Por Que Escolher um Software de Gestão Eletrônica de Documentos?
Manter uma boa organização documental é essencial para empresas que buscam aumentar a produtividade e reduzir custos. Um software de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) surge como uma solução estratégica, permitindo armazenar, organizar e acessar arquivos com eficiência.
Mas, com tantas opções disponíveis no mercado, como escolher o sistema ideal? Neste artigo, você encontrará 5 dicas práticas e valiosas para selecionar o software que atenderá melhor às necessidades da sua empresa.
O Que é Gestão Eletrônica de Documentos?
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um sistema que centraliza, organiza e gerencia documentos em formato digital. Essa solução substitui arquivos físicos, tornando a gestão documental mais eficiente e segura. Entre os recursos mais comuns estão:
Armazenamento na nuvem: Facilita o acesso remoto.
Fluxos de trabalho automatizados: Reduz tarefas manuais.
OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres): Permite a busca por conteúdo em documentos digitalizados.
Implementar um software de GED é essencial para empresas que lidam com grande volume de documentos ou desejam otimizar processos administrativos.
1. Defina os Benefícios que Sua Empresa Precisa
Antes de escolher um software GED, é fundamental identificar os objetivos específicos que sua empresa deseja alcançar.
Por exemplo:
Organização de documentos: Caso sua empresa enfrente dificuldades com a recuperação de informações, priorize um software que ofereça recursos avançados de organização e pesquisa.
Acesso remoto: Empresas com equipes remotas devem considerar sistemas baseados na nuvem para facilitar o compartilhamento e o trabalho colaborativo.
Automação: Se sua equipe gasta muito tempo em tarefas repetitivas, procure um software que automatize processos, como aprovação de documentos e controle de versões.
Dica prática: Faça uma lista de problemas atuais e defina como o software escolhido pode solucioná-los.
2. Avalie os Recursos de Segurança
A segurança de dados é um dos fatores mais importantes na escolha de um software GED. Considere ferramentas que ofereçam:
Controle de acesso: Estabeleça permissões para proteger documentos sensíveis.
Backups automáticos: Previne perdas de dados em caso de falhas.
Criptografia: Garante que arquivos estejam protegidos contra acessos não autorizados.
Softwares como Alfresco se destacam por seus robustos sistemas de segurança, incluindo conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Isso é essencial para empresas que lidam com dados sensíveis, como contratos e informações financeiras.
3. Entenda os Princípios de uma Gestão Documental Eficiente
Antes de implementar um software GED, é crucial ter uma base organizacional sólida. Isso inclui:
Criar uma política de gestão documental: Estabeleça diretrizes claras sobre como os documentos serão organizados e armazenados.
Definir padrões de nomenclatura: Padronize os nomes de arquivos para facilitar a busca.
Criar fluxos de trabalho bem definidos: Assegure que todos os colaboradores compreendam os processos.
Por que isso é importante?
Um software GED não resolve problemas organizacionais por si só. Ele precisa de diretrizes claras para funcionar de forma eficiente.
4. Considere Funcionalidades Extras
importante avaliar recursos adicionais que podem agregar valor ao software.
Recursos extras incluem:
Acesso móvel: Ferramentas que permitem acessar documentos via dispositivos móveis são ideais para empresas com equipes externas ou remotas.
Integração com outros sistemas: Considere softwares que se conectem a plataformas já utilizadas pela empresa, como ERPs e CRMs.
Automação de fluxos: Reduza o tempo gasto em aprovações ou revisões com processos automatizados.
Dica prática: Liste as ferramentas que sua empresa já utiliza e verifique se o software GED escolhido oferece integração com elas.
5. Identifique as Qualidades de um Bom Software de GED
Para garantir uma escolha acertada, verifique se o software oferece:
Proteção robusta: Ferramentas como controle de versões e auditorias.
Repositório escalável: Capacidade de armazenar volumes crescentes de dados.
Conformidade com regulamentações: Certifique-se de que o software atende às normas de retenção e segurança aplicáveis.
O Alfresco, por exemplo, é reconhecido por sua capacidade de integrar segurança, escalabilidade e automação, sendo uma excelente opção para empresas de diferentes tamanhos e setores.
Como Escolher o Melhor Software GED?
Agora que você já conhece os principais fatores a serem considerados, siga estas etapas para garantir uma escolha acertada:
Faça uma análise interna das necessidades da sua empresa.
Avalie opções disponíveis no mercado.
Realize demonstrações ou testes gratuitos.
Considere o suporte técnico oferecido pelo fornecedor.
Envolva sua equipe na decisão para garantir uma implementação bem-sucedida.
Escolher o software de gestão eletrônica de documentos certo é um investimento estratégico para otimizar processos, reduzir custos e aumentar a produtividade. Ao seguir as dicas apresentadas neste artigo, você estará mais preparado para identificar o sistema ideal para sua empresa.
Próximo Passo:
Com uma decisão informada, sua empresa estará no caminho certo para uma gestão documental eficiente e moderna. Pronto para começar?
FAQ: Perguntas Frequentes sobre Softwares de GED
1. O que é um software de GED?
Um software GED é uma ferramenta que organiza e gerencia documentos de forma digital, substituindo arquivos físicos e otimizando processos administrativos.
2. Quais benefícios o GED oferece?
Entre os principais benefícios estão: aumento da produtividade, redução de custos, maior segurança de dados e acesso facilitado a informações.
3. Qual a diferença entre armazenamento em nuvem e local?
Armazenamento em nuvem permite acesso remoto e compartilhamento fácil, enquanto armazenamento local exige infraestrutura física e é acessível apenas internamente.
4. Como escolher o software GED ideal?
Considere suas necessidades empresariais, priorize segurança, avalie funcionalidades extras e verifique a compatibilidade com outros sistemas usados pela empresa.
5. O Alfresco é um bom software de GED?
Sim, o Alfresco é uma excelente opção. Ele oferece segurança robusta, integração com outros sistemas e funcionalidades avançadas de automação e organização documental.
