Ao implantar um novo sistema, sempre esperamos que o software consiga resolver os nossos problemas. No entanto, por mais que você pesquise qual é o software perfeito para você, cada empresa é única e precisa de algumas soluções específicas. Dentro da Gestão Eletrônica de Documentos (GED) existem diversos softwares no mercado, aqui na SIMA Gestão nós consideramos o Alfresco como o melhor para qualquer negócio e você pode ler tudo sobre ele aqui.
Um dos motivos pelo qual recomendamos o Alfresco é justamente pela sua capacidade de adaptação. Além da possibilidade customizá-lo durante a implantação, também é possível realizar pequenas mudanças e modificações ao longo do tempo, conforme novas soluções em GED vão se tornando necessárias.
Essas atualizações podem ser feitas através das extensões, plugins e aplicativos. Hoje vamos falar um pouquinho mais sobre como funcionam as extensões.
O que são extensões?
Extensões são bits de código que permitem criar novas funcionalidades dentro de um software. Estas mudanças podem ser na aparência do programa, em seu conteúdo ou na forma como ele interage com outras páginas e programas.
Um exemplo conhecido são as extensões do navegador Google Chrome, que conta com mais de 60 mil delas!
Entre as mais conhecidas estão as que integram sites ao Google Drive, colocam avisos sobre a previsão do tempo, permitem projetar o que está no computador em uma TV sem o uso de cabos e a que deixa o Google Tradutor rodando em segundo plano, tornando mais fácil traduzir sites estrangeiros.
Embora as extensões do Google Chrome sejam as mais famosas, elas não são as únicas. Na verdade, uma grande variedades de softwares oferecem este tipo de facilidade.
Como elas funcionam?
As extensões fazem pequenas modificações no funcionamento do software no qual foram instaladas. A sua forma exata de funcionamento vai variar de acordo com cada uma, mas no geral, se forem bem escritas, não causam lentidões nem atrapalham o funcionamento do programa.
No entanto, tome cuidado ao fazer o download. Escolha extensões em lojas confiáveis, de preferência as recomendadas pelo software na qual serão instaladas.
Pessoas mal intencionadas podem criar estes pequenos programas apenas com o objetivo de roubar dados, invadir máquinas ou instalar arquivos maliciosos, os famosos vírus.
Para usar extensões de forma segura, busque saber quem as desenvolveu; onde estão hospedadas e quais informações elas precisam para rodar. Se há pedidos de uso de informações sensíveis e importantes, fique atento e procure se informar sobre o porquê dessas informações serem necessárias.
O Alfresco conta com uma plataforma interna de compartilhamento de extensões que podem ser usadas de maneira segura pelos usuários e lá é o lugar mais seguro para encontrá-las.
Por que as extensões são úteis?
O grande diferencial é que elas são relativamente simples de implementar e podem resolver pequenos problemas de maneira eficiente.
Elas permitem personalizar o software da maneira que você desejar e deixá-lo exatamente da forma como você precisa.
É justamente esta capacidade de customização que torna o Alfresco uma das melhores opções no mercado de Gestão Eletrônica de Documentos na atualidade: por ser fácil de alterar, ele sempre consegue acompanhar mudanças na legislação; o desenvolvimento de novas tecnologias; o crescimento e expansão do seu negócio; mudanças na estratégia de gestão e muito mais.
Basta criar uma nova extensão ou alterar uma pequena configuração e, pronto, problema resolvido.
Qualquer usuário do Alfresco consegue criar uma extensão?
Sim, porém, é preciso ter alguns conhecimentos mais profundos de programação de software para isso. Abaixo, explicamos por quê.
De fato, não é preciso ter nenhum tipo de permissão para desenvolver códigos de extensão no Alfresco. No entanto, ao contrário do Google Chrome, por exemplo, onde basta clicar em download para instalar uma nova extensão, no caso do Alfresco é preciso ter conhecimentos em programação mais avançados para fazer uso destas ferramentas.
Isto acontece porque o Alfresco é um software mais complexo e que lida com informações que podem ser delicadas. Além disso, como cada empresa é única, é mais interessante permitir que elas desenhem as próprias soluções.
Como informamos anteriormente, existe uma biblioteca de códigos que podem ser usados na íntegra ou em parte para desenvolver novas funcionalidades, no entanto, é importante ter alguém especializado na área para manipular estes dados e implantá-los de maneira correta.
Ou seja, sim, qualquer usuário do Alfresco tem a opção de desenvolver novas extensões, mas é preciso ter um conhecimento prévio de programação para isso.
O Alfresco já tem soluções pré-prontas?
Sim! Ele tem mais de 150 opções de customização pré-prontas que você usar, ou até mesmo aprimorar, de acordo com o que você precisa.
Estas opções incluem soluções em login, listas de documentos, gerenciamento de versão, barra de busca, metadados de conteúdo, e muito mais.
Como instalar o Alfresco na sua empresa?
O Alfresco em sua versão gratuita, a Alfresco Community, pode ser baixado no site do próprio software.
Sugerimos fortemente que o download e instalação seja feito por alguém da área de TI que tenha experiência no uso de programas de código aberto, para que todo o processo seja feito corretamente, com as personalizações necessárias, evitando assim erros e problemas no funcionamento do software no futuro.
Uma vez corretamente instalado, ele é bem fácil de ser usado pelos usuários finais, de forma que um treinamento simples é suficiente.
Também é possível contratar uma empresa especializada para esta função.
A SIMA Gestão, além de fazer todo o processo de digitalização dos documentos e organização dos documentos, também faz a implantação do Alfresco, identifica as customizações necessárias, desenvolve as melhores aplicações e extensões para o seu negócio e dá todo o treinamento e suporte necessário para que a sua equipe consiga usar todo o potencial que o Alfresco tem a oferecer!
Para saber mais este software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, clique aqui. E para conhecer melhor as nossas soluções em GED, entre em contato conosco!
Gostou deste conteúdo? Compartilha nas suas redes sociais! Em caso de dúvidas, deixe um comentário e iremos respondê-lo assim que possível.
