda às necessidades legais e operacionais.
1. Obedeça às Normas e Leis para Arquivos
Manter a organização de arquivos alinhada às leis é essencial para evitar problemas legais. No Brasil, a Lei nº 8.159/1991 regula a política nacional de arquivos públicos e privados. Além disso, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) oferece diretrizes que ajudam empresas a implementar boas práticas de arquivamento.
Dica: Consulte a Tabela de Temporalidade Documental para conhecer os prazos de guarda de diferentes tipos de documentos e evitar descumprimento de normas.
2. Nomeie Arquivos com Padrões Padronizados
A nomeação de arquivos é uma prática simples, mas essencial. Utilizar nomenclaturas claras e consistentes facilita a localização e evita confusões.
Exemplo: Use nomes como “Contrato_ClienteX_2024” em vez de títulos genéricos.
Dica: Adote abreviações padrões, datas organizadas (AAAA-MM-DD) e mantenha o mesmo formato em toda a empresa.
3. Armazene Documentos na Nuvem
Aproveite as vantagens da tecnologia para reduzir o uso de papel e aumentar a segurança dos dados. Plataformas como Google Drive, OneDrive e Dropbox permitem o armazenamento na nuvem, garantindo acesso remoto e backups automáticos.
Benefício: Empresas que adotam soluções na nuvem observam uma redução de até 40% nos custos operacionais, além de maior acessibilidade.
4. Utilize Pastas por Categoria para Arquivos Digitais
Classifique arquivos digitais em pastas bem organizadas. Crie categorias específicas para clientes, departamentos ou projetos.
Exemplo:
Pasta principal: “Clientes”
Subpastas: “ClienteX > Contratos”, “ClienteY > Faturas”
Essa prática melhora a navegação e reduz o tempo de busca.
5. Digitalize Documentos e Minimize o Uso de Papel
A digitalização é uma solução moderna e sustentável. Digitalizar documentos físicos evita o acúmulo de papel, facilita o acesso e melhora a segurança.
Benefícios:
Redução de custos com armazenamento físico.
Acesso remoto e rápido às informações.
Criação de backups seguros para evitar perdas.
Dica: Invista em scanners de alta qualidade e softwares com tecnologia OCR para transformar imagens em texto pesquisável.
6. Crie um Índice para os Arquivos
Um índice de documentos melhora a eficiência na busca. Ele pode ser alfanumérico, por datas ou palavras-chave, dependendo da sua necessidade.
Exemplo:
Arquivo: “Fatura_2024”
Índice: “F – Finanças > 2024 > ClienteX”
Ferramentas como Evernote ou Notion ajudam na indexação digital.
7. Fique Atento ao Prazo de Validade dos Documentos
Cada tipo de documento tem um prazo de guarda específico. Alguns precisam ser mantidos permanentemente, enquanto outros podem ser descartados após determinado período.
Dica: Consulte a Tabela de Temporalidade regularmente e implemente notificações automáticas para documentos próximos do vencimento.
8. Estabeleça um Local Fixo para Documentos Físicos
Dedique um espaço exclusivo para arquivos físicos, garantindo acessibilidade e segurança. Esse local deve ser organizado com estantes, armários ou arquivos suspensos.
Critérios para o espaço:
Boa ventilação para evitar danos aos papéis.
Proteção contra umidade e incêndios.
9. Utilize Arquivos Suspensos para Papéis
Arquivos suspensos são ideais para organizar documentos físicos em pastas específicas. Eles evitam a mistura de categorias e tornam a consulta mais prática.
Exemplo:
Divida pastas por departamentos: “RH > Contratos”, “Financeiro > Notas Fiscais”.
10. Faça Revisões Periódicas na Documentação
Revisar regularmente o sistema de arquivamento é fundamental para manter a ordem e descartar documentos desnecessários.
Dica: Estabeleça revisões trimestrais ou semestrais e avalie se as práticas de organização estão sendo seguidas.
Conclusão: Organizar Documentos É Investir na Produtividade
Empresas que investem na organização de arquivos não apenas economizam tempo, mas também garantem maior eficiência e passam uma imagem de profissionalismo. Com a aplicação das dicas apresentadas, você terá um sistema de arquivamento funcional, alinhado às melhores práticas e normas legais.
Pronto para começar? Coloque essas estratégias em prática e veja os resultados. Qual dica você achou mais útil? Compartilhe nos comentários e ajude sua empresa a alcançar a excelência na gestão documental!
