O trabalho remoto tem se tornado cada vez mais comum nas empresas atualmente. Com equipes espalhadas geograficamente, é essencial garantir que os documentos e informações sensíveis estejam adequadamente protegidos e acessíveis apenas às pessoas autorizadas.
Aqui na SIMA temos vários cases de sucesso onde, nossos clientes precisam de uma implementação estratégica e eficiente. Podemos citar como exemplo empresas de engenharia que, com grande incidência, possuem obras espalhadas por todo território nacional e colaboradores que tralham de forma remota necessitando constantemente de acesso aos contratos, plantas, projetos dentre outros diversos documentos sensíveis e até mesmo sigilosos.
Por isso separamos algumas dicas e melhores práticas sobre como administrar o acesso aos documentos no trabalho remoto.
Utilize uma plataforma de armazenamento em nuvem segura:
Uma plataforma de armazenamento em nuvem confiável e segura é fundamental para garantir que seus documentos estejam protegidos contra acesso não autorizado. Opte por provedores que ofereçam criptografia de ponta a ponta, autenticação de dois fatores e controles de acesso granulares.
Estabeleça uma estrutura de diretórios organizada:
Organize seus documentos em uma estrutura lógica e clara. Isso facilita a localização e o acesso aos arquivos corretos. Utilize pastas com permissões de acesso específicas para separar documentos confidenciais dos públicos, permitindo que apenas as pessoas adequadas tenham acesso aos arquivos sensíveis.
Implemente controles de acesso baseados em função:
Atribua níveis de acesso aos documentos com base nas funções e responsabilidades de cada colaborador. Crie grupos ou equipes com permissões específicas para facilitar a atribuição de acesso a conjuntos de documentos relevantes. Dessa forma, cada membro da equipe terá acesso apenas aos documentos necessários para realizar suas tarefas.
Adote uma política de senhas forte:
Uma política de senhas forte é fundamental para proteger os documentos contra acesso não autorizado. Incentive o uso de senhas únicas, complexas e de longa extensão. É recomendável o uso de gerenciadores de senhas para garantir que as senhas sejam armazenadas de forma segura e sejam alteradas periodicamente.
Implemente auditorias e registros de atividades:
Mantenha um registro das atividades realizadas nos documentos, como alterações, compartilhamentos e downloads. Essas auditorias fornecem visibilidade sobre quem acessou ou modificou um documento, permitindo a identificação rápida de qualquer atividade suspeita.
Eduque sua equipe sobre segurança de dados:
A conscientização e o treinamento da equipe são essenciais para garantir a segurança dos documentos no trabalho remoto. Realize sessões de treinamento regulares para educar seus colaboradores sobre boas práticas de segurança, como evitar o compartilhamento não autorizado de informações e a utilização de redes Wi-Fi públicas inseguras.
Monitore e atualize regularmente as permissões de acesso:
A medida que as equipes mudam e as funções dos colaboradores são atualizadas, é importante revisar e atualizar regularmente as permissões de acesso aos documentos. Remova as permissões desnecessárias e garanta que apenas as pessoas adequadas tenham acesso aos documentos relevantes.
A implementação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) pode ser extremamente útil na administração do acesso aos documentos no trabalho remoto, pois permite armazenar, organizar e controlar de forma centralizada todos os documentos da empresa, facilitando o gerenciamento dos acessos.
Com um sistema GED, é possível definir permissões de acesso granulares para cada usuário, restringindo o acesso a determinados documentos ou pastas com base em suas funções e responsabilidades.
Isso proporciona um controle mais preciso sobre quem pode visualizar, editar ou compartilhar os documentos. Esse sistema registra e rastreia todas as atividades relacionadas aos documentos, fornecendo um histórico detalhado de alterações, visualizações e compartilhamentos, o que é essencial para a segurança e auditoria dos documentos no ambiente de trabalho remoto.
Com a ajuda da SIMA e das soluções que oferecemos, sua empresa pode garantir que seus documentos estejam protegidos e acessíveis apenas às pessoas autorizadas, mantendo a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade dos dados.
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