Independente do tamanho da sua empresa, a organização de documentos é uma peça fundamental para a produtividade e fluidez em todos os processos.
Quer entender mais sobre isso?
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1 – VOCÊ PODERÁ IDENTIFICAR GASTOS DESNECESSÁRIOS
Com tudo bagunçado, é muito complicado saber onde há erro.
Com os documentos sendo gerados diariamente por vários setores: faturas, notas, recibos, prontuários, processos, e sem uma metodologia de organização e um sistema de recuperação da informação seus colaboradores não encontrarão fácil os documentos quando necessário perdendo o foco nas tarefas produtivas.
2 – VOCÊ TEM ACESSO A CLASSIFICAÇÕES PERSONALIZADAS E FLEXÍVEIS
Obviamente, classificar seus documentos deve seguir à risca os processos da sua empresa.
Isso significa que o que funciona para o empresário X não necessariamente vai funcionar para você – empresas diferentes, processos diferentes, classificações diferentes.
A necessidade depende de cada empresa, e pode variar conforme o tempo.
3 – VOCÊ TERÁ MAIS TEMPO PARA FOCAR NAS ATIVIDADES DA SUA EMPRESA E NO CRESCIMENTO DELA
Passar horas tentando encontrar um documento importante compromete (e muito) a produtividade.
Principalmente nos tempos atuais – onde cada minuto conta.
É necessário, então, usar o tempo com sabedoria (e ter tudo organizado se resume a isso).
E NÃO É SÓ ISSO!
Para muitas empresas, a organização física de documentos pode ser um pouco complexa. Empresas maiores, por exemplo, recebem e emitem diversos documentos, declarações e comprovantes todos os dias.
Já empresas menores ou que estão no início, muitas vezes, não dispõem do espaço físico necessário para guardar toda a papelada.
Nestes casos, a melhor saída é optar pela organização digital deles.
Validade jurídica, menor risco de fraudes, mobilidade para acessá-los de qualquer lugar, redução de custos com papéis, contribuição com o meio ambiente etc.
As vantagens são incontáveis!
Esperamos ter ajudado.
Até a próxima!
