Blog da Sima

Na atualidade a informação é uma peça importante na realização das atividades cotidianas de uma empresa, tanto que se tornou uma grande aliada para o processo decisório organizacional. A grande massa de documentos quando são gerenciados, tratados, armazenados e acessíveis de forma eficiente, torna-se um instrumento de melhoria de desempenho, de aumento de competitividade, e maior eficácia obtida através dos resultados das tomadas de decisão.

Gestão Documental

As empresas necessitam comprovar as suas atividades, ações, tomadas de decisão, etc., por isso a Gestão Documental é tão importante, visto que as informações orgânicas têm papel fundamental e, nesse sentido, a prática se faz necessária em ambientes organizacionais. As empresas estão percebendo a importância da preservação do patrimônio documental, quanto maior é a produção de informação, mais a gestão documental e os arquivos se tornam estratégicos para o gestor de organizações. Um tomador de decisão pode buscar informações de situações já ocorridas, a fim de analisar e tomar a melhor decisão, a partir do que foi realizado antes. Por isso a organização dos documentos permite:  seleção, coleta, tratamento, processamento, armazenamento e gerenciamento de forma eficiente, visando dar acessibilidade e usabilidade aos usuários da organização, pois quanto mais fácil e rápida a recuperação da informação, mais ágil será a tomada de decisão ou usá-la para a resolução de problemas organizacionais. O volume das informações, produzidas interna e externa na organização, aumentam a cada dia, porém esse crescimento informacional nem sempre é útil para o processo decisório. Analisar e avaliar os pontos fortes e fracos da organização, assim como analisar e avaliar as ameaças e as oportunidades podem ajudar nas mudanças para 0 desenvolvimento da empresa, a fim de obter vantagem competitiva no mercado.

O problema da Gestão Documental nas empresas

Já vimos que a informação influi diretamente no processo decisório e, consequentemente, na vantagem competitiva organizacional, não se deve promover a Gestão Documental de qualquer maneira e, também, é preciso levar em consideração a questão do suporte documental, uma vez que não é possível prever de que forma ocorrerão as evoluções desses suportes de documentos, bem como é necessário considerar que as informações orgânicas não podem se perder no espaço organizacional. A má gestão documental é fator crítico para a organização, visto que atrasa seu desenvolvimento e acarreta prejuízos em todas as áreas, principalmente, nas áreas administrativa, financeira e da qualidade. Por isso, a informação deve estar em uma forma adequada, confiável e acessível, para que os administradores possam contar com um recurso que os ajudará a estruturar metas e a resolver problemas da empresa. A informação é essencial em toda empresa, mas apesar da grande produção de informações, nem todas são importantes e válidas para o crescimento da organização, por isso a necessidade de separar o que, de fato, será útil. Aplicar a Gestão Documental faz com que haja uma menor perda de informações fundamentais, diminuindo a dispersão dos fluxos documentais, podendo colocar a empresa à frente de seus concorrentes.

Nesse contexto, defende-se que a não gestão de documentos trará problemas prejudiciais e irreversíveis à empresa, e quando há uma gestão adequada dessas informações, esses problemas tendem a ser menores ou amenizados, assim como contribui para a evolução e crescimento organizacional.

Como organizar os documentos administrativos

A Gestão de Documentos deve ser pensada numa perspectiva das necessidades presentes, mas também numa prospectiva das necessidades futuras. Esta regra básica da organização de documentos, exige a elaboração de um bom plano de trabalho e alguns conhecimentos das técnicas de Gestão de Documentos de arquivo. Nem todos os colaboradores arquivam o mesmo volume de documentos, nem todos têm as mesmas necessidades de consulta de documentos. Há serviços que têm muitos processos abertos ou em tramitação ao mesmo tempo e durante um largo período de tempo e com um elevado índice de consulta. Estes tipos de serviços, necessitam de um Arquivo ágil, com os instrumentos de recuperação dos documentos, como os ficheiros e os índices, altamente eficazes. Cada serviço tem as suas particularidades e devem ser os seus responsáveis a optarem por um sistema que, dentro dos critérios arquivísticos básicos, se adapte às suas circunstâncias. Organizar um arquivo requer a utilização de um método em que estejam implicados todos os responsáveis dos serviços.

Qual pode ser esse método e quais as ajudas podemos contar?

A Gestão de Documentos deve ser iniciada com uma reunião com os responsáveis pelos serviços. Deve-se definir:

• Uma análise do problema;
• Uma fixação de objetivos;
• Um consenso.

 Análise do problema: deverão ser estudados quais são os problemas que se apresentam no arquivo dos serviços. Estes problemas podem ser de diversas índoles, mas os mais comuns são:

• Acumulação de documentos;
• Mudanças de pessoal;
• Alteração de dependência de tarefas;
• Indefinição de tarefas atribuídas a cada posto de trabalho;
• Diferentes critérios de arquivo entre o pessoal dos serviços;
• Inexistência de um arquivo geral ou falta de pessoal qualificado no mesmo, o que impede uma transferência de documentos de forma sistemática;
• Mobiliário e material incorreto para arquivar os documentos;
• Má utilização dos instrumentos informáticos em relação aos documentos com suporte em papel;
• Falta de normalização dos impressos.

Para analisar estes problemas, será de grande utilidade o uso de um questionário, no qual se reflita a situação atual do arquivo. A utilização de um questionário é de grande importância para refletir, não apenas sobre a situação dos documentos, mas também sobre as funções e atividades dos serviços.

Fixação de Objetivos: tão importante como analisar os problemas é fixar os objetivos que se pretendem conseguir:

• Organização dos documentos;
• Identificação das séries;
• Classificação, instrumentos de recuperação e normas;
• Gestão e controle de processos;
• Normalização de formulários, racionalização dos procedimentos;
• Gestão automatizada dos documentos;
• Correio eletrônico.

A gestão e controle da informação deve ser o objetivo último em todos os serviços. Mas este controle só se consegue atingir com a soma de três fatores:

• Uma boa organização dos documentos;
• Uma organização perfeita e uma boa coordenação dos serviços da instituição;
• Software adaptado à realidade de cada serviço.