Você sabia que existem muitas soluções para melhorar a organização de arquivos da sua empresa? Escolher uma boa estratégia pode garantir altos índices de produtividade, com um custo relativamente baixo. Uma alternativa capaz de gerar resultados satisfatórios é escolher um software de gestão eletrônica de documentos.
Com uma variedade de softwares disponíveis no mercado, pode ser difícil escolher o mais adequado para o seu negócio ou empresa. No entanto, para facilitar o processo, considere os fatores abaixo na sua investigação por um GED.
Aqui estão nossas 5 dicas valiosas:
1. Estabeleça os benefícios que serão atingidos na sua empresa
Os softwares de gestão eletrônica de documentos apresentam uma variedade de benefícios. A melhor maneira de determinar qual irá se adequar à sua empresa é pensar sobre as suas prioridades.
Por exemplo: Se os colaboradores estão com dificuldades para gerenciar e recuperar a massa documental, deve-se focar no software que enfatiza fluxo de trabalho eletrônico e organização de documentos. Se sua empresa possui muitos projetos e funcionários à distância, o software deve oferecer recursos de acesso à nuvem.
2. Segurança
Atenção para a segurança dos documentos eletrônicos. Isto deve incluir backups e permissionamentos para os diferentes usuários no acesso aos documentos.
Para isso, busque ferramentas adequadas para o armazenamento de dados e evite perda de informações. Existe uma gama cada vez maior de serviços dedicados a essa função.
3. Conhecimentos dos princípios básicos de uma organização eficiente
Uma empresa que procura por um sistema de gestão eletrônica de documentos geralmente tem uma visão em mente.
Essa visão normalmente inclui processos simplificados que podem variar entre as empresas. À vista disso, sistematize uma política/manual de gestão documental, estabelecendo características básicas da organização de documentos dentro da empresa.
4. Considere as possibilidades extras
Depois de analisar a estrutura básica para atender às suas necessidades com um software de gestão eletrônica de documentos, pode-se incluir alguns fluxos. Isto significa considerar o acesso remoto ao software através de dispositivos inteligentes, laptops e tablets.
Essa funcionalidade pode permitir aos funcionários a oportunidade de trabalhar em casa e se concentrar em projetos de grupo remotamente.
5. Tenha em mente as qualidades de um bom software
Os recursos que são necessários para qualquer software de gestão eletrônica de documentos incluem: a existência de mecanismo para proteção dos documentos, a integração com outros softwares dentro da empresa, o repositório de relatórios digitais e um método para a aplicação de fluxo de trabalho definido para documentos e funcionários da empresa.
Além disso, o software deve estar em conformidade com todas as normas que uma organização possa ter como: retenção, backup e segurança.
Concluindo
Escolher o software de gestão eletrônica de documentos da sua empresa é um processo desafiador, mas pesquisar e encontrar aquele que melhor atende fará toda diferença no final.
Faça uma análise detalhada dos métodos modernos disponíveis no mercado e escolha aquele mais adequado para o seu negócio. Dessa forma, a chance de errar será muito menor e será possível alcançar a satisfação dos seus clientes.
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