Você apresenta dificuldades com o fluxo de documentos em papel?! A Digitalização de Documentos é uma solução para administrar esses documentos, pois com ela é possível convertê-los em arquivos digitais de modo que possam ser rapidamente integrados ao sistema GED, ou seja, de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Quando é utilizado o método correto, a digitalização poderá contribuir para a eficiência no processo e qualidade no resultado do trabalho. E isso dependerá do tipo de material que será digitalizado.
Por isso, dedicamos esse post a dar algumas dicas sobre a escolha dos formatos de digitalização, incluindo os tipos de Scanners e como evitar possíveis perdas de tempo, dinheiro e informações. Tudo isso pode render bons resultados para o seu negócio!
Vamos lá?
Veja como a Digitalização de Documentos no formato adequado pode render bons resultados
Como já citamos, para fazer a digitalização de documentos, é essencial pensar em alguns pontos e fazer uma análise criteriosa das ferramentas utilizadas, além de aplicar o formato adequado, com base nas características dos documentos que serão digitalizados. Veja a seguir como escolher as melhores opções para o seu negócio, economizando tempo e dinheiro e, consequentemente, gerando bons resultados:
1. Investir no Scanner adequado
Considere os seguintes fatores na escolha de uma máquina para suas necessidades:
- Formato Scanner
O formato do scanner deve ser capaz de lidar com a forma, o tamanho e o material dos documentos que serão digitalizados.
Por exemplo: se você precisa de um livro digitalizado, não deve usar o mesmo tipo de scanner que é utilizado para folhas de papel (há scanners otimizados especificamente para livros). Se você tem vários tipos de documentos para digitalizar, então você deve considerar investir em vários tipos de scanners.
- Volume e velocidade Scanner
Se você espera digitalizar mais de 20.000 páginas por dia, seguidas, um scanner que só pode lidar com 1.000 páginas por hora não vai satisfazer. Não se contente com um scanner que não irá atender às suas exigências de volume e velocidade, porque ele vai acabar sendo mais uma limitação do que uma ajuda.
2. Software de conversão de documentos
Assim que você digitalizar um documento, o seu conteúdo deve ser extraído, convertido para o tipo de arquivo adequado e indexado em seus arquivos. Não tente fazer isso com a mão, porque o resultado será perda de tempo e submissão dos seus documentos a um risco de erro humano. Escolha um bom software de conversão de documentos, que pode lidar com todas as tarefas necessárias em segundos.
3. Reparação a danos de documentos
Um documento danificado pode entregar informação defeituosa ou faltando – ou até mesmo causar danos a sua máquina. Para evitar que isso aconteça, higienize a documentação e certifique-se de que todos os amarrotados, rasgos, etc. foram ajustados antes de iniciar a digitalização.
Considere também, clipes, grampos, encadernações e outras obstruções que irão bloquear o conteúdo e tornar mais difícil para certos tipos de Scanners processar os documentos. A única exceção a esta regra serão os livros que são encadernados permanentemente. Ao invés de destruí-los no processo de examinação, você poderá investir em um Scanner especializado para lidar com o formato original de um livro encadernado.
4. Certifique-se de que a conversão dos documentos foi feito no formato correto
Existem milhares de formatos de arquivos para escolher, mas só há um que é certo para o seu documento. Para verificar se está no tipo de arquivo correto, certifique-se de configurá-lo através de seu Scanner e/ou software de conversão de documentos antes de começar.
Um processo de digitalização simplificada irá aumentar a sua produtividade
Ao pensar na digitalização de documentos, a melhor estratégia é sempre buscar por um processo simplificado, analisando e fazendo um levantamento das características e volume dos documentos da empresa, além de tomar medidas de precaução para não danificá-los ou perdê-los.
Pesquise os tipos de Scanners, softwares e outras ferramentas necessárias para a digitalização e escolha as mais adequadas para atender o fluxo de trabalho da sua empresa. Isso fará toda a diferença para aumentar a sua produtividade.
Agora que você sabe como digitalizar um documento com a máxima eficiência, procure tirar o máximo proveito do seu escritório sem papel. Também foque sempre em aprender mais com sobre o tema! Que tal começar lendo nossos posts 8 dicas essenciais para o sucesso no seu projeto de Digitalização de Documentos e Como funciona a gestão eletrônica de documentos?
