Você sabia que o uso da tecnologia no processo judicial provocou uma verdadeira revolução na administração da Justiça? Se sua resposta foi negativa, saiba que tem se tornado cada vez mais frequente a busca pela diminuição do acúmulo de papéis, através da digitalização de documentos jurídicos. Mas a grande mudança foi a percepção do seu alto custo de produção e armazenamento, além do sério impacto causado ao meio ambiente.
Devido a esses problemas que levam à baixa produtividade e má gestão do tempo no ambiente de trabalho, legislações do mundo todo têm buscado alternativas ao papel, adotando a mesma eficácia jurídica ao documento eletrônico assinado digitalmente.
Quer entender melhor sobre esse processo de digitalização que afetou o ambiente jurídico? Veja abaixo as 10 perguntas que você deve fazer para compreender como ele funciona e melhorar a gestão de documentos que envolvem questões jurídicas da sua empresa.
O que é o processo eletrônico?
Nada mais é do que o processo sem papel, em que os atos processuais, como petições despachos, sentenças, etc, são praticados, comunicados, armazenados e disponibilizados por meio eletrônico.
A grande mudança do paradigma se dá em relação ao papel, sendo dispensado seu uso nesse processo, adotando-se, como padrão, o documento eletrônico. A informatização do processo é regida pela Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006.
O que é um documento eletrônico?
Através do processo de digitalização, um documento é gerado e mantido em sua forma original, eletrônica, sem necessidade de ser impresso em papel ou assinado de forma manuscrita, para ter valor. Como não contém assinatura manuscrita, o vínculo do arquivo eletrônico com o seu autor é estabelecido por meio da assinatura digital.
O que é assinatura digital?
É um instrumento que permite que as empresas extingam o processo de coleta manual de assinaturas e evitem emitir documentos físicos, pois a assinatura digital tem validade jurídica, sendo aceita como substituta da assinatura manuscrita.
Funciona através da tecnologia da criptografia, que permite conferir o autor (titular da chave privada que gerou a assinatura) e a integridade do documento eletrônico, ou seja, que ele não sofreu qualquer modificação depois de assinado digitalmente.
Assinatura de digital é o mesmo que o mesmo que digitalização de uma assinatura?
Não. A digitalização de uma assinatura manuscrita não tem nenhum significado como meio comprovação de autoria de um documento porque tem o mesmo valor que uma mera imagem, podendo ser facilmente copiada e colada em qualquer outro documento.
Já a assinatura digital, como resultado de uma operação matemática que tem como uma das variáveis o resumo matemático do próprio documento assinado, não é passível de transferência para qualquer outro documento. Cada assinatura digital é única e exclusiva para aquele documento assinado.
O que acontece se o documento eletrônico for alterado após assinado digitalmente?
No documento em papel, uma adulteração é apurável através de perícia. No caso da assinatura digital, é o próprio computador que verifica eventual modificação.
Como a assinatura digital é calculada a partir do documento assinado, se ele sofrer qualquer modificação, por menor que seja, perderá seu vínculo com a assinatura, e isso será detectado pelo computador, ao ser conferida a assinatura digital.
Mas atenção! Não é possível identificar onde o documento eletrônico foi alterado, apenas que ele sofreu modificação. É como se a assinatura não se referisse àquele documento, sendo considerada inválida. A consequência jurídica é que o documento eletrônico perderá seu valor probatório, posto que a assinatura digital não estará relacionada a ele. No fundo, o documento eletrônico adulterado se torna apócrifo.
O que é certificado digital?
Certificado digital é uma declaração feita de forma eletrônica, em um formato padrão internacional, e que se atribui a alguém a titularidade de uma chave pública, que serve para conferir uma assinatura digital.
Como a chave pública tem o papel de fiscalizar a assinatura digital, saber quem é seu titular permite conhecer quem gerou aquela assinatura. A chave pública é formada por um número. O certificado digital é um arquivo eletrônico que relaciona este número com a identidade de alguém.
A entidade que emite o certificado o assina digitalmente com suas próprias chaves de assinatura, de modo que seja possível conferir a veracidade deste certificado e, consequentemente, da declaração de identidade do seu titular.
Que medidas de segurança preciso observar ao utilizar assinaturas digitais?
É importante saber que, se alguém tiver acesso à sua chave privada, poderá produzir assinaturas como se fosse você, não havendo meios técnicos de distinguí-las das suas verdadeiras assinaturas. Por isso, a chave privada deve ser bem protegida.
Como posso peticionar eletronicamente?
Cada Tribunal criou um sistema próprio de envio de petições, por meio do seu respectivo website. Normalmente, é solicitado um cadastramento prévio feito pela Internet. Seguindo as instruções específicas do sistema, será solicitado que utilize sua chave, conectando seu smartcard ao leitor.
O arquivo eletrônico que representa a petição deverá ser gravado nos formatos aceitos pelo sistema do tribunal em questão, o que convém ser verificado junto a cada um deles, uma vez que estes detalhes técnicos podem ser frequentemente alterados.
Como anexar documentos?
Os documentos em papel podem ser anexados, se forem previamente digitalizados, utilizando um scanner.
Do mesmo modo como dito acima, o sistema informático de cada Tribunal pode operar de modo diverso, sendo necessário conhecer suas instruções específicas sobre a juntada de documentos. Pode ser que exista um limite no tamanho máximo do arquivo a ser enviado, medido em Kilobytes ou Megabytes.
Assim, é importante conferir se todos os documentos “cabem” neste tamanho-limite. Além disso, se os arquivos forem muito grandes, levará muito tempo para que sejam enviados ao Tribunal, variável ainda a depender da qualidade da sua conexão com a Internet.
A cópia digital de um documento em papel é um documento eletrônico?
A cópia digital de um documento em papel é apenas uma reprodução do documento original, tendo o mesmo valor que uma cópia simples em papel.
E depois de saber tudo isso?
Ao adotar a digitalização de documentos jurídicos, empresas como escritórios de advocacia conseguem otimizar suas tarefas e realizar seus processos de forma mais produtiva, com menor risco de degradação do papel impresso e maior segurança das informações sigilosas.
Apesar de ainda existir um certo receio no meio jurídico de manter todo seu acervo no formato digital, a tendência de busca de alternativas ao papel é crescente, pois muitos profissionais compreenderam a importância e vantagens de possuir os documentos digitalizados.
Por isso, aproveite que agora você já entendeu melhor sobre o processo eletrônico, que envolve assinaturas digitais e certificados e os passos para aplicá-los e coloque tudo em prática na sua empresa!
