A Gestão Eletrônica de Documentos é uma preocupação que cresce cada dia mais em empresas de todo o Brasil e do mundo. O motivo é a quantidade cada vez maior de documentos digitais (sejam eles digitalizados ou documentos que já nascem em ambiente virtual) com valor jurídico e que não podem ser perdidos nem descartados de qualquer maneira.
Considerando que uma das maiores motivações para empresas digitalizarem os seus acervos é justamente ganhar mais eficiência e organização, não faz sentido resolver a questão dos papéis físicos criando uma confusão de arquivos digitais. Para evitar que isso aconteça é que existem os softwares de Gestão Eletrônica de Documentos, mais conhecidos como GED.
Existem vários softwares dessa natureza no mercado, tanto que criamos um guia especial com 5 dicas para escolher o GED mais adequado as suas necessidades. É possível conferir esse guia clicando aqui. Nós, da Sima Gestão, trabalhamos com um software chamado Alfresco e hoje iremos mostrar porque ele é a nossa escolha quando se trata de gerenciar e organizar documentos digitais, mas antes segue uma breve recapitulação do que é GED.
O que é Gestão Eletrônica de Documentos
Gestão Eletrônica de Documentos são ferramentas de gestão que visam promover o controle, armazenamento, elaboração, compartilhamento e recuperação dos documentos de maneira menos burocrática. Normalmente a GED é feita por meio da criação de uma intranet podendo ser acessada apenas pelos funcionários autorizados através do uso de softwares que comportam, organizam e permitem o compartilhamento dos arquivos. Ou seja, a GED é uma tecnologia, uma metodologia para gerenciamento de documentos em ambiente digital.
O que é o Alfresco?
O Alfresco Content Services é um GED de código aberto cuja função principal é permitir a organização e gestão de documentos, arquivos, conteúdos web e documentos colaborativos. Por ser de código aberto, é altamente flexível e permite uma infinidade de alterações para se adequar as necessidades de cada negócio.
O Alfresco foi criado em 2005 e desde então cresce cada vez mais em popularidade devido a sua qualidade, diversidade de funções, facilidade de customização e interface amigável, o que facilita a adaptação das equipes após a implementação. Sua versatilidade é tão grande que é utilizada por organizações de diferentes setores como a Força Aérea Francesa, o Parlamento Belga, a companhia aérea KLM, a companhia de trens Eurostar e a Harvard Business Publishing, entre muitas outras.
Como começar a usar o Alfresco?
A implementação do Alfresco deve ser feita seguindo uma série de etapas para garantir o seu correto funcionamento e o aproveitamento de todas as suas funções. Essas etapas são:
- Identificação dos Documentos Eletrônicos
A primeira etapa da gestão eletrônica de documentos consiste na identificação dos documentos produzidos pela empresa. Neste caso, é realizado um estudo dos arquivos para descobrir qual é o nível de produtividade da empresa, o que permite criar sistemas adequados para o descarte seguro dos documentos. Também é realizada a classificação dos arquivos, separando-os por categorias como temas, setores que pertencem, níveis de importância e data de vencimento etc.
- Separação dos arquivos em pastas
Após a identificação e a classificação é feita a separação dos arquivos em pastas identificadas com nomes bem visíveis. As pastas que comportam os documentos eletrônicos são gerenciadas com aplicativos de segurança, o que garante que somente as pessoas que estão autorizadas possam acessá-las para evitar o vazamento de informações sigilosas.
- Instalação e ajuste da Alfresco para empresa
Na terceira etapa, o responsável pela operação da gestão eletrônica faz a instalação do software Alfresco e ajusta o seu código para programá-lo de acordo com as necessidades específicas da empresa. A partir daí podem ser criados sistemas de buscas para a localização rápida dos arquivos, de compartilhamento na internet e na intranet, de descartes dos documentos inutilizáveis, entre outras possibilidades.
- Indexação dos Documentos Eletrônicos
Por último, a gestão eletrônica de documentos com Alfresco prevê a criação e indexação dos arquivos em que são designados termos específicos para cada documento, permitindo que eles possam ser encontrados com a digitação de apenas uma palavra, agregando praticidade e agilidade.
Seguindo essas etapas, já será possível aproveitar todas as vantagens que o Alfresco tem a oferecer, como:
- Controle de versões do documento: é possível ver todas as alterações que foram feitas no documento e acessar versões mais antigas. Também é possível limitar quem pode alterar o documento e quem pode apenas visualizá-lo;
- Visualização do documento no navegador web sem a necessidade fazer o download do documento ou de algum outro programa para ler o arquivo;
- Ferramenta para definir os fluxos de trabalho (workflow);
- Integração com Google Drive e Microsoft Office. Essa integração permite acessar os documentos direto da nuvem e a edição dos documentos online;
- ECM híbrido com suporte;
- Tecnologia aberta, incluindo suporte para simplificar integrações. Mesmo após a implantação do Alfresco é possível fazer alterações no código para incluir novas funcionalidades, corrigir eventuais erros e descartar funções que venham a ficar obsoletas;
- Suporte móvel para iOS e Android;
- Gerenciamento robusto para agilizar fluxos de trabalho;
- Ferramenta de busca simples e avançada. A Alfresco conta com uma função OCR que permite ao software “ler” os textos dos documentos enviados, o que permite tanto uma melhor categorização dos documentos quanto uma pesquisa mais refinada.
Essas muitas funcionalidades junto com o licenciamento gratuito e o código aberto customizável é o que torna a Alfresco o software de Gestão Eletrônica de Documentos preferido da Sima Gestão. Para saber mais sobre esse software não deixe de conferir nossos outros posts sobre a Alfresco.
