Por Que a Gestão de Documentos é Essencial para a Qualidade Organizacional?
A gestão de documentos desempenha um papel crucial na eficiência de qualquer organização. Processos como localizar arquivos importantes, preservar documentos sob guarda legal e descartar o que já não é necessário são fundamentais para manter a produtividade e a organização no ambiente corporativo.
Reconhecendo essa importância, a ISO 9001:2015 inclui a gestão documental como parte de suas normas de qualidade. Neste artigo, exploraremos em detalhes o que a norma diz sobre o tema, seus princípios e como aplicá-los à sua empresa.
O Que é a ISO e Seus Princípios de Qualidade?
A ISO (Organização Internacional de Padronização) reúne associações de mais de 160 países com o objetivo de estabelecer padrões de qualidade em processos organizacionais. A base da ISO 9001 é composta por sete princípios que orientam os sistemas de gestão da qualidade:
Foco no Cliente: Priorizar a satisfação do cliente em todos os processos.
Liderança Proativa: Engajar líderes para promover a qualidade como um valor organizacional.
Melhoria Contínua: Adaptar-se às mudanças tecnológicas e implementar melhorias constantes.
Engajamento dos Colaboradores: Envolver a equipe na aplicação dos padrões de qualidade.
Gerenciamento de Processos: Mapear processos para identificar oportunidades de otimização.
Decisão Baseada em Evidências: Usar dados confiáveis para embasar decisões.
Relacionamento com Fornecedores: Construir parcerias estratégicas para melhorar a qualidade geral.
Agora que entendemos os princípios básicos da ISO, vamos explorar o que a norma determina sobre gestão documental.
O Que Diz a ISO 9001:2015 Sobre Gestão de Documentos?
O controle de documentos é abordado no requisito 7.5 – Informação Documentada, que detalha diretrizes sobre quais documentos devem ser preservados, como criá-los e atualizá-los, e as regras para seu armazenamento e controle.
A ISO exige a identificação clara de quais documentos são relevantes para a organização e como eles devem ser preservados. Isso inclui:
Tipos de documentos: gráficos, plantas, relatórios, entre outros.
Meio de armazenamento: físico ou digital, dependendo das necessidades e do formato original.
Dicas Práticas:
Preserve documentos físicos em locais protegidos contra umidade, traças e outros fatores que possam deteriorá-los.
Considere digitalizar documentos físicos para maior segurança e acessibilidade.
A criação e atualização de documentos devem seguir um padrão que garanta clareza e organização. Segundo a ISO, cada documento precisa:
Ser identificado adequadamente (por nome, data, autor ou outro critério relevante).
Ser armazenado no formato adequado ao uso (digital ou físico).
Passar por revisões e aprovações documentadas, com responsáveis claramente definidos.
Exemplo Prático:
Se um documento será usado por funcionários sem acesso a computadores, deve ser mantido em formato físico. Por outro lado, documentos acessados principalmente por e-mail ou sistemas online podem ser armazenados apenas digitalmente.
O controle de documentos tem como objetivo garantir:
Acessibilidade: Documentos devem estar disponíveis no momento e local certos.
Segurança: Proteger contra alterações não autorizadas.
Distribuição e Alteração: Estabelecer permissões claras para acesso e edição.
A ISO distingue claramente entre:
Acesso: Permitir que os documentos sejam visualizados.
Alteração: Garantir que apenas usuários autorizados possam modificar os documentos.
Dicas para Controle Documental:
Use um software de gestão documental para automatizar permissões.
Registre todas as alterações realizadas nos documentos, incluindo data, autor e motivo.
Centralize o armazenamento dos arquivos, evitando duplicidades.
Sugestão: Um sistema de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) como o Alfresco pode facilitar o controle e a rastreabilidade de documentos. Saiba mais aqui.
Por Que a Gestão Documental é Crucial Para a Produtividade?
Um sistema eficaz de gestão de documentos reduz o tempo gasto na busca por informações e evita retrabalhos. Além disso, garante que a organização cumpra exigências legais, evitando problemas relacionados à guarda de documentos obrigatórios.
Transforme a Gestão Documental na Sua Empresa
A gestão de documentos, conforme descrita pela ISO 9001:2015, vai além de armazenar papéis. Ela envolve organização, controle e acesso eficaz às informações, impulsionando a produtividade e garantindo a conformidade com padrões internacionais.
Adotar práticas alinhadas à ISO não é apenas uma questão de qualidade, mas também de competitividade. Implementar um sistema robusto de gestão documental é um passo essencial para organizações que buscam excelência operacional.
Pronto para melhorar a gestão de documentos na sua empresa? Entre em contato para conhecer soluções especializadas, como o Alfresco, e implemente práticas que farão a diferença no seu negócio!
FAQ: Gestão de Documentos e ISO 9001
1. O que é gestão de documentos segundo a ISO 9001?
A gestão de documentos, de acordo com a ISO 9001, é um processo sistemático de criação, controle e manutenção de informações documentadas essenciais para o sistema de gestão da qualidade de uma organização.
2. Quais são os principais benefícios da gestão de documentos?
Os benefícios incluem maior eficiência operacional, conformidade legal, melhor controle de versões, acesso rápido à informação e suporte à tomada de decisões baseada em evidências.
3. Como implementar um sistema de gestão de documentos eficaz?
Implemente um software de GED, estabeleça políticas claras de criação e controle de documentos, treine sua equipe e realize auditorias regulares para garantir a conformidade.
4. A gestão de documentos é obrigatória para a certificação ISO 9001?
Sim, a gestão eficaz de documentos é um requisito essencial para a certificação ISO 9001, sendo abordada especificamente na seção 7.5 da norma.
5. Como a gestão de documentos se relaciona com outros processos da ISO 9001?
A gestão de documentos suporta todos os outros processos da ISO 9001, fornecendo informações confiáveis e atualizadas para tomada de decisões, auditorias e melhoria contínua.
