Você sempre deseja produzir um trabalho com mais agilidade e dentro do prazo, mas sem perder a qualidade? Você sabia que várias tarefas relacionadas à organização de arquivos físico/digital afetam a sua produtividade? E isso acontece mesmo sem que você se dê conta!
Segundo uma pesquisa realizada pela ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos), os gestores gastam cerca de quatro semanas por ano apenas procurando informações. Outro dado aponta que um documento é perdido a cada 12 segundos, em média, nas empresas. Além disso, 90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia estão misturados com outros documentos.
Por isso, é essencial ter uma boa organização no ambiente de trabalho para evitar problemas e perdas de todos os tipos (tempo, dinheiro, ideias, foco, etc.).
Quer entender melhor? Então prossiga na leitura e aprenda a evitar que a falta de organização de arquivos torne seu trabalho menos produtivo.
Quais são os conflitos diários relacionados com a organização de arquivos?
Um ponto crítico é que muitas empresas não desenvolvem o seu Manual de Gestão de Arquivos. Com isso, colaboradores não possuem critérios de arquivamento e procedimentos para organização dos arquivos. Sem critérios, cada colaborador adota um tipo de organização dos documentos, gerando conflitos e perda de eficiência na recuperação da informação desejada.
Mas o que é Manual de Gestão de Arquivos?
É o conjunto de procedimentos e de operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou a seu recolhimento (BRASIL, 1991).
A aplicação desta técnica permite que a empresa controle e acompanhe toda a sua documentação, seja ela produzida ou recebida. Isso garante à uniformização de procedimentos, a recuperação da informação, a racionalização da produção documental, a criação e a manutenção de documentos de forma acessível, a destinação correta dos documentos e a recuperação da informação de forma ágil.
Para entender melhor, veja alguns erros comuns na hora gerir e organizar documentos:
- Não nomear corretamente um documento para reconhecer se ele é um rascunho ou uma versão final (versão 1, versão 2, versão final, versão final 3, etc.)
Perde-se tempo abrindo e comparando muitas versões para determinar qual contém o conteúdo atualizado. É muito frequente nas empresas casos em que o colaborador perde tempo trabalhando em documentos desatualizados;
- Criam-se muitas pastas para que os arquivos sejam mais organizados
Porém, muitas duplicatas dos documentos estão localizadas em pastas diferentes, e lembrar onde a versão certa está armazenada rapidamente se torna um problema. Frequentemente é preciso vasculhar o escritório para recuperar o documento certo.
- A tarefa se torna ainda mais difícil quando se desenvolve atividades com os colegas
Muitas vezes há mais de um colaborador trabalhando no mesmo documento simultaneamente. Se ninguém avisar, o mesmo documento será feito duas vezes, ocasionando perda de tempo para comparar e juntar cada mudança. Uma situação desagradável que poderia facilmente ser resolvida com mais comunicação e organização;
- Falta de políticas de armazenamento de documentos em home office
Atualmente é comum ter vários colaboradores trabalhando fora do escritório, seja porque estão em regime de home office ou porque estão viajando a trabalho. Portanto, diversas cópias de documentos são armazenadas em diversos locais, como o servidor da empresa, anexos de e-mails, pastas pessoais dos colaboradores em casa etc, sem que haja uma política de onde esses documentos devem ficar.
O acúmulo desses pequenos erros, acaba resultando em muito tempo e produtividade perdida trabalhando em documentos antigos, procurando versões atualizadas e tentando lembrar onde os documentos estão. Resumindo, com todos esses conflitos, existe a perda de ideias, foco, tempo e impulso.
É essencial considerar que, atualmente, os documentos forçam trabalhadores a realizar tarefas improdutivas. Aperfeiçoar a organização de documentos da empresa é, portanto, crucial, considerando o grande valor das informações armazenadas.
Possível solução
Você já percebeu que empresas que não possuem a organização de arquivos enfrentam problemas como gastos de tempo desnecessário para procurar um documento específico.
Por isso, não hesite combinar diferentes ferramentas para realizar a gestão de documentosgestão de documentos, e não dependa apenas das ferramentas atuais. Ajuste-se a novas maneiras de realizar as tarefas, lembrando que poderá eliminar grandes perdas de eficiência enquanto reduz consideravelmente o risco de erros graves para a empresa.
Gostou do nosso conteúdo? Aprofunde-se no assunto entendendo Quanto vale as Informações contidas na organização de arquivos?
