A era digital trouxe consigo inúmeras vantagens para empresas de diversos setores, incluindo as áreas de contabilidade e recursos humanos (RH). A digitalização de documentos, a organização de documentos físicos e a guarda de documentos são práticas fundamentais para otimizar processos, garantir a segurança dos dados e aprimorar a eficiência operacional desses departamentos. Neste artigo, vamos explorar como essas soluções podem revolucionar a gestão documental nas áreas contábeis e de RH, baseados em cases de sucesso, que atendemos aos longos dos anos aqui na SIMA.
A digitalização de documentos é um passo essencial rumo à modernização desses segmentos e setores nas empresas. Além da óbvia economia de espaço físico proporcionada pela eliminação de arquivos em papel, a digitalização traz uma série de benefícios. Os documentos digitalizados podem ser acessados rapidamente por meio de sistemas digitais, facilitando a busca por informações e agilizando os processos internos. Além disso, a segurança dos dados é reforçada, já que é possível aplicar criptografia e controlar o acesso aos documentos.
Mesmo com a digitalização em andamento, muitas empresas ainda precisam manter documentos físicos que precisam ser organizados de forma adequada. Uma organização eficiente desses documentos é crucial para evitar extravios, perdas ou danos, garantindo que informações importantes estejam sempre acessíveis quando necessário. Além disso, um sistema de organização bem estruturado facilita auditorias e a localização rápida de documentos em caso de necessidade legal ou regulatória.
Em determinados casos, a guarda de documentos físicos é uma exigência legal ou necessidade operacional. Por exemplo: existem alguns documentos que devem ser guardados pelos gestores por anos a fim de cumprir com a legislação trabalhista. Os cartões de ponto devem ser guardados por pelo menos 05 anos, enquanto documentos de rescisão devem ser arquivados por 02 anos e depois podem ser descartados. Contar com um serviço de guarda documental seguro e confiável é fundamental para proteger a privacidade dos dados e garantir a conformidade com regulamentações específicas. Mas também não há razão para que sua empresa mantenha documentos que não serão mais utilizados ou não possuam utilidade prática.
É importante destacar que o Decreto nº 10.278/2020, conhecido como Lei de Digitalização de Documentos, estabelece que os documentos digitalizados possuam os mesmos efeitos legais e valor que os documentos originais. Essa legislação representa um marco significativo na adoção de práticas de digitalização, conferindo validade jurídica aos documentos digitalizados e incentivando a modernização das empresas e instituições, proporcionando mais agilidade, segurança e eficiência em seus processos. Com essa regulamentação, a digitalização de documentos se torna uma alternativa legalmente reconhecida, permitindo que as organizações optem por uma gestão documental mais sustentável, econômica e alinhada às demandas do mundo digital. Por isso procure por soluções integradas para uma gestão documental eficiente.
Para obter o máximo de benefícios nesta jornada, é fundamental que as soluções de digitalização, organização e guarda de documentos trabalhem em conjunto, integrando-se perfeitamente ao fluxo de trabalho das áreas de contabilidade ou de RH. Uma abordagem integrada garante a fluidez dos processos e possibilita a criação de uma base de dados completa, facilitando análises, relatórios e tomada de decisões estratégicas.
A digitalização de documentos, organização e guarda de documentos são peças-chave para transformar a gestão documental nas áreas de contabilidade e recursos humanos. Essas práticas não apenas otimizam processos e melhoram a eficiência operacional, mas também garantem a segurança dos dados e o cumprimento das obrigações legais. Ao adotar soluções integradas e eficazes, as empresas podem alcançar uma gestão documental eficiente, ganhando em produtividade e qualidade de serviço, além de estar preparadas para o futuro digital.
Sua empresa possui um setor contábil ou de RH que precisa ter uma melhor performance e mais agilidade? Você possui uma empresa de recursos humanos ou uma contabilidade e entende que seus processos são morosos e que talvez não estejam adequados às obrigatoriedades legais? Através deste artigo você identificou soluções e ferramentas que, assim como foram eficientes para nossos clientes, podem também te ajudar a melhorar os seus processos? Se você respondeu sim para alguma dessas perguntas, entre em contato hoje mesmo que nossa equipe está preparada para te ajudar nessa jornada de organização, guarda e digitalização de documentos.
