A digitalização de documentos no Brasil ganhou novas regras e especificações técnicas com o decreto 10.278. Com o objetivo de tornar o processo menos burocrático e dar maior validade aos documentos digitais, a nova lei traz os requisitos mínimos de qualidade de digitalização e estabelece quais documentos podem ser descartados.
O decreto trata especificamente de documentos físicos que serão digitalizados, documentos nato-digitais não fazem parte do escopo da nova lei pois já tem as suas próprias regras e regulamentações. Outro adendo importante é que o decreto 10.280 trata apenas das questões técnicas referentes a digitalização, questões referentes à privacidade, tratamento de dados e segurança da informação são regulamentadas pela LGPD.
Agora que já fizemos todos os esclarecimentos necessários, vamos ver o que muda com a nova lei.
Quais os requisitos mínimos para digitalização?
Como o objetivo é desburocratizar o ambiente corporativo brasileiro, o decreto é bem sucinto. Ele traz uma divisão entre documentos digitalizados, que são os papéis em si, e metadados, que são as informações que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos.
Esta divisão é importante pois existem requisitos mínimos para a qualidade da digitalização e para os metadados que devem estar disponíveis no arquivo.
Abaixo, a tabela com os padrões exigidos para a digitalização:
Para conferir as especificações completas tanto para a digitalização quanto para os metadados, acesse o Anexo I aqui.
Pode parecer complicado a princípio, mas seguir estes padrões, especialmente os referentes aos metadados, tornarão a gestão destes documentos muito mais simples no futuro. Seguir estes padrões também é uma forma de garantir a qualidade e legibilidade das informações, afinal, de nada adianta digitalizar um documento e não conseguir entender o que está escrito.
Regras gerais de digitalização de acordo com o decreto 10.278
Além dos requisitos técnicos que garantem a qualidade do arquivo digitalizado, também é preciso estar atento a algumas regras gerais.
Conforme o artigo 4º, os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:
I – a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II – a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III – o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV – a confidencialidade, quando aplicável; e
V – a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Como podemos observar, há uma preocupação em garantir a qualidade, confiabilidade, segurança e privacidade dos dados contidos nos documentos, porém, a lei não define como fazer com os que documentos tenham todas estas características.
A questão da qualidade é definida no Anexo I e as regras de privacidade devem seguir o disposto na LGPD, no entanto, os tópicos relacionados a segurança da informação e interoperabilidade entre sistemas ficam em aberto para que cada empresa adote o sistema mais adequado para as suas necessidades.
Isto não significa dizer, de maneira alguma, que estes temas são menos importantes, pelo contrário, apenas quer dizer que o Governo entende que a tecnologia muda constantemente e seria anacrônico tentar definir os tipos de softwares a serem empregados.
Os documentos digitalizados terão o mesmo valor legal dos físicos?
Aqui vem a boa notícia: sim, documentos digitalizados terão a mesma validade jurídica que os documentos físicos e agora o decreto 10.278 torna isto oficial para todos os documentos digitalizados.
Para isso, basta que ele tenha uma assinatura digital com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados.
Além da assinatura, é preciso que o documento siga os padrões técnicos definidos no Anexo I.
Os documentos digitalizados podem ser descartados?
Sim! Com exceção dos documentos com valor histórico, todos os documentos físicos poderão ser descartados. Importante lembrar que, em caso de documentos oficiais, é preciso seguir as regras do tópico anterior para que o arquivo digital tenha validade legal.
Mesmo documentos que precisam ser mantidos por um tempo mínimo de guarda legal podem ser descartados contanto que sejam digitalizados de maneira correta. Após o período de guarda legal, é permitido o descarte do arquivo digital também. Ou seja, não é preciso manter um documento para sempre só por que ele foi digitalizado, as regras das tabelas de temporalidade continuam em vigor.
É possível terceirizar a digitalização?
A lei define que os responsáveis pela digitalização podem ser tanto o titular ou dono do documento físico quanto terceiros, de forma que é possível contratar uma empresa especializada para fazer esta atividade.
No entanto, caso os documentos não estejam de acordo com os requisitos mínimos, a responsabilidade será de quem possui os documentos, de forma que é preciso ter cuidado para escolher uma empresa que é realmente expert na digitalização de arquivos e irá fazer todo o processo com responsabilidade e profissionalismo.
Como podemos observar, o decreto 10.278 de digitalização de documentos é bem sucinta e torna todo o processo menos burocrático e mais transparente. A partir de agora é possível migrar para uma cultura de digitalização total de documentos e aproveitar todas as vantagens que esta prática traz, como o aumento da eficiência nos departamentos de Recursos Humanos, a redução de custos e o aumento da produtividade das suas equipes.
Para saber mais sobre como digitalizar seus documentos de maneira eficaz, não deixe de conferir os outros posts em nosso blog e para uma assessoria especializada, entre em contato conosco.
