Na última semana, publicamos a Parte 1 do nosso especial sobre a ISO 9001 que você pode conferir aqui. Nele tratamos dos aspectos mais importantes da norma para a gestão de documentos. Hoje, na parte 2, iremos ver como usar o Alfresco como um aliado da gestão de qualidade em empresas. Mas por que vamos falar especificamente deste software? Continue lendo para saber.
Por que o Alfresco?
Aqui na Sima nós consideramos o Alfresco simplesmente o melhor software de gestão de documentos no mercado.
O Alfresco Content Services é um GED de código aberto cuja função principal é permitir a organização e gestão de documentos, arquivos, conteúdos web e documentos colaborativos. Por ser de código aberto, é altamente flexível e permite uma infinidade de alterações para se adequar as necessidades de cada negócio.
O Alfresco foi criado em 2005 e desde então cresce cada vez mais em popularidade devido a sua qualidade, diversidade de funções, facilidade de customização e interface amigável, o que facilita a adaptação das equipes após a implementação. Sua versatilidade é tão grande que é utilizada por organizações de diferentes setores como a Força Aérea Francesa, o Parlamento Belga, a companhia aérea KLM, a companhia de trens Eurostar e a Harvard Business Publishing, entre muitas outras.
É justamente a sua flexibilidade e facilidade de customização que o tornou o nosso preferido.
Agora que já explicamos por que focamos no Alfresco, vamos ver como usá-lo de acordo com as normas da ISO 9001.
Como utilizar o Alfresco na gestão de qualidade?
A ISO divide a sua norma sobre a gestão de documentos em três pilares: preservação, criação/atualização e controle da informação.
O primeiro pilar, a preservação, trata diretamente de como conservar os documentos. A digitalização é uma ótima forma de guardar documentos por longos períodos de tempo com segurança.
Após a digitalização, é preciso organizar estes documentos para que não se percam e é neste momento em que é preciso escolher um software de gestão de documentos.
O Alfresco permite não só gerir os documentos, como colocar avisos a respeito dos prazos de guarda legal e quando um documento pode ser descartado. Isto está totalmente de acordo com o primeiro pilar da ISO, que incentiva o uso racional da informação documental, de que forma que seja mantido apenas o que é realmente necessário.
Já o segundo ponto trata da criação e atualização de documentos. As normas são bem claras e exigem que cada documento esteja corretamente identificado da maneira mais adequada, seja por nome, data, autor ou qualquer outro tipo de identificação que torne fácil a localização deste documento, como avaliamos na primeira parte deste especial.
O Alfresco tem ferramentas que permitem uma indexação simples e intuitiva dos documentos, de forma que sejam facilmente localizados e registrados, em caso de atualização de informações ou caso exista mais de uma versão do mesmo documento.
Isto é possível graças a uma ferramenta de busca simples e avançada. O Alfresco conta com uma função OCR que permite ao software “ler” os textos dos documentos enviados, o que permite tanto uma melhor categorização dos documentos quanto uma pesquisa mais refinada.
Outro ponto importante deste tópico é referente ao acesso: “se algum documento será utilizado por pessoas sem acesso ao computador, não faz sentido mantê-lo apenas no formato digital, por exemplo. Por outro lado, se todas as pessoas da organização trabalham de forma digital, não há por que manter um documento em papel físico”.
Pois o Alfresco traz ferramentas como:
- Integração com Google Drive e Microsoft Office. Essa integração permite acessar os documentos direto da nuvem e a edição dos documentos online;
- Suporte móvel para iOS e Android;
Todas essas facilidades permitem o acesso na hora e local desejado.
Por fim, o último tópico trata da segurança da informação. Quem pode apenas visualizar um documento e quem também pode editar? Esta é uma questão crucial para a segurança de dados sensíveis dentro de uma organização.
O Alfresco traz a opção de criar níveis de acesso, onde é possível definir previamente quem tem autorização para alterar qual documento, Além disso, ele também tem a opção de controle de alterações.
Através dela, é possível ver todas as alterações que foram feitas no documento e acessar versões mais antigas.
Em um estudo realizado pela International Data Corporation, 51% das pessoas entrevistadas relataram documentos mal arquivados ou perdidos, e 43% revelaram usar vários locais diferentes para acessar e compartilhar as informações. Estes hábitos são muito danosos não só à produtividade – pois perde-se muito tempo procurando informações, mas também para a gestão da qualidade.
A falta de uma metodologia para a geração, armazenamento e controle da informação é algo que coloca em risco todo o sistema de gestão da qualidade de uma organização, posto que todos os setores, independentemente do setor de atuação, precisam lidar com informação documentada, ter um modelo bem definido de como organizar e acessar todos estes dados é importante para o bom andamento de todos os processos da empresa.
Esta foi a última parte desse guia sobre a ISO 9001:2015 e a importância da gestão de documentos para os sistemas de gestão de qualidade. Gostou? Pois não deixe de compartilhar este material em suas redes sociais para que mais pessoas conheçam a ligação entre estas duas áreas.
