A Gestão Eletrônica de Documentos é uma preocupação que cresce cada dia mais em empresas de todo o Brasil e do mundo. O motivo é a quantidade cada vez maior de documentos digitais (sejam eles digitalizados ou documentos que já nascem em ambiente virtual) com valor jurídico e que não podem ser perdidos nem descartados de qualquer maneira.
Thank you for reading this post, don't forget to subscribe!Considerando que uma das maiores motivações para empresas digitalizarem os seus acervos é justamente ganhar mais eficiência e organização, não faz sentido resolver a questão dos papéis físicos criando uma confusão de arquivos digitais. Para evitar que isso aconteça é que existem os softwares de Gestão Eletrônica de Documentos, mais conhecidos como GED.
Existem vários softwares dessa natureza no mercado, tanto que criamos um guia especial com 5 dicas para escolher o GED mais adequado as suas necessidades. É possível conferir esse guia clicando aqui. Nós, da Sima Gestão, trabalhamos com um software chamado Alfresco e hoje iremos mostrar porque ele é a nossa escolha quando se trata de gerenciar e organizar documentos digitais, mas antes segue uma breve recapitulação do que é GED.
O que é Gestão Eletrônica de Documentos
Gestão Eletrônica de Documentos são ferramentas de gestão que visam promover o controle, armazenamento, elaboração, compartilhamento e recuperação dos documentos de maneira menos burocrática. Normalmente a GED é feita por meio da criação de uma intranet podendo ser acessada apenas pelos funcionários autorizados através do uso de softwares que comportam, organizam e permitem o compartilhamento dos arquivos. Ou seja, a GED é uma tecnologia, uma metodologia para gerenciamento de documentos em ambiente digital.
O que é o Alfresco?
O Alfresco Content Services é um GED de código aberto cuja função principal é permitir a organização e gestão de documentos, arquivos, conteúdos web e documentos colaborativos. Por ser de código aberto, é altamente flexível e permite uma infinidade de alterações para se adequar as necessidades de cada negócio.
O Alfresco foi criado em 2005 e desde então cresce cada vez mais em popularidade devido a sua qualidade, diversidade de funções, facilidade de customização e interface amigável, o que facilita a adaptação das equipes após a implementação. Sua versatilidade é tão grande que é utilizada por organizações de diferentes setores como a Força Aérea Francesa, o Parlamento Belga, a companhia aérea KLM, a companhia de trens Eurostar e a Harvard Business Publishing, entre muitas outras.
Como começar a usar o Alfresco?
A implementação do Alfresco deve ser feita seguindo uma série de etapas para garantir o seu correto funcionamento e o aproveitamento de todas as suas funções. Essas etapas são:
- Identificação dos Documentos Eletrônicos
A primeira etapa da gestão eletrônica de documentos consiste na identificação dos documentos produzidos pela empresa. Neste caso, é realizado um estudo dos arquivos para descobrir qual é o nível de produtividade da empresa, o que permite criar sistemas adequados para o descarte seguro dos documentos. Também é realizada a classificação dos arquivos, separando-os por categorias como temas, setores que pertencem, níveis de importância e data de vencimento etc.
- Separação dos arquivos em pastas
Após a identificação e a classificação é feita a separação dos arquivos em pastas identificadas com nomes bem visíveis. As pastas que comportam os documentos eletrônicos são gerenciadas com aplicativos de segurança, o que garante que somente as pessoas que estão autorizadas possam acessá-las para evitar o vazamento de informações sigilosas.
- Instalação e ajuste da Alfresco para empresa
Na terceira etapa, o responsável pela operação da gestão eletrônica faz a instalação do software Alfresco e ajusta o seu código para programá-lo de acordo com as necessidades específicas da empresa. A partir daí podem ser criados sistemas de buscas para a localização rápida dos arquivos, de compartilhamento na internet e na intranet, de descartes dos documentos inutilizáveis, entre outras possibilidades.
- Indexação dos Documentos Eletrônicos
Por último, a gestão eletrônica de documentos com Alfresco prevê a criação e indexação dos arquivos em que são designados termos específicos para cada documento, permitindo que eles possam ser encontrados com a digitação de apenas uma palavra, agregando praticidade e agilidade.
Seguindo essas etapas, já será possível aproveitar todas as vantagens que o Alfresco tem a oferecer, como:
- Controle de versões do documento: é possível ver todas as alterações que foram feitas no documento e acessar versões mais antigas. Também é possível limitar quem pode alterar o documento e quem pode apenas visualizá-lo;
- Visualização do documento no navegador web sem a necessidade fazer o download do documento ou de algum outro programa para ler o arquivo;
- Ferramenta para definir os fluxos de trabalho (workflow);
- Integração com Google Drive e Microsoft Office. Essa integração permite acessar os documentos direto da nuvem e a edição dos documentos online;
- ECM híbrido com suporte;
- Tecnologia aberta, incluindo suporte para simplificar integrações. Mesmo após a implantação do Alfresco é possível fazer alterações no código para incluir novas funcionalidades, corrigir eventuais erros e descartar funções que venham a ficar obsoletas;
- Suporte móvel para iOS e Android;
- Gerenciamento robusto para agilizar fluxos de trabalho;
- Ferramenta de busca simples e avançada. A Alfresco conta com uma função OCR que permite ao software “ler” os textos dos documentos enviados, o que permite tanto uma melhor categorização dos documentos quanto uma pesquisa mais refinada.
Essas muitas funcionalidades junto com o licenciamento gratuito e o código aberto customizável é o que torna a Alfresco o software de Gestão Eletrônica de Documentos preferido da Sima Gestão. Para saber mais sobre esse software não deixe de conferir nossos outros posts sobre a Alfresco.
