Nos últimos meses todos passamos por uma grande mudança que exigiu uma adaptação rápida na nossa forma de viver, trabalhar e fazer negócios. A expansão do home office de maneira generalizada foi uma das grandes mudanças culturais ocorridas neste ano de 2020 e, com ela, muitas empresas viram a importância da digitalização de documentos para manter o fluxo de trabalho e produtividade.
Com isso, começam a surgir muitas dúvidas como: quais documentos podem ser digitalizados? É possível terceirizar esse processo? Por que terceirizar a digitalização? Neste post iremos focar na questão da terceirização e mostrar por que essa pode ser uma boa opção. Mas antes, vejamos o que diz a lei.
É possível terceirizar a digitalização de documentos?
Em março de 2020 foi publicado o decreto 10.278 que estabelece as diretrizes técnicas e os requisitos necessários para que um documento digitalizado tenha o mesmo valor que o documento físico. O artigo 8º deste decreto dispõe que:
Art. 8º O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros.
- 1º Cabe ao possuidor do documento físico a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização ao disposto neste Decreto.
- 2º Na hipótese de contratação de terceiros pela administração pública federal, o instrumento contratual preverá:
I – a responsabilidade integral do contratado perante a administração pública federal e a responsabilidade solidária e ilimitada em relação ao terceiro prejudicado por culpa ou dolo; e
II – os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da legislação vigente.
Como podemos ver, a terceirização da digitalização de documentos está prevista em lei e não traz nenhum prejuízo à validade legal dos documentos. Isto nos leva ao nosso próximo tópico.
Por que terceirizar?
É perfeitamente possível digitalizar seus documentos e arquivos por conta própria, inclusive já demos várias dicas sobre como realizar a digitalização de documentos, como implantar a Gestão Eletrônica de Documentos na sua empresa e até qual software escolher. Então por que contratar uma empresa especializada? Separamos os 5 principais motivos para terceirizar a digitalização de documentos e você pode conferi-los logo abaixo.
1 – Equipamentos específicos
Muitas vezes documentos importantes apresentam rasuras, rasgos e manchas que se forem digitalizados de qualquer maneira irão prejudicar a legibilidade do arquivo digital. Para garantir a qualidade na digitalização de todos os documentos às vezes é preciso fazer pequenos reparos ou até mesmo restaurações no papel, além de usar equipamentos mais potentes que os scanners comuns encontrados na maioria dos escritórios. Uma empresa especializada não só terá estes equipamentos, como saberá qual melhor procedimento adotar.
2 – Conhecimento da legislação
Ao longo dos últimos anos várias portarias foram lançadas para regulamentar os documentos digitais, tornando necessário acompanhar a legislação de perto. Além disso, há questões como a guarda legal e a impossibilidade de descarte de documentos históricos. Acompanhar essa quantidade de informação pode sobrecarregar a sua equipe e aumentar as suas chances de acabar cometendo erros na hora da digitalização e descarte de documentos físicos. Um especialista em digitalização, por outro lado, já acompanha essa legislação e sabe exatamente onde ir para encontrar as informações certas, dando a segurança que você precisa.
3 – Personalização de Softwares
Aqui na SIMA nós recomendamos sempre o Alfresco como o melhor software de Gestão Eletrônica de Documentos, no entanto, para aproveitar tudo o que ele pode oferecer é preciso saber como customizá-lo de acordo com as suas necessidades, além de saber usar suas ferramentas. Uma empresa de digitalização saberá como identificar quais são as ferramentas mais importantes para o seu negócio e como implantá-las no Alfresco ou em qualquer outro software de sua escolha.
4 – Experiência com digitalização
A experiência é, sem dúvida, a grande vantagem de trabalhar com uma empresa terceirizada. Por já saber quais são os principais entraves e armadilhas, uma empresa de digitalização de documentos irá fazer de tudo para tornar o processo de digitalização mais suave e assertivo, evitando erros comuns e dando todo o suporte necessário para sanar eventuais problemas no futuro.
Como já mostramos aqui, digitalizar documentos não se trata apenas de fazer cópias, mas é preciso separar, organizar, descartar e organizar novamente no ambiente digital, procedimentos que exigem um certo conhecimento das melhores práticas de digitalização de documentos.
Contratando uma empresa você terá garantia de que o processo será executado dentro de um prazo específico, de acordo com a lei e respeitando as especificidades do seu negócio ao oferecer uma solução exclusiva para você. Aqui no blog da SIMA você pode acompanhar alguns cases que mostram como oferecemos soluções específicas para cada um dos nossos clientes, afinal, mesmo empresas do mesmo ramo tem realidade diferentes e precisam de soluções diferentes.
5 – Mão de obra especializada
Caso a sua empresa já esteja no mercado há algum tempo, muito provavelmente a quantidade de papéis que precisam ser digitalizados é enorme. Pedir para a sua equipe parar para separar, organizar, higienizar e digitalizar esses documentos pode acabar gerando mais problemas do que soluções, afinal, eles deixarão de produzir para resolver um problema do qual nem entendem muito bem. Ou seja, além da perda de produtividade, a chance de cometerem erros é grande. Ter pessoal em quantidade suficiente e que conhece as etapas da digitalização torna todo o processo mais rápido, eficiente, menos sujeito a erros e não impacta na sua produtividade. Por mais que haja um custo na contratação de uma terceirizada, o custo de parar a sua produção com certeza será bem maior.
Estes foram os 5 principais motivos para terceirizar a digitalização dos documentos da sua empresa. Para maiores informações, não deixe de conferir o nosso blog!
