Você sabia que 81% de todos os estabelecimentos de saúde do país vem utilizando algum sistema eletrônico para acessar os dados dos pacientes e clientes? Fato é que hospitais e clínicas de saúde armazenam muitos arquivos e documentos, de forma que a área de saúde é um dos segmentos que mais dependem de uma boa gestão documental. Esse fato levou a digitalização de prontuários médicos a ser uma das maiores necessidades do segmento no país, com muitos locais buscando cada vez mais a aplicação dessa tecnologia para a organização de arquivos e documentos.
Hoje você vai ver como a HC-COOP, através do serviço oferecido pela Sima Gestão, utilizou a digitalização de documentos como ferramenta para organizar seus prontuários e obteve resultados como acesso rápido às informações e, consequentemente, um melhor fluxo de trabalho diário.
Quer descobrir como a digitalização de documentos pode ser utilizada em instituições de saúde? Continue lendo para conhecer o case da HC-COOP
Imagine uma cooperativa médica que precisa organizar e preservar todos os prontuários de todos os pacientes atendidos. E se eu te disser que essa cooperativa conta com 29 funcionários, 23 convênios, 1.400 cooperados e uma média de 5.000 pacientes atendidos por mês e que todos os documentos são guardados de forma não digital em um espaço físico? Parece um desafio impossível, não é? Pois essa era a realidade da HC-COOP (Cooperativa de Trabalho dos Médicos do Hospital das Clínicas da UFMG).
Diante desse cenário insustentável a longo prazo, visto que o número de prontuários aumenta diariamente, a HC-COOP iniciou uma busca por uma estratégia de organização e preservação de Prontuários de Pacientes (PP) ativos e inativos e chamou a Sima Gestão para ajudá-los nesse processo que compartilhamos agora com você.
A HC-COOP
A HC-COOP é uma cooperativa especializada em repassar honorários médicos, organizar pagamentos e oferecer auxílio jurídico e contábil aos cooperados.
Inicialmente fundada para ser uma interface entre Hospital das Clínicas e os médicos que nele trabalhavam, teve seu número de convênios expandido após ter fechado contrato com várias operadoras, inaugurado a Clínica de Especialidades Médicas HC-COOP e posteriormente fundado sua sede própria.
Depois de 20 anos de funcionamento, com um crescimento considerável no número de cooperados e pacientes atendidos, a HC-COOP chegou a armazenar cerca de 200 mil prontuários em uma área de 30m2!
Essa questão era problemática por vários motivos, mas os principais eram:
1) esse espaço poderia ser usado para o atendimento aos pacientes, gerando mais receita para a HC-COOP, mas como depósito ele estava fazendo justamente o contrário, gerando apenas custos com a preservação dos documentos e a manutenção do espaço.
2) a quantidade imensa de documentos tornava a organização muito difícil, de forma que quando era preciso consultar algum prontuário antigo, o tempo necessário para localizá-lo era muito grande.
E o problema não parava de crescer, visto que os prontuários apresentavam um crescimento exponencial em seu volume e quantidade, o que obrigava a HC-COOP a expandir permanentemente sua área de armazenamento.
Buscando então alternativas para diminuir o número de prontuários físicos, a HC-COOP contratou a Sima Gestão em abril de 2018 para desenvolver o projeto de digitalização de prontuários.
Mas antes de contar como foi a digitalização de prontuários na HC-COOP, vamos conferir algumas características específicas da digitalização de documentos na área da saúde.
Digitalização de prontuários médicos: o que diz a lei?
A digitalização e organização de documentos e arquivos de natureza hospitalar é regulamentada pela Lei 13.787/2018. A legislação permite a destruição dos arquivos físicos já digitalizados, mas mantém o tempo de guarda de 20 anos, de forma que os arquivos digitais precisam ser preservados por todo este período e precisam cumprir alguns requisitos para ter validade legal.
Dentre o disposto na lei, podemos destacar que a digitalização deve ser feita de forma a garantir que:
- a integridade, a confidencialidade e a autenticidade dos dados sejam dispostas adequadamente através da digitalização.
- todos os dados digitalizados estejam condizentes com documento original.
- durante o processo de digitalização se utilizará o certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil, que é a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras, ou ainda dentro de algum outro padrão legalmente aceito.
