Nuvem: Algumas empresas ainda estão relutantes, mas mesmo assim, o uso da computação em nuvem é uma solução cada vez mais adotada. Ela permite o acesso aos documentos da empresa a qualquer momento, em qualquer lugar e de qualquer dispositivo: você só precisa de uma conexão com a Internet!
Móveis amigáveis: os profissionais estão cada vez mais na estrada em viagens frequentes de negócios ou em trânsito visitando seus clientes. Daí a importância dos dispositivos móveis. Eles permitem o acesso aos documentos diretamente do smartphone.
Colaboração: A falta de comunicação no local de trabalho pode levar a erros, como trabalhar com documentos desatualizados ou refazer o trabalho. Portanto, as ferramentas de gestão de documentos precisam de recursos que promovam a colaboração entre funcionários e facilitam o compartilhamento de documentos, discussões e processos de revisão, por exemplo. O trabalho em equipe bem executado é a chave para garantir a qualidade dos projetos empresariais!
Escalabilidade: a implantação do software para gestão de documentos da empresa precisa ser configurado de acordo com o mapeamento das necessidades diárias da empresa. Importante observar o desempenho e crescimento da empresas para garantir que no futuro o software atenda as novas demandas.
Transparência: Muitos sistemas exigem processos de negócios complicados ou uma grande mudança nos processos habituais da empresa/colaboradores. Fique ligado, se você deseja uma implantação bem sucedida e rápida, a facilidade de uso de um software é vital: várias empresas têm sido desencorajadas por implementações longas e exaustivas. Além disso, esses softwares custam muito caro e você acaba usando apenas algumas características básicas. Tente escolher uma ferramenta fácil de usar que corresponda às suas necessidades mais importantes ou combine diferentes soluções para gerenciar seus documentos da melhor maneira possível!
Por fim, é importante estabelecer uma estratégia de gestão de documentos para 2017, a fim de manter sua empresa eficiente e competitiva. Isto irá melhorar a produtividade de todos, facilitará a comunicação e permitirá o acesso instantâneo a informações atualizadas. Estar ciente da importância de seus documentos para sua organização ao certificar-se de que você usa as melhores ferramentas para controlar seus documentos é um compromisso importante para prosperidade de seu negócio!
