Quem tem um empreendimento sabe como é burocrático o trabalho administrativo. São tantos papéis que precisam ser manuseados diariamente que, se não houver organização, pode-se perder documentos importantes. Na contabilidade também não é diferente. São notas fiscais, faturas, pedidos e remessas que devem ser bem guardados e organizados de maneira a ter acesso fácil e rápido quando precisar. O problema é que nem sempre esses papéis estão à disposição do contador. Muitas vezes ficam desorganizados em salas isoladas, cantinhos, gavetas e outros ambientes menos favorecido da empresa. E, além do transtorno de ter que ir atrás vasculhando pastas ainda há os contratempos comuns em uma empresa que pode ser desde um esquecimento até algum incidente com o documento.
Se você tem muitos problemas com documentos perdidos e já não tem mais espaço para arquivamentos, veja como a Gestão Eletrônica de Documentos pode ser a solução para acabar com o excesso de papel e dores de cabeça na hora de organizar a documentação da sua empresa.
O que é gestão eletrônica de documentos?
A gestão eletrônica de documentos (GED) é a substituição gradual de documentos de papel por documentos virtuais, promovendo assim, melhorias em todo o processo de busca e manuseio desses papéis. Ela não só facilita a vida do contador, mas ajuda na economia de tempo, de recursos materiais e de transporte e ainda proporciona mais segurança no armazenamento de documentos que não podem ser desviados e que precisam estar facilmente disponíveis para serem utilizados.
Neste artigo iremos abordar como a GED pode auxiliar em procedimentos contábeis, seja em um departamento contábil dentro de uma empresa, seja em um escritório especializado em contabilidade. Também vamos falar sobre as principais dificuldades de aplicar a gestão eletrônica de documentos nesta área e como contornar esses empecilhos de forma eficiente.
Como a GED pode ajudar na contabilidade?
Na contabilidade há um fluxo muito grande de papéis variados; são contas a pagar e a receber, faturas, comprovantes de pagamentos, notas fiscais, documentos bancários e ainda aqueles documentos antigos que não podem ser perdidos. A grande vantagem da gestão eletrônica neste caso é a capacidade do software que armazena todos os documentos de forma segura, fazendo uma integração entre os arquivos.
Quando há a necessidade de se buscar uma fatura, por exemplo, o programa torna o documento prontamente acessível, ficando disponível para ser consultado sempre que precisar e sendo arquivado novamente sem dificuldade alguma. Essa facilidade de acesso se mostra bastante importante na hora de passar por auditorias e elaborar relatórios fiscais, além de fornecer informações ao Governo quando necessário, por exemplo.
O tempo é melhor gerido por causa da facilidade de acesso que todos os funcionários envolvidos passam a ter de seu próprio ambiente de trabalho, não necessitando mais se deslocarem ou mesmo disputarem um mesmo papel. Outra vantagem é a melhoria da qualidade do trabalho. Com um programa de gestão eletrônica de documentos, os costumeiros erros diminuem drasticamente, ficando tudo mais organizado com datas de vencimentos e de entregas programadas, por exemplo.
Uma outra vantagem é a preservação dos documentos. O risco de perder um documento eletrônico é ínfimo, comparado ao documento de papel. Como documentos contábeis costumam ter informações importantes, que precisam ser preservadas por um longo período de tempo, esse ganho de segurança é especialmente importante para quem trabalha nessa área.
Por fim, há a questão da segurança. Com um bom software de GED, é possível colocar senhas nas pastas, definir quem tem acesso a documentos e pastas específicos e acompanhar quem editou aquele documento ou mesmo bloquear qualquer tipo de edição e alteração no documento. Esse ganho de controle sobre o seu acervo é que garante a fidelidade de cada documento, além, é claro, dos certificados digitais que garantem a veracidade de algum papel digital.
Por falar em certificado digital, ter um certificado válido é essencial para digitalizar a sua empresa. Mesmo que você não pretenda emitir todos os seus documentos de maneira digital, o número de empresas trabalhando com assinaturas digitais cresce cada dia mais e ter o seu próprio certificado e assinatura é uma forma de se manter atualizado e conquistar novos clientes. Por ser parte integrante do GED, pois é que o confere validade jurídica aos seus documentos, e também ampliar as suas possibilidades de negócio, o certificado digital é mais uma vantagem do que um empecilho na hora de implantar a gestão eletrônica de documentos.
Existem desvantagens na gestão eletrônica de documentos? Como superá-las?
Principalmente na área contábil, o trabalho ainda é muito burocrático e algumas leis não permitem a substituição total de documentos físicos pelos digitais. Ainda existem documentos fiscais que precisam ser arquivados para possíveis questionamentos por parte de clientes, fornecedores e até mesmo do Governo, mas essa realidade vem mudando e a cada ano novos documentos são liberados para existir somente no formato online.
Então, embora o trabalho eletrônico facilite amplamente a vida de todo mundo, é preciso ficar atento à legislação para saber quais documentos físicos podem ser descartados e quais precisam ficar guardados (e por quanto tempo essa guarda é necessária).
Também existem os resistentes a tecnologia que vão reclamar e dar preferência à forma antiga de trabalho, no entanto, a cada dia as pessoas entendem melhor o papel do universo digital e acabam se rendendo as facilidades. Treinar seus colaboradores adequadamente para que entendam as vantagens e a necessidade de se usar documentos digitais é muito importante para garantir o seu sucesso na hora de implantar um projeto de GED.
Como você pode observar, as desvantagens do GED na contabilidade são muito pequenas em relação a todas as vantagens que ele traz para o dia a dia do seu negócio. No entanto, ir de uma cultura corporativa totalmente dependente do papel para uma totalmente digital tem seus desafios, por isso preparamos este post com algumas dicas para a digitalizar seus documentos: 7 dicas práticas para uma digitalização de documentos bem-sucedida. Neste outro contamos um pouco mais sobre o que é e como funciona o GED: Como funciona a gestão eletrônica de documentos. E para saber mais sobre a GED para Contadora, não deixe de conferir: Como a gestão eletrônica de documentos pode ajudar na contabilidade?
Por fim, você também pode sempre contar com os consultores da Sima Gestão para lhe ajudar nesse processo com todas a nossa expertise.