- antes da destruição dos documentos originais, será feita uma análise obrigatória de uma comissão de revisão.
- a comissão contratada deverá constatar e validar a integridade dos documentos originais, avaliando a necessidade de eliminação definitiva.
- os documentos com valor histórico devem ser analisados e identificados para preservação, de acordo com a Legislação Arquivística.
Embora a lei seja posterior ao início da digitalização dos prontuários na HC-COOP, a Sima Gestão já conta com um padrão de boas práticas na digitalização e organização de arquivos e documentos que muito se assemelha ao exigido pela legislação, de forma que foram necessárias poucas adaptações ao projeto após a aprovação da Lei 13.787/2018.
Agora vamos voltar ao case da HC-COOP e ver como foi a digitalização dos prontuários.
Como foi o processo de digitalização de prontuários na HC-COOP?
Primeiramente, foi preciso retirar os documentos da HC-COOP e levá-los para a Sima Gestão. Esse processo é feito por uma equipe especializada, pois os documentos precisam ser embalados e armazenados de forma a não se perderem nem sofrerem danos durante o transporte.
A seguir, vamos descrever as 5 fases do processo de digitalização de prontuários médicos:
1 – Preparação
Neste momento, os documentos são preparados para a digitalização. É feita a remoção de grampos, clipes, fitas adesivas e outros objetos que estejam junto aos prontuários.
Também é preciso desamassar os papéis, restaurar páginas rasgadas, tratar documentos ilegíveis e demais procedimentos necessários para garantir a qualidade da digitalização e preservar o documento original ao passá-lo pelo scanner.
2 – Digitalização
Esta é a hora de passar os documentos no scanner e convertê-los para os formatos desejados, como PDF e OCR.
3 – Conferência
Após a digitalização pelo scanner, é feita uma auditoria da qualidade da digitalização. Verificamos se todos os documentos estão legíveis e dentro dos padrões de qualidade esperados.
4 – Indexação
Como esse documento será nomeado? A resposta para esta pergunta depende do tipo de documento e das necessidades de cada negócio. Os documentos podem ser nomeados por nome, número etc. No caso da HC-COOP, por se tratar de prontuários médicos, optou-se por nomeá-los por número e nome de paciente.
5 – Entrega dos documentos
Esse é o momento de disponibilizar os documentos, o que pode ser feito via HD Externo ou através da Nuvem, conforme as necessidades de cada cliente. A HC-COOP optou pelo acesso em nuvem através do nosso sistema de Gestão Eletrônica de Documentos Alfresco, que possibilita o acesso aos documentos em diferentes localidades, a qualquer hora do dia, com rapidez e facilidade.
Quais os resultados da digitalização de documentos hospitalares?
Depois de todo esse processo, a digitalização dos prontuários gerou uma série de vantagens à HC-COOP, tais como:
- diminuição de custos com papel;
- maior facilidade nas tomadas de decisão;
- acesso simultâneo em localidades diferentes;
- restrições e controle de acesso;
- diminuição do volume de papel e descarte de armazenagem física;
- indexação documental;
- melhora no atendimento ao cliente;
- respostas rápidas e precisas;
- sustentabilidade ambiental;
- localização segura da documentação e gestão facilitada;
- proteção contra sinistros e acidentes, como arquivos incendiados, entre outros.
Se você se identificou com a HC-COOP, se sente que o espaço físico do hospital está superlotado de papel e também quer melhorar o desempenho hospitalar da sua instituição, é hora de receber ajuda da digitalização documental!
Por que a Sima gestão?
A Sima Gestão conta com mais de 15 anos de experiência com clínicas médicas no segmento de Gestão Eletrônica de Documentos e mais de 18 milhões de imagens processadas e digitalizadas.
Nós podemos te ajudar no desenvolvimento de um projeto de digitalização de documentos e prontuários importantes, através de:
- projetos customizados de acordo com as necessidades;
- execução do projeto e dos serviços de digitalização in company ou em nossa própria empresa;
- facilidade no pagamento;
- hospedagem dos dados na nuvem ou no servidor hospitalar;
- pessoal experiente para processamento dos dados e digitalização.
Quer saber como podemos ajudar sua empresa a alcançar resultados com essa tecnologia? Entre em contato e agende uma avaliação.
