No ambiente competitivo da advocacia, a organização documental é um dos pilares para a eficiência, a segurança e a conformidade legal. Em Belo Horizonte, escritórios que investem em digitalização de documentos jurídicos com a Sima Gestão da Informação conquistam não apenas produtividade, mas também proteção de dados e tranquilidade jurídica.
Neste guia, você vai entender como a digitalização e a gestão inteligente de documentos podem transformar seu escritório.
A importância da digitalização de documentos jurídicos
A gestão documental vai muito além da organização: ela é uma exigência ética prevista pelo Código de Ética e Disciplina da OAB, que obriga os advogados a proteger e devolver os documentos de seus clientes.
Investir na digitalização com a Sima garante:
- Acesso rápido a informações estratégicas;
- Cumprimento de prazos processuais com maior eficiência;
- Proteção de dados sensíveis contra perdas, extravios e vazamentos;
- Redução de custos operacionais com armazenamento físico;
- Melhor atendimento aos clientes, com respostas ágeis e seguras.
Como a Sima organiza a gestão de documentos para escritórios de advocacia
- Mapeamento Completo do Ciclo de Vida dos Documentos
Cada documento passa por um ciclo — da criação até o descarte. A Sima realiza um diagnóstico preciso para:
- Analisar frequência de uso;
- Identificar valor administrativo e histórico;
- Cumprir exigências legais de guarda.
Com isso, criamos uma Tabela de Temporalidade Documental, que organiza os arquivos em:
- Arquivo Corrente: documentos em uso ativo;
- Arquivo Intermediário: documentos pouco consultados, mas ainda relevantes;
- Arquivo Permanente: documentos históricos ou com guarda obrigatória definitiva.
- Digitalização Segura e Certificada
A Sima realiza a digitalização de documentos seguindo o Decreto nº 10.278/2020, assegurando:
- Validade jurídica dos documentos digitais;
- Criptografia avançada para proteção de dados;
- Backups automáticos em ambientes seguros;
- Indexação inteligente para facilitar buscas rápidas.
- Implantação de Políticas de Acesso
Implementamos regras específicas para que apenas usuários autorizados tenham acesso aos documentos sensíveis, em total conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
- Descarte Responsável e Seguro
Eliminamos documentos obsoletos de maneira criteriosa, seguindo prazos legais e utilizando processos de descarte seguro, evitando riscos jurídicos.
- Capacitação das Equipes
Oferecemos treinamento completo para os colaboradores do escritório, ensinando as melhores práticas de:
- Organização documental;
- Segurança da informação;
- Uso correto dos sistemas de GED.
Benefícios da digitalização com a Sima para escritórios jurídicos em BH
✅ Agilidade Operacional: Respostas mais rápidas para processos e clientes.
✅ Conformidade Ética e Legal: Adequação às normas da OAB e da LGPD.
✅ Segurança de Dados: Minimização de riscos de perdas, vazamentos ou fraudes.
✅ Otimização de Espaço e Custos: Redução de dependência de arquivos físicos.
✅ Imagem Profissional Fortalecida: Escritório mais moderno e eficiente aos olhos dos clientes.
A digitalização de documentos não é mais uma tendência — é uma necessidade para escritórios jurídicos que querem crescer de forma segura, produtiva e ética. Em Belo Horizonte, a Sima Gestão da Informação é referência na transformação digital de escritórios de advocacia.
Transforme a gestão do seu acervo jurídico. Fale com a Sima e descubra como nossa expertise pode impulsionar o seu escritório!
