O mundo globalizado, juntamente com os recursos tecnológicos, cria um volume de documentos e informações que estão deixando as organizações sob uma avalanche sem fim de papéis, e-mails, mensagens de voz e outros que precisam ser gerenciados e avaliados. Ao que parecem os profissionais das organizações não reconhecem que essa avalanche é consequência da falta da gestão de documentos.
A maioria das organizações não entende o quanto a falta de gestão documental custa, em reais, ou ainda, em termos de recursos humanos, porque elas não dispõem de nenhum meio fácil de mensuraçao em relação ao custo total do problema de gerenciamento de documentos.
Por isso, a importância do desenvolvimento da gestão documental nas empresas. Dado ao tanto de dinheiro e de tempo consumidos pela gestão de documentos, cada empresa hoje deveria desenvolver ações estratégicas neste processo.
Que informações nós precisamos armazenar? Em que formato? Em quanto tempo? Existe neste processo uma grande chance de aumentar a lucratividade e produtividade. Grandes oportunidades para as empresas estão relacionadas a tudo que envolve esta questão. Pense também que aí podem estar os maiores e melhores retornos de investimento possíveis de fazer.
Ocorrerão ainda muitas mudanças. Documentos de voz e eletrônicos nos permitem duplicar e triplicar nossos canais de comunicação. As pessoas frequentemente enviam e-mails, deixam mensagens de voz, e também mantêm cópias em papel. Tudo isso aumenta o trabalho, e reduz a eficiência.
Pesquisas apontam que não só o volume de documentos eletrônicos explodiu, mas o volume de papéis utilizados aumentou a cada ano na maioria das empresas. Muitos estudos são limitados demais na visão de custos. Eles medem o custo do equipamento, tinta, tonner, que indicam os custos diretos dos documentos e falham na captura do custo estimado, ou seja, no desperdício de tempo, nos erros ou falhas, na baixa qualidade dos documentos. Com isso, os custos podem ser multiplicados em até dez vezes.
As vantagens competitivas virão da combinação entre tecnologias e pessoas, e, do processo efetivo de fomentar a competitividade. Precisamos desenvolver na gestão documental requisitos básicos para uma linha de produção, produtividade, bom gerenciamento de documentos e controle de qualidade. Até hoje, muitas empresas não acompanham o desenvolvimento da tecnologia no gerenciamento de documentos, aquelas que o fazem estão conquistando novos negócios por meio de melhores propostas, tornando seu pessoal cada vez mais eficiente para seus clientes, alcançando baixos custos em relação aos seus concorrentes usando a tecnologia como sua aliada no processo de globalização.
