Muitos conteúdos sobre organização de arquivos se concentram em grandes empresas e organizações. Eles se concentram em universidades com dezenas de milhares de registros dos alunos, nas empresas com empregados que trabalham ao redor do mundo ou museus com milhares de anos de valor da história para gerir, mas e sobre as pequenas empresas?
6 RAZÕES PARA AS PEQUENAS EMPRESAS TEREM UMA BOA GESTÃO DE ARQUIVOS
Se a organização de arquivos na sua empresa consiste em uma gaveta cheia de faturas e recibos, preste bastante atenção aos motivos pelos quais se deve ter uma boa Organização de Arquivos.
1-Eficiência e produtividade
Procurar arquivos perdidos leva tempo e gera custo de dinheiro. Um bom sistema de organização de arquivos irá ajudar você e seus funcionários com o tempo para criar, armazenar e pesquisar arquivos.
2-Clientes felizes
Vivemos na era digital, o que significa que os clientes esperam serviço rápido até mesmo de pequenas empresas. Os clientes esperam que você possa facilmente identificar seus registros ou mesmo dar-lhes acesso digital. Se você não pode, você terá clientes decepcionados .
3-A continuidade dos negócios
Seus documentos são vitais para o sucesso da sua empresa; se eles não são seguros, e se ocorrer um desastre (ou seja, algo tão pequeno como café derramado no computador que guarda seus registros), você poderá ficar em apuros. A organização do arquivo é uma parte do planejamento de continuidade de negócios.
4-Tomada de decisão
Aqueles que não se lembram do passado estão condenados a repetí-lo. Um projeto de organização do arquivo pode ajudar a garantir que os empregados tenham a informação que precisam, no momente certo da tomada de decisões na empresa.
5-Risco minimizado
Um projeto de organização do arquivo aplicado de forma consistente pode reduzir os passivos associados ao descarte de documentos prevendo a sua sistemática e eliminação de rotina no curso normal dos negócios.
6-Vaidade
Um escritório limpo, organizado, não só melhora a moral da sua equipe, mas também a confiança de seus clientes. Imagine andar em um escritório bagunçado onde os funcionários estão infinitamente procurando documentos. Você confiaria seu negócio a essa empresa?Um sistema de organização de arquivos é um investimento que vai manter o seu negócio competitivo, valioso e organizado.
