No mundo corporativo atual, a guarda de documentos e a organização de arquivos desempenham um papel fundamental na eficiência operacional e na conformidade legal das empresas, isso se dá devido ao rápido crescimento do volume de documentos e informações geradas diariamente nas empresas e instituições.
Ao optar por contratar uma empresa especializada nesse segmento, é possível obter uma série de benefícios significativos. Neste artigo, destacaremos cinco motivos pelos quais é importante considerar a contratação de uma empresa especializada na guarda de documentos e organização de arquivos. Vamos lá:
- Segurança e proteção dos documentos: Uma empresa especializada em guarda de documentos possui recursos e protocolos avançados para garantir a segurança e a proteção dos seus arquivos. Eles utilizam medidas como armazenamento em ambiente controlado, vigilância 24 horas, sistemas de segurança robustos e controle de acesso restrito. Isso reduz o risco de perdas, extravios, danos ou acesso não autorizado aos seus documentos mais importantes.
- Otimização do espaço e redução de custos: Arquivos físicos ocupam um espaço valioso nas instalações da empresa. Ao contratar uma empresa de guarda de documentos, você pode liberar esse espaço e utilizá-lo para atividades mais produtivas. Além disso, a terceirização desse serviço pode ser mais econômica a longo prazo, evitando gastos com infraestrutura, equipamentos de armazenamento e pessoal dedicado à organização e manutenção dos arquivos.
- Acesso rápido e fácil aos documentos: Uma empresa especializada em organização de arquivos possui sistemas e tecnologias que permitem o acesso rápido e fácil aos documentos quando você precisa deles. Eles podem implementar soluções de digitalização, indexação e armazenamento eletrônico, permitindo que você encontre informações importantes em questão de segundos. Isso aumenta a produtividade e agiliza os processos internos da empresa.
- Conformidade legal e regulatória: A legislação e as regulamentações relacionadas à guarda e retenção de documentos podem ser complexas e variam de acordo com o setor e o país. Ao contratar uma empresa especializada, você terá a garantia de que seus documentos serão gerenciados de acordo com as normas legais aplicáveis. Isso evita problemas futuros relacionados à conformidade, auditorias e litígios.
- Preservação e recuperação de documentos: Ao longo do tempo, documentos físicos podem se deteriorar devido a condições ambientais, desgaste ou má manipulação. Uma empresa de guarda de documentos implementa medidas para preservar a integridade dos seus arquivos, como controle de temperatura e umidade, manuseio adequado e técnicas de conservação. Além disso, eles possuem sistemas de backup e recuperação de dados, garantindo a proteção contra perdas acidentais ou desastres.
Assim, ao contratar uma empresa de guarda de documentos e organização de arquivos, sua empresa contará com diversos benefícios, incluindo segurança, otimização do espaço, acesso facilitado aos documentos, conformidade legal e preservação dos seus arquivos. Esses motivos demonstram a importância de contar com especialistas para garantir uma gestão eficaz dos documentos e promover uma organização eficiente.
Nós da Sima Gestão atendemos diversos seguimentos onde atuamos com a Guarda documental e organização de arquivos. Dentre nossos casos de sucesso, podemos destacar clientes de postos de gasolina, escolas e até concessionárias de carros. Em cada um dos casos, analisamos primeiro a demanda específica de cada empresa e seu segmento, atendendo os padrões necessários e protocolos específicos de cada deles de forma minuciosa. Por sermos especialistas oferecemos a esses clientes uma equipe altamente qualificada, infraestrutura de armazenagem com total segurança, gerenciamento do acervo documental e integração com ferramentas digitais de duas formas:
- Guarda Simples onde, fornecemos caixas, etiquetas de identificação e lacres para que eles organizassem o material e nos enviassem de volta para guardarmos. E quando precisam de algum documento, solicitam o envio.
- Guarda Gerenciada onde, tudo fica por nossa conta! Foi possível escolherem se queriam a guarda gerenciada com digitalização, sem ou em modelo híbrido. Eles podem acompanhar desde o recebimento até o armazenamento do documento pelo sistema implementado.
Esperamos ter ajudado! Se ainda tem alguma dúvida sobre a vantagem de implementar a guarda de documentos e a organização de arquivos, com uma empresa especializada, entre em contato hoje mesmo com nossa equipe. Estamos preparados para lhe oferecer as melhores soluções de maneira personalizada para que você foque no que é realmente necessário e consiga acessar suas informações de maneira eficiente e com a máxima agilidade para uma melhor tomada de decisões!
