Depois de pesquisar sobre os vários benefícios da digitalização de documentos, você chegou à conclusão de que está na hora de digitalizar os documentos da sua empresa. E agora?
O processo de digitalização deve ser bem planejado e pensado para que ocorra de forma eficaz e sem acidentes de percurso. Com este guia você irá aprender o passo-a-passo para implantar um projeto de digitalização de documentos rápido, organizado e bem-sucedido.
Aprenda com as 7 dicas de digitalização de documentos
1) Comece pequeno
Sabemos que a tentação de digitalizar todos os documentos de uma vez é grande, no entanto, talvez essa não seja a melhor abordagem.
Para facilitar a organização e a adaptação da sua empresa e seus colaboradores, o melhor é identificar qual é a área mais afetada pelo problema e começar por ela. Dê prioridade para documentos que não podem ser perdidos de maneira alguma e que são acessados com frequência. Documentos que são raramente acessados ou que tem baixa relevância para o seu negócio, podem ficar por último.
Quer saber como conseguir essas informações? Siga para o próximo passo.
2) Converse com a sua equipe
Eles são uma fonte poderosa de informação sobre quais são os documentos mais utilizados, quais os processos mais ineficientes e o que realmente precisa ser melhorado. Mapeie junto com os seus colaboradores o ciclo de vida desses documentos: de onde eles vem? Como eles chegam até você? Onde são armazenados? Quem tem acesso a eles? Para que servem?
Com essas respostas em mente, você estará preparado para identificar os verdadeiros problemas causados pela falta de digitalização. Mais sobre isso no passo a seguir.
3) Identifique o problema
A digitalização de documentos ajuda a resolver vários problemas, desde a falta de organização dos papéis até questões de armazenamento, passando pela produtividade.
No entanto, para que esse projeto seja bem-sucedido, identifique quais são as suas maiores dores em relação aos documentos físicos.
Alguns exemplos são:
- Processos entediantes de conferência de documentos que sugam a produtividade e a motivação da sua equipe;
- O espaço de armazenamento nunca é suficiente. Você está constantemente precisando de novas pastas, arquivos, armários…
- Os documentos são difíceis de localizar, fazendo com que sua equipe perca um tempo valioso procurando uma simples declaração.
- Documentos importantes se perdem!
Você pode ter todos esses problemas, alguns ou nenhum, por isso uma estratégia padrão de digitalização pode acabar não trazendo os benefícios que você procura.
Tendo em mente quais são os seus maiores problemas, ficará muito mais fácil desenvolver uma solução que seja exatamente aquela que você precisa.
Agora que você já sabe qual é o problema, está na hora de saber o tamanho dele.
4) Qual é o tamanho ideal?
Dependendo da quantidade de documentos a serem digitalizados, soluções como DropBox e Google Drive podem não ser o suficiente e te deixar com um problema de falta de espaço de armazenamento num futuro próximo, por outro lado, investir logo de cara em softwares com uma capacidade de armazenamento muito superior ao que você precisa, pode ser um desperdício de recursos.
Caso você não consiga identificar sozinho o quanto de espaço exatamente é necessário, não deixe de consultar uma empresa especializada em digitalização de documentos para te orientar durante este processo.
Entretanto, para saber o seu tamanho ideal não basta contar a quantidade de documentos, é precisos saber quais realmente importam. Continue com a gente para saber mais no próximo passo.
5) Desapega!
Você realmente precisa daquela nota fiscal de um jantar de negócios feito em 2008? E as cópias das passagens daquela viagem de negócios de 2003?
O processo de digitalização é uma ótima oportunidade de conferir o que realmente importa e precisa ser armazenado e o que já passou da hora de ser descartado.
Alguns documentos têm um tempo mínimo de guarda legal e é importante se atentar a isso, mas outros podem e devem ser descartados.
Não deixe também de usar essa oportunidade para rever a sua estratégia de guarda de documentos e evitar que você volte a acumular papéis totalmente desnecessários. Aliás, os documentos futuros são justamente o tema do nosso próximo passo.
6) E os documentos novos?
Ao criar uma estratégia de digitalização de documentos, é comum ficar tão preocupado com a papelada que já existe, que esquecemos da papelada que está por vir.
O que será feito de futuras notas fiscais, contratos, manuais, procurações, declarações, certidões e demais documentos que a sua empresa irá enviar e receber no futuro? Desenvolva um plano de armazenamento dessa documentação.
Uma dica é investir no uso de certificados digitais, para que todos os novos documentos da sua empresa já nasçam no formato digital. Também procure informar os seus clientes e fornecedores dessa nova política e os incentive a fazer o mesmo, diminuindo assim a papelada que você recebe.
Não esqueça de treinar seus colaboradores na emissão e guarda desses documentos. Falando em treinamento de novos colaboradores…
7) Converse com a sua equipe… de novo!
Passar de uma estrutura totalmente dependente do papel para uma digital pode criar ruído entre seus colaboradores.
Para garantir que o processo de digitalização de documentos seja tranquilo e não cause novas dores de cabeça, é essencial que você explique como o processo irá acontecer, o que irá mudar e como será o novo sistema. Deixe claro para todos as vantagens da digitalização e o porquê dela estar sendo implementada.
Com todos cientes dos bons frutos que serão colhidos no futuro, eles estarão mais preparados para encarar os desafios dessa transição e saberão como agir uma vez que a digitalização esteja completa.
Conclusão
Seguindo todos esses passos desde o começo, o processo de digitalização dos documentos da sua empresa será muito mais eficiente e trará os benefícios que você de fato procura. Além disso, ele também permitirá que você encontre a solução do tamanho exato do seu problema, evitando gastos desnecessários no presente e no futuro, ao te garantir uma quantidade armazenamento compatível com as suas necessidades e mudando a cultura da sua empresa para um mindset voltado para o digital.
