Os procedimentos utilizados para controlar a documentação de uma empresa garantem que os colaboradores possam realizar seu trabalho de maneira satisfatória e que o serviço prestado aos clientes seja executado com qualidade. Para isso, é necessário ter uma política eficaz de organização de arquivos, que criará instrumentos de controle, monitoramento e recuperação dos documentos nas empresas.
Veja alguns dos benefícios que esse cuidado pode trazer à sua empresa.
Para cada arquivo, um responsável
Para otimizar o gerenciamento da empresa, uma política eficaz de organização de arquivos irá definir quais são os funcionários responsáveis por um documento e por mantê-lo atualizado. Isso impedirá que algum arquivo possa ser esquecido dentro dessa política, evitando a perda de informações importantes para a empresa.
Sem perdas
Uma política de organização de arquivos impede a perda de documentos, pois classifica aqueles que devem permanecer entre a documentação da empresa e o que pode ser descartado. Isso também impede que alguém exclua arquivos importantes por falta de conhecimento, já que todos serão classificados de acordo com a categoria adequada.
Pesquisas/recuperação dos documentos
Classificar arquivos e indexá-los facilitará pesquisas por um documento. Por meio de pesquisas simples, qualquer colaborador poderá encontrar o que precisa através de palavras-chave. Uma política de organização de arquivos vai permitir um padrão de metadados, que serão anexados aos arquivos, facilitando o encontro de qualquer informação.
Controle efetivo
Além de estabelecer o que deve permanecer no arquivo da empresa, uma política eficaz de organização também irá garantir que somente as versões mais recentes de cada documento permaneçam salvas, o que vai reduzir o número de informações inúteis para a empresa e facilitar pesquisas. Isso implica em uma revisão constante daquilo que está entre os arquivos, para garantir a máxima atualização.
Mais proteção
Um sistema que gerencia a organização de arquivos também permite que você bloqueie o acesso de pessoas não autorizadas, garantindo que somente aqueles que precisam da informação tenham acesso a ela.
Dentro da lei
Com novas regulamentações que possam surgir por parte do governo, as empresas devem adaptar suas políticas de gerenciamento de documentos. Isso porque muitos dos documentos têm requisitos legais e, caso um funcionário não esteja ciente deles, pode gerar problemas à empresa ao não tomar as medidas adequadas. Uma política de organização de arquivos eficaz não permite que isso aconteça, pois informa o direcionamento que os colaboradores da empresa devem dar a cada documento.
Segurança digital
Em tempos de tecnologia digital, a segurança é um grande desafio para as empresas. Mesmo que seu software seja considerado seguro, você está sujeito a ataques e vazamentos de informações. Isso ocorre porque a criptografia de dados e firewalls podem não lhe proteger contra ações como o compartilhamento de um documento por meio de um canal não seguro. Se os funcionários da empresa não sabem como manter os documentos seguros, seus arquivos podem correr riscos.
