A digitalização de documentos e os escritórios sem papel (também conhecidos como paperless) já são uma tendência em diversos segmentos e, dentro do âmbito da educação, não é diferente.
Hoje já é de praxe a presença de diversos documentos acadêmicos dentro do ambiente digital. Além de facilitar o acesso, a digitalização também aumenta a segurança e durabilidade desses documentos.
Em consonância com esta realidade e procurando diminuir o número de fraudes no ensino superior, no dia 04 de abril de 2018 o MEC publicou a Portaria 315, que trata da digitalização dos Acervos Acadêmicos das Instituições de Ensino Superior públicas e privadas.
A exigência da digitalização do Acervo Acadêmico das IES não é nova, na verdade ela já aparecia no art. 104 do decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017, no entanto, somente na Portaria 315 um prazo foi estabelecido e, com ele, surgiram várias dúvidas sobre o que é a digitalização de documentos, o que é um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e para que serve uma Secretaria Acadêmica Digital.
Para te ajudar a sanar essas dúvidas e se adequar às novas exigências do Ministério da Educação, nós destacamos 5 pontos essenciais para entender esta Portaria e como se adequar a ela.
1) O que é a Portaria 315?
A Portaria 315 “dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior integrantes do sistema federal de ensino e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância”.
Seu objetivo é “zelar pela regularidade e pela qualidade da oferta dos cursos de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância” (art. 2º).
E o que isso tem a ver com a digitalização de documentos e Secretaria Acadêmica Digital?
Dentre as ferramentas de supervisão e monitoramento das IES, está a possibilidade de requisitar, verificar e até mesmo auditar os documentos gerados e retidos pela IES desde a sua concepção. Para garantir o acesso a qualquer documento, a qualquer momento, é previsto no art. 45 que todos os documentos das IES deverão ser convertidos para o meio digital.
A função desse processo de digitalização é tornar o acesso a esses documentos fácil, rápido e seguro, evitando assim fraudes e falsificações de documentos.
No entanto, não basta apenas digitalizar os documentos, é preciso seguir uma série de critérios para que o Acervo Acadêmico Digital esteja de acordo com o previsto na lei.
2) O que é Acervo Acadêmico Digital e quais documentos devem ser digitalizados?
A Portaria 315 define, em seu art. 37, o Acervo Acadêmico como “o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos”.
Isto engloba documentos como editais dos vestibulares, matrículas, as grades curriculares e suas eventuais alterações, o projeto pedagógico dos cursos, calendários acadêmicos, históricos escolares, comprovantes de estágio, declarações, entre muitos outros.
Para conferir a integra de documentos que devem ser digitalizados, confira esta tabela. Nela, além de poder consultar a lista completa de documentos, também é possível verificar tempo de guarda legal e a destinação final de cada um deles.
3) Quais são as exigências para a digitalização?
Como dissemos anteriormente, não basta apenas digitalizar os documentos, também é preciso “garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais” (art.45, I).
A Portaria 315 também prevê a criação de um comitê gestor “para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico” (art.45, II). A tecnologia não para de se desenvolver, por isso, a lei já prevê futuras alterações na legislação referente à segurança da informação como forma de acompanhar o avanço tecnológico e é fundamental que as IES estejam atentas para quaisquer mudanças na legislação.
Além dessas exigências, também é obrigatória a existência de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, o chamado GED, cujo objetivo é garantir a organização da documentação digital. Para maiores informações sobre o GED, você pode conferir este post.
Conforme o art. 46, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos das IES deve ter, obrigatoriamente, todas as características a seguir:
I – capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
II – forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
III – método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; e
IV – utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.
Ou seja, tão importante quanto a digitalização dos documentos, é a sua gestão, organização e validade jurídica através do uso do certificado digital.
Devido às especificidades do universo acadêmico, que conta com um número grande e diverso de documentos que devem ser armazenados por longos períodos de tempo, surgiu a Secretaria Acadêmica Digital como forma de administrar o Acervo Acadêmico Digital.
4) O que é a Secretaria Acadêmica Digital?
A Secretaria Acadêmica Digital é a responsável pela digitalização, armazenamento e gestão do acervo digital. É nela que todo o processo de digitalização, organização, geração de novos documentos e armazenamento acontece.
Conforme o art. 39, todos os documentos das IES, tanto em meio físico quanto digital, deverão estar disponíveis no endereço no qual a IES está credenciada e o Acervo Acadêmico Digital poderá ser averiguado a qualquer momento pelos órgãos e agentes públicos, ou seja, a Secretaria Acadêmica Digital passou a ter um papel importantíssimo dentro das Instituições de Ensino Superior.
5) Qual é o prazo?
O prazo de adequação é abril de 2020.
Nos termos do art. 45, este prazo é válido para todos os documentos que integram o Acervo Acadêmico, “independente da fase em que se encontrem ou de sua destinação final”.
Esperamos que essas informações tenham deixado mais claro os objetivos e exigências desta portaria e como se adequar a ela.
