No último post em nossas redes sociais falamos sobre a lei que determina que todos os cartórios brasileiros estejam operando através do SERP – Sistema Eletrônico de Registros Públicos desde junho de 2022. Não viu? Então terminando essa leitura confere lá algumas informações complementares à esse texto!
Com a constante evolução tecnológica, a digitalização de documentos tem se tornado uma prática essencial para diversos setores, e os cartórios não são exceção. A lei 14.382/22, que determina a obrigatoriedade dos cartórios brasileiros adotarem sistemas online unificados, eletrônicos e/ou digitalizados para registro e armazenamento de seus acervos, representa um importante passo rumo à modernização e eficiência dessas instituições.
A digitalização de documentos traz uma série de benefícios significativos para os cartórios, tanto para os funcionários quanto para os cidadãos que necessitam dos serviços prestados por essas instituições. Dentre os principais benefícios, destacam-se:
- Agilidade e eficiência: A digitalização permite o rápido acesso aos documentos, agilizando a busca por informações e reduzindo o tempo gasto em processos cartoriais.
- Redução de custos: A eliminação do uso de papel e a adoção de processos digitais contribuem para a redução de gastos com materiais de escritório e armazenamento físico de documentos.
- Preservação e segurança: Documentos digitalizados estão menos sujeitos a danos e extravios, garantindo a preservação da memória histórica dos cartórios e a segurança das informações dos cidadãos.
- Facilidade de acesso remoto: Com a digitalização, os documentos podem ser acessados remotamente, proporcionando maior comodidade e praticidade tanto para os funcionários dos cartórios quanto para o público em geral.
- Transparência e confiabilidade: A digitalização dos registros aumenta a transparência dos processos cartoriais e contribui para a confiabilidade dos serviços prestados.
Alguns dos serviços que devem ser digitalizados são:
- Registros de imóveis;
- Emissão e acesso à certidão de nascimento;
- Emissão e consulta de certidão de casamento, entre outros.
- Consultas unificadas nas bases de documentos de todos os cartórios (por meio de dados como CPF, CNPJ ou matrícula de imóveis), dentre outros.
Mas devem ser lavados em consideração os desafios e preparação para essa Implementação. Apesar dos inúmeros benefícios, a implementação da digitalização de documentos em cartórios pode apresentar desafios. É fundamental que os cartórios estejam preparados para a mudança, adotando medidas para garantir a segurança dos documentos digitalizados e a conformidade com as regulamentações estabelecidas pela lei 14.382/22. Escolher a empresa certa e que de fato saiba implementar o processo de forma segura é essencial para evitar perda de informações ou até mesmo dos documentos por manuseio de forma inadequada.
A escolha de tecnologias e ferramentas ágeis, assim como a capacitação dos funcionários para lidar com os sistemas digitais são aspectos essenciais para o sucesso da transição. Contar com o apoio de empresas especializadas em serviços de digitalização, que possam oferecer soluções sob medida para as necessidades específicas de cada cartório também é um ponto muito relevante a ser levado em consideração.
Abaixo separamos algumas normas de segurança fundamentais a serem consideradas:
Backup: É crucial garantir que todos os arquivos possuam backups regulares para evitar a perda de informações, mesmo em situações de falhas ou problemas no sistema.
Atualização de Segurança: O sistema de segurança deve ser atualizado periodicamente, idealmente pelo menos uma vez ao mês, para manter as defesas contra ameaças e vulnerabilidades atualizadas.
Arquivos de Segurança: Livros escriturados a partir da década de 80 devem receber arquivos de segurança para assegurar a preservação de seus conteúdos importantes.
Digitalização de Livros de Protestos: Livros com registros de protestos a partir de 1995 devem ser completamente digitalizados, permitindo a consulta e acesso de forma ágil e segura.
Ao seguir essas normas de segurança, sua empresa estará preparada para proteger e preservar suas informações vitais, evitando perdas e garantindo a integridade dos dados ao longo do tempo. A segurança de seus registros é fundamental para o sucesso e a confiança dos clientes, tornando-se uma prioridade em seu ambiente de trabalho.
A digitalização de documentos para cartórios, conforme determinado pela lei 14.382/22, representa um avanço significativo para a modernização e eficiência dessas instituições. Com a adoção de sistemas online unificados, eletrônicos e/ou digitalizados, os cartórios estarão mais bem preparados para atender às demandas da sociedade contemporânea, oferecendo serviços mais ágeis, seguros e transparentes. A transformação digital é o caminho para aprimorar a prestação de serviços cartoriais e proporcionar uma experiência mais satisfatória para os cidadãos brasileiros.
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A digitalização do seu cartório, além de ser uma adequação legal, é um passo importante para otimizar processos, reduzir custos com armazenamento físico e proporcionar um atendimento mais eficiente aos clientes. Estamos prontos para colaborar com a sua equipe e oferecer soluções personalizadas que atendam às necessidades específicas do seu cartório. Não deixe para depois! Agende uma demonstração para conhecer mais sobre nossos serviços de digitalização de documentos. Estamos ansiosos para ser parte do sucesso e crescimento do seu cartório.
