Transformar os arquivos e documentos físicos, em arquivos digitais gera muitos benefícios para a organização, como, por exemplo, o cumprimento de exigências fiscais e tributárias. E as vantagens vão muito além do que simplesmente cumprir as leis. Você terá maior controle sobre os documentos, uma grande economia de espaço, aumento da produtividade, melhor organização, dentre outras diversas vantagens.
Mas para isso você precisa entender a diferença entre escanear ou digitalizar esses documentos:
Nos dois modelos os acervos documentais físicos podem ser eliminados ou reduzidos de forma expressiva por serem armazenados no meio digital: na nuvem. Porém a digitalização e o escaneamento não são a mesma coisa.
O escaneamento – realizado por scanners ou apps de escaneamento convertem o que está no papel numa uma versão digital, como se fosse uma imagem. Este documento pode ser armazenado no computador ou online – na nuvem por exemplo, e pode te ajudar em vários aspectos como economia espaço físico e organização, mas não passa de uma simples cópia de algo que já existe. Por ser formato imagem, não pode ser encontrado através de uma busca por palavras-chave, por exemplo, o que pode dificultar um pouco a agilidade o seu acesso ou até mesmo em sua localização.
Já a digitalização de documentos é um processo mais eficiente pois transforma arquivos físicos em eletrônicos através de codificação binária por meio de uma conversão completa que inclui a indexação de metadados integrado à um processo gerencial, oferecendo aos usuários diversas opções de acesso e visualização, podendo ser encontrado em buscas, atendendo a diversas formas de armazenamento e gestão.
Como funciona a digitalização de documentos e o armazenamento digital:
Por isso entendemos que a melhor opção para organizações e instituições de fato é a digitalização de documentos e não o escaneamento. Mas fique atento! A digitalização deve ser feita por uma empresa confiável, que consiga recuperar e converter os documentos do formato físico para o digital sem que as informações sejam perdidas.
A SIMA é a melhor opção para quem busca confiança e credibilidade para digitalizar os documentos, oferecendo um serviço de qualidade e otimização nas funções gerenciais e operacionais. E se você quer mais agilidade no acesso aos documentos, aumentar e otimizar seu espaço físico e aumentar a produtividade da sua equipe, solicite hoje mesmo o contato de um dos nossos consultores!
