Durante muito tempo, os documentos em papel foram a principal forma de registro e armazenamento de informações nas empresas. Contudo, com a evolução tecnológica, essa dependência tem se mostrado insustentável. Armazenar pilhas de papéis ocupa espaço, gera custos elevados e prejudica a produtividade.
A transição para soluções digitais, como as oferecidas pela SIMA, é uma alternativa eficiente e moderna para superar essas limitações. Conheça os principais problemas dos documentos em papel e as soluções para enfrentá-los:
Documentos em Papel Ocupam Muito Espaço
Conforme as empresas crescem, o volume de documentos também aumenta, demandando grandes áreas para armazenamento. Almoxarifados repletos de caixas não só geram desordem física, mas também dificultam a localização rápida de registros, impactando negativamente a produtividade.
Solução:
A digitalização de documentos, com o suporte da SIMA, permite arquivar arquivos em formato digital, reduzindo a necessidade de espaços físicos. Isso garante um ambiente de trabalho mais organizado e facilita o acesso às informações.
2. Custos Elevados de Manutenção
Manter documentos em papel envolve diversos custos, como impressão, armazenamento, segurança, transporte e destruição de arquivos confidenciais. Além disso, o tempo gasto pelos colaboradores para organizar e acessar esses documentos também representa um custo indireto significativo.
Solução:
Com as soluções de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) da SIMA, você reduz drasticamente esses custos. Documentos digitalizados são armazenados em nuvem, permitindo organização simplificada, eliminação de perdas e compartilhamento rápido e seguro.
3. Dificuldade de Acesso
Em um sistema manual, localizar documentos específicos pode levar horas, especialmente em arquivos extensos ou armazenados fora da empresa. Esse atraso impacta processos internos e pode gerar prejuízos significativos.
Solução:
Um sistema de GED implementado pela SIMA permite acesso instantâneo a qualquer documento. Com ferramentas de busca inteligente, você pode localizar arquivos em segundos, aumentando a produtividade de toda a equipe.
4. Distribuição Ineficiente
Quando vários departamentos precisam trabalhar em um mesmo documento, o processo de distribuição manual cria gargalos. Múltiplas cópias podem ser feitas, aumentando o volume de papel e a possibilidade de erros.
Solução:
Com a digitalização e soluções de workflow da SIMA, os documentos podem ser compartilhados eletronicamente de forma colaborativa. Usuários autorizados podem editar, aprovar e rastrear alterações em tempo real, eliminando atrasos e aumentando a eficiência.
5. Vulnerabilidade a Danos
Documentos em papel estão sujeitos a diversos riscos, como umidade, fogo, insetos e desgaste natural. Perder documentos essenciais pode comprometer a operação de uma empresa e gerar custos elevados para recriá-los.
Solução:
Os sistemas de gestão documental da SIMA incluem backup automático em nuvem e proteção contra perda de dados, garantindo que suas informações estejam seguras independentemente de desastres físicos.
6. Baixa Segurança
Registros físicos são mais vulneráveis a acesso não autorizado, perdas ou roubo. Sem proteções adequadas, dados sensíveis podem ser facilmente expostos, colocando a empresa em risco de violação de leis, como a LGPD.
Solução:
A SIMA utiliza tecnologias de criptografia, autenticação de usuários e trilhas de auditoria para proteger documentos digitais. Apenas colaboradores autorizados podem acessar e manipular as informações, garantindo conformidade e segurança.
7. Impacto Ambiental
A produção e descarte de papel causam grande impacto ambiental. Fabricar 1 kg de papel consome cerca de 324 litros de água, além de contribuir para o desmatamento.
Solução:
Adotar práticas sustentáveis é mais simples com a SIMA. Nossas soluções digitais ajudam sua empresa a eliminar o uso excessivo de papel, promovendo um ambiente de trabalho mais responsável e alinhado às tendências ecológicas.
A transição para o gerenciamento digital de documentos não é apenas uma tendência, mas uma necessidade. Soluções modernas, como as oferecidas pela SIMA, permitem superar todas as limitações dos documentos em papel, aumentando a produtividade, reduzindo custos e protegendo o meio ambiente.
Pronto para modernizar a gestão documental da sua empresa? Entre em contato com a SIMA e descubra como nossas soluções podem transformar seu negócio.
1. Por que devo digitalizar os documentos da minha empresa?
Digitalizar documentos aumenta a eficiência, reduz custos operacionais e melhora a segurança das informações. Além disso, promove um ambiente de trabalho mais organizado e responsável ambientalmente.
2. Como a SIMA protege os documentos digitalizados?
Utilizamos sistemas com criptografia, controle de acesso e backups automáticos para garantir a segurança das informações, além de estarmos em conformidade com a LGPD.
3. O que é GED?
GED significa Gestão Eletrônica de Documentos, um sistema que organiza, armazena e facilita o acesso a documentos digitais de forma segura e eficiente.
4. Minha empresa é pequena. A SIMA pode ajudar?
Sim! As soluções da SIMA são personalizadas para atender empresas de todos os tamanhos, oferecendo o melhor custo-benefício para suas necessidades.
5. Quais setores podem se beneficiar com as soluções da SIMA?
Nossas soluções atendem diversos setores, como financeiro, educacional, saúde, varejo e muito mais. Qualquer empresa que lida com grande volume de documentos pode se beneficiar.
