O futuro chegou e, com ele, a gestão eletrônica de documentos (GED). Como a própria expressão sugere, trata-se de uma maneira de aprimorar o processo de armazenamento de arquivos. Outra vantagem do GED é a facilitação do compartilhamento deles entre as equipes da sua empresa.
Porém, o sucesso desse método de gestão documental depende de alguns detalhes. Continue a leitura e conheça 4 dicas fundamentais sobre a implantação da gestão eletrônica de documentos no seu negócio!
1. Defina quais são os objetivos da sua empresa ao adotar a gestão eletrônica de documentos
Assim como acontece com outras soluções, o sucesso do GED também depende da especificação dos objetivos a serem alcançados. Afinal, os gestores da empresa precisam saber perfeitamente quais são as necessidades do negócio. Se as desconhecem, basta solicitar o suporte de uma assessoria especializada em GED.
Então, é preciso avaliar como é feito atualmente o processo de elaboração e arquivamento dos documentos na sua empresa. Esse exercício simples possibilitará a identificação exata das etapas que rendem resultados desastrosos ou insatisfatórios.
A partir daí, fica bem mais fácil traçar um plano de melhoria do armazenamento dos documentos via gestão eletrônica. Um problema comum enfrentado por muitas organizações, por exemplo, é o próprio compartilhamento de documentos. Isso pode ser rapidamente resolvido por meio de um bom GED bem implantado.
2. Classifique a relevância dos documentos
Para tornar o gerenciamento de documentos realmente funcional, é imprescindível classificá-los conforme a importância dos conteúdos. Essa classificação manterá uma ordem e relação entre todos os conjuntos de arquivos.
Todo esse cuidado com a organização dos documentos facilitará muito a vida dos colaboradores que precisam acessá-los a qualquer momento. Na prática, as operações ficarão muito mais dinâmicas.
Além disso, lembre-se que um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode permanecer por vários anos na sua empresa. Logo, organização é a palavra-chave que sempre deve ficar em evidência.
Por fim, a classificação dos documentos é crucial para que você consiga determinar os níveis de acesso a cada um deles. Afinal, é desnecessário liberar o acesso de todos os arquivos a todos os colaboradores.
3. Defina os metadados
A vinculação de metadados específicos junto aos documentos da sua empresa é decisiva para agilizar as buscas dos arquivos. Um bom exemplo dessa melhoria é a possibilidade de detecção do arquivo antes mesmo de abri-lo.
Contudo, é preciso saber dosar o volume de informações atrelado aos arquivos. A funcionalidade dos metadados jamais deve ficar em segundo plano.
4. Forneça as condições ideais para a adaptação dos colaboradores
Finalmente, é necessário falar um pouco sobre o período de adaptação ao GED. O projeto só vai proporcionar os resultados esperados se a equipe estiver ciente de como o novo gerenciamento opera. Então, é primordial providenciar todos os treinamentos adequados.
Também é preciso informar quais foram as razões para a implantação do novo sistema. Esses aspectos são importantes para que haja plena adesão dos funcionários ao GED. O interesse deles em aprender a lidar com os novos processos é a base do sucesso de todo o projeto.
Você acaba de conferir dicas especiais sobre a gestão eletrônica de documentos. Agora, você já sabe como aplicá-la no seu negócio e colher os ótimos resultados propiciados por ela.
Veja mais três conteúdos que podem ser bem interessantes para complementar o assunto:
- Como funciona a gestão eletrônica de documentos
- Benefícios da gestão eletrônica de documentos
- Gestão Eletrônica de Documentos: avaliando “Melhores Práticas”
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