Chegou à conclusão de que está na hora de investir na digitalização de documentos na sua empresa?
Ótimo!
Mas, e agora? O que fazer? Por onde começar?
Separamos algumas dicas para você seguir nesse momento.
DICA 1 – COMECE PEQUENO
Para facilitar a organização e, inclusive, a adaptação, o ideal é verificar qual a parte da sua empresa mais afetada pelo acúmulo de documentos e, a partir dessa análise, começar a digitalização.
Priorize documentos que não podem ser perdidos de forma alguma e que, além disso, possuem uma frequência de uso maior.
DICA 2 – ALINHE TUDO COM SUA EQUIPE
Lembre-se de que sua equipe é quem mais tem conhecimento sobre as informações de uso de documentos, processos e o que realmente necessita de melhoria urgente.
Logo, o ideal é mapear com seus colaboradores essas informações.
DICA 3 – IDENTIFIQUE O PROBLEMA
Parece a mesma coisa dita na última dica, mas, não é.
A digitalização de documentos ajudará sua empresa a resolver vários problemas – desde a falta de organização dos papéis até a produtividade.
Dessa forma, é super importe que você analise com carinho quais as maiores dores que a sua empresa possui, atualmente, com documentos físicos.
Alguns exemplos são:
- Processos entediantes de conferência de documentos que sugam a produtividade e a motivação da sua equipe;
- O espaço de armazenamento nunca é suficiente. Você está constantemente precisando de novas pastas, arquivos, armários…
- Os documentos são difíceis de localizar, fazendo com que sua equipe perca um tempo valioso procurando uma simples declaração.
- Documentos importantes se perdem!
DICA 4 – DEFINA O TAMANHO IDEAL
Essa é uma dica que depende da quantidade de documentos a serem digitalizados.
Caso você não consiga identificar sozinho o quanto o espaço exatamente é necessário, consulte uma empresa especializada em digitalização de documentos para te orientar durante esse processo.
DICA 5 – NÃO SE APEGUE!
Analise quais documentos você REALMENTE precisa.
Sabe aquela nota fiscal de 2008? Você REALMENTE precisa dela?
Digitalizar é uma oportunidade de conferir o que é necessário manter na sua empresa e o que deve ser descartado.
Dessa forma, a digitalização é uma estratégia eficaz para não acumular papéis totalmente desnecessários.
E AGORA?
Seguindo todos esses passos desde o começo, o processo de digitalização dos documentos da sua empresa será muito mais eficiente e trará os benefícios que você de fato procura.
Além disso, ele também permitirá que você encontre a solução do tamanho exato do seu problema, evitando gastos desnecessários no presente e no futuro, ao te garantir uma quantidade armazenamento compatível com as suas necessidades e mudando a cultura da sua empresa para um mindset voltado para o digital.
