Mesmo com o avanço da digitalização, o papel ainda ocupa um papel relevante nas rotinas empresariais. Documentos fiscais, jurídicos, administrativos e operacionais exigem armazenamento seguro, controle de acesso e cumprimento da legislação vigente.
Sem uma metodologia eficiente de gestão e guarda de documentos, o acúmulo de papéis pode gerar riscos jurídicos, prejuízos financeiros e perda de produtividade. Empresas desorganizadas correm o risco de multas, falhas em auditorias e retrabalhos por conta da não localização de arquivos essenciais.
Etapas fundamentais para uma guarda eficiente de documentos
- Definição do que será arquivado
Identifique quais documentos físicos e digitais devem ser preservados, com base na tabela de temporalidade documental e obrigações legais da sua área de atuação.
- Preparação e identificação de documentos
Todos os arquivos devem ser organizados com etiquetas padronizadas, códigos ou QR Codes, além de classificações específicas que facilitem a indexação e localização posterior.
- Escolha do método e local de guarda
A empresa pode optar entre guarda interna ou terceirizada. Em ambos os casos, a infraestrutura, segurança e controle de acesso devem ser priorizados.
Política de Gestão e Guarda de Documentos
Formalizar uma política documental interna é essencial. Ela deve definir:
- Formato e critérios de arquivamento;
- Classificação por tipo de documento;
- Tabelas de temporalidade (com base na legislação vigente);
- Diretrizes de descarte seguro;
- Normas para digitalização, segurança da informação e auditoria.
Guarda de documentos: interna x terceirizada
Guarda interna
Avalie os seguintes pontos:
- Custo de m² para armazenagem;
- Disponibilidade de espaço físico;
- Controle de acesso aos documentos;
- Infraestrutura de TI e política de segurança;
- Capacidade de backup, criptografia e controle de usuários;
- Monitoramento por IP, senhas seguras e controle de expiração.
Recomendação: Utilize um sistema GED (Gestão Eletrônica de Documentos) com acesso remoto e dashboards de auditoria.
Guarda terceirizada
Ao contratar uma empresa especializada, verifique:
- Capacidade técnica da equipe;
- Certificações e conformidade legal;
- Instalações físicas com segurança 24h;
- Política de preservação ambiental e controle de pragas;
- Sistema digital de consulta, rastreabilidade e auditoria;
- Flexibilidade para adaptar processos às rotinas da empresa;
- Controle de versionamento e backup frequente.
Checklist para escolha de fornecedor de guarda documental:
- Banco de dados pertence à sua empresa;
- Contrato com cláusulas claras de entrada, manutenção e saída;
- Localização física de fácil acesso;
- Equipe especializada e treinada;
- Segurança física e lógica;
- Estrutura modular de armazenamento (pastas, caixas, mídias);
- Monitoramento e suporte contínuos.
Benefícios da boa gestão da guarda documental
- Redução de custos com espaço físico e retrabalho;
- Minimização de riscos legais e operacionais;
- Acesso rápido e seguro às informações;
- Conformidade com a LGPD e demais leis regulatórias;
- Automatização e padronização dos processos;
- Otimização da tomada de decisão.
A gestão estratégica da guarda de documentos é uma etapa indispensável para empresas que desejam otimizar custos, garantir segurança da informação e manter conformidade legal. Com um bom planejamento e a escolha adequada das soluções (internas ou terceirizadas), é possível transformar a gestão documental em um diferencial competitivo.
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