A tecnologia está evoluindo constantemente e muitas das inovações tecnológicas podem ser usadas a favor do ambiente corporativo. Todas as empresas, independente do tamanho, produzem certo volume de documentos eletrônicos diariamente, carecendo dos serviços da Gestão Eletrônica de Documentos, que consiste na utilização de métodos específicos para organizar os arquivos.
Atualmente, uma das tecnologias que é uma verdadeira mão na roda para as corporações é o Alfresco, que se trata de um software desenvolvido exclusivamente para a aplicação de GED – Gestão Eletrônica de Documentos.
Conheça abaixo, mais informações sobre GED a partir do Alfresco e como ele pode ajudar a sua empresa:
Uma revisão rápida sobre GED
Gestão Eletrônica de Documentos – GED é um software usado em empresas para promover o controle, armazenamento, elaboração, compartilhamento e recuperação dos documentos de maneira menos burocrática. A GED tem como característica ser composta por uma série de sistemas, que auxiliam os usuários a acessar os arquivos de maneira rápida e segura. Normalmente, a GED é feita por meio da criação de uma intranet, que é uma rede de internet exclusiva da empresa, podendo ser acessada apenas pelos funcionários autorizados e também através do uso de softwares que comportam, organizam e permitem o compartilhamento dos arquivos.
Entenda o que é o Alfresco
O Alfresco é classificado como um sistema de gestão de conteúdo empresarial, que foi desenvolvido para ajudar as empresas nos processos de gestão eletrônica de documentos, agregando praticidade para o armazenamento e manipulação dos arquivos. O Alfresco é uma multiplataforma open source, ou seja, de código aberto, que pode ser adaptado às necessidades de cada empresa.
O Alfresco foi criado com a linguagem Java, que oferece mais facilidade para a programação, tendo como objetivo trazer praticidade para o gerenciamento da documentação produzida no ambiente corporativo. O software Alfresco foi desenvolvido em 2005 por John Newton e desde então ganhou muitos prêmios pelos benefícios que traz para o setor empresarial.
Como funciona a GED com Alfresco
A implementação da gestão eletrônica de documentos com o uso do Alfresco é feito por meio de etapas, visando o máximo de organização em todos os detalhes. Veja a seguir, como funciona a GED com Alfresco:
– Identificação dos Documentos Eletrônicos
A primeira etapa da gestão eletrônica de documentos consiste na identificação dos documentos produzidos pela empresa. Neste caso, é realizado um estudo dos arquivos para descobrir qual é o nível de produtividade da empresa, o que permite criar sistemas adequados para o descarte seguro dos documentos. Também é realizada a classificação dos arquivos, separando-os por categorias como, por exemplo, temas, setores que pertencem, níveis de importância e data de vencimento.
– Separação dos arquivos em pastas
Após a identificação e a classificação, é feita a separação dos arquivos em pastas identificadas com nomes bem visíveis. As pastas que comportam os documentos eletrônicos são gerenciadas com aplicativos de segurança, o que garante que somente as pessoas que estão autorizadas possam acessá-las para evitar o vazamento de informações sigilosas.
– Instalação e ajuste do Alfresco para empresa
Na terceira etapa, o responsável pela operação da gestão eletrônica faz a instalação do software Alfresco e ajusta o seu código para programá-lo de acordo com as necessidades específicas da empresa. A partir daí podem ser criados sistemas de buscas para a localização rápida dos arquivos, de compartilhamento na internet e na intranet, de descartes dos documentos inutilizáveis, entre outras possibilidades.
– Indexação dos Documentos Eletrônicos
Por último, a gestão eletrônica de documentos com Alfresco prevê a criação e indexação dos arquivos, em que são designados termos específicos para cada documento, permitindo que eles possam ser encontrados com a digitação de apenas uma palavra, agregando praticidade e agilidade.
Quais são os benefícios da GED com Alfresco
O uso do sistema Alfresco é cada vez mais comum nos ambientes corporativos, pois ele é capaz de trazer uma série de benefícios, tais como:
– Gestão integrada e inteligente dos Arquivos Eletrônicos
Um dos principais benefícios da aplicação da GED com Alfresco é proporcionar a gestão integrada e inteligente dos documentos, ou seja, em apenas uma plataforma é possível armazenar e encontrar todos os arquivos eletrônicos, basta digitar os termos de indexação para encontrá-los de forma automática.
– Classificação de Documentos
O sistema Alfresco possibilita a classificação dos documentos para a gestão eletrônica, agregando o máximo de organização, pois eles podem ser separados por categorias diversificadas, que vão desde a data de elaboração e encerramento até o tema e nível de importância. Esta ferramenta evita que os arquivos sejam misturados na mesma pasta, prejudicando as atividades dos funcionários.
– Histórico de Versões de Documentos
O Alfresco salva de maneira automática e cria um histórico de todas as versões dos documentos eletrônicos a cada vez em que são alterados, permitindo que o usuário possa consultá-los sempre que necessário o que evita que as informações sejam perdidas.
– Conversão para formatos variados
Ao usar o sistema Alfresco, a empresa também adquiri o benefício de realizar conversões dos documentos eletrônicos para formatos variados. Sendo assim, há mais praticidade para converter arquivos pesados em formatos leves como, por exemplo, PDF, DOC, JPEG, PNG, entre outros, que ocupam menos espaço e podem ser compartilhados e enviados pela internet.
– Emissão de relatórios
O sistema Alfresco também é composto por softwares que permitem a criação e emissão de relatórios. Dessa maneira, a empresa pode controlar o seu volume de documentos eletrônicos, além de consultar os seus respectivos conteúdos de forma detalhada.
– Automatização de documentos
A instalação do Alfresco no processo de GED permite que os documentos sejam programados de forma automática para diversas atividades, que vão desde a atualização até mesmo a determinação de datas para o descarte de arquivos que não serão usados mais.
GED com a Sima Gestão
Para organizar os seus arquivos eletrônicos é necessário contar com um serviço de qualidade e seguro. A SIMA Gestão é uma empresa responsável e ética que trabalha com a gestão de documentos, entre os seus serviços está o uso do sistema Alfresco para gerir os arquivos nos ambientes corporativos, que visa garantir praticidade e a satisfação dos seus clientes.
