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Guarda De Documentos
O desenvolvimento contínuo das atividades diárias das empresas frequentemente resulta no acúmulo expressivo de documentos, muitas vezes dispostos em pilhas que tomam por completo o espaço físico disponível. Antes de mais nada, surge a questão: o que fazer quando não há mais espaço para armazenar esses documentos? Certamente, não é aconselhável descartá-los, visando a segurança, uma vez que podem ser necessários posteriormente. Uma das soluções mais viáveis para lidar com esse desafio é investir na guarda de documentos. Esse serviço consiste em uma terceira empresa, como a Sima, que se encarrega de cuidar e transportar os documentos para um local que garanta sua conservação e segurança, oferecendo uma solução eficaz para a gestão documental.
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Guarda de Documentos
O Que é a Guarda de Documentos/Arquivo
A guarda de arquivo é um serviço especializado oferecido pela Sima Gestão, dedicado ao armazenamento seguro de documentos das empresas. Essa solução proporciona infraestrutura segura e utiliza tecnologia adequada para manter os documentos conservados, garantindo praticidade no acesso quando necessário. Antes de mais nada, a guarda de arquivo implica na transferência dos documentos da empresa para a Sima Gestão.
O processo de funcionamento da guarda de arquivo ocorre em etapas simples. Em primeiro lugar, a Sima recolhe os documentos, realizando em seguida a separação e classificação. O objetivo principal é proporcionar máxima organização para a empresa, contribuindo para desobstruir os espaços físicos da mesma.
Como funciona
Como funciona a Guarda de Documentos
A guarda de documentos é um serviço estratégico que visa proporcionar organização e segurança para o acervo documental de uma empresa. Essa atividade deve ser conduzida por uma empresa devidamente preparada e qualificada, detentora de toda a técnica e ética necessárias, como resultado, visando evitar problemas relacionados às informações contidas nos documentos.
Nós, como especialistas, dedicamos nossos esforços desde 2011 para treinar e qualificar nossa equipe, assegurando a prestação de um serviço de máxima qualidade e cuidado com o patrimônio documental de nossos clientes.
Para alcançar esse objetivo, a guarda de documentos é dividida em etapas fundamentais, que compõem o sucesso dessa solução. Em suma, clique nas caixas a seguir e compreenda cada um dos 5 processos.
A primeira etapa, antecipadamente, da guarda de documentos é a transferência dos documentos. Neste processo, ao mesmo tempo os documentos do cliente são transportados da sua sede para o espaço físico da Sima, que é responsável por guardá-los. O transporte é feito por meio de veículos e acessórios especiais, em seguida, para que os documentos não sejam danificados no meio do caminho.
Entenda mais
A solução perfeita para sua empresa ou instituição
Quem pode optar pela Guarda de Documentos?
O serviço de guarda de documentos pode ser solicitado por qualquer tipo de empresa, organização ou instituição que possua documentos armazenados em sua sede, que necessitam ser mantidos em bom estado de conservação e devem ser administrados de maneira organizada e sigilosa para que não haja o vazamento de informações. Não há distinção quanto ao tamanho da empresa / instituição ou da quantidade de documentos que a mesma produz - grandes ou pequenas quantidades. Acima de tudo, nossa abordagem flexível e adaptável nos permite atender às necessidades específicas de cada cliente, como resultado oferecendo soluções personalizadas e eficientes para o gerenciamento e guarda de documentos.
Que tipos de documentos podem ser guardados?
Todos os tipos de documentos podem ser armazenados nas empresas que prestam o serviço de guarda de documentos. Os documentos mais comuns guardados são papéis com informações sobre a regularização da empresa, sobre o desempenho das suas atividades, relatórios financeiros e de transações, além dos cadastros de funcionários, fornecedores e clientes. Assim como conteúdos em imagens, áudio e vídeo, assim como cada categoria de arquivo recebe o tratamento adequado às suas características para ser conservado. Além disso, nossa equipe altamente qualificada garante que cada documento seja categorizado e tratado conforme suas especificidades, proporcionando um serviço completo e personalizado.
Guarda de Documentos
Quais os benefícios de usar a Guarda de Documentos
Os documentos da sua empresa contêm informações valiosas, que vão desde os seus métodos de trabalho até as informações privadas dos clientes e que jamais podem ser destruídos ou cair nas mãos erradas para não causar transtornos futuros. Veja a seguir, quais são os benefícios de usar a guarda de documentos:
Você está procurando uma empresa confiável para armazenar os seus documentos em segurança? A SIMA Gestão presta este serviço com qualidade, ética, compromisso e responsabilidade, visando garantir a satisfação e integridade dos dados dos seus clientes.
- Desobstrução do espaço físico: Ao optar pelo uso do serviço de guarda de arquivo, a sua empresa irá transferir os seus documentos para uma terceira que será a guardiã das suas informações. Dessa maneira, o espaço físico usado como acervo pode ser desobstruído e utilizado para outra atividade.
- Redução dos custos com manutenção: A contratação de um serviço de guarda de documentos também promove a redução de custos com manutenção, uma vez que será necessário arcar apenas com a mensalidade da Sima que fica responsável pelos arquivos. O cliente não precisa mais se preocupar com a manutenção do acervo, restauração dos documentos e nem pagar um funcionário apenas para administrá-lo.
- Mais comodidade para acessar os documentos Um dos principais benefícios da guarda de documentos é a comodidade que oferece aos clientes, pois a empresa pode acessar os documentos físicos ou digitais a hora que quiser, entrando no sistema virtual exclusivo para ela ou solicitar que eles sejam entregue na sua sede, o que agrega praticidade para a realização de fiscalizações e auditorias.
- Mais segurança e conservação dos documentos: Sem dúvidas, o que mais leva as empresas a contratarem o serviço de guarda de documentos é a possibilidade de obter mais segurança e conservação dos seus documentos, visto que eles são armazenados em um ambiente apropriado, evitando que sejam destruídos em possíveis incêndios ou catástrofes que ocorram na corporação. Além disso, os arquivos são acessados apenas pelas pessoas autorizadas, evitando o vazamento de informações sigilosas ou fraudes.
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