A eficiência na gestão de documentos é hoje um dos pilares para o crescimento sustentável de empresas em Minas Gerais. Em tempos de digitalização e alta competitividade, garantir a organização, segurança e acessibilidade das informações é essencial para impulsionar a produtividade, reduzir custos e assegurar a conformidade legal.
Pensando nisso, a Sima Gestão da Informação disponibiliza um template gratuito de Plano de Gestão Documental, especialmente desenvolvido para apoiar empresas mineiras na estruturação eficiente de seus processos internos.
Neste artigo, entenda como implementar uma gestão documental de excelência e saiba como aproveitar esse material exclusivo para transformar a organização da sua empresa.
O que é gestão documental e por que ela é estratégica?
A gestão de documentos envolve o conjunto de práticas e tecnologias que organizam, armazenam, monitoram, classificam e descartam documentos físicos e digitais ao longo de todo o seu ciclo de vida.
Com o suporte da Sima, sua empresa alcança:
- Acesso rápido e preciso às informações críticas;
- Maior transparência nos processos administrativos;
- Redução de custos operacionais;
- Agilidade nas decisões estratégicas;
- Organização e padronização do acervo documental;
- Proteção de informações sensíveis, conforme exigências da LGPD.
Por meio de metodologias avançadas, asseguramos que seus dados estejam sempre disponíveis, seguros e fáceis de localizar.
Como estruturar uma gestão de documentos de sucesso
A implementação de uma gestão documental eficaz com a Sima segue um processo bem definido:
- Análise e Diagnóstico Personalizado
Avaliamos o volume, a complexidade e a natureza dos documentos da sua empresa para definir o melhor modelo de gestão.
- Escolha da Tecnologia Ideal
Selecionamos soluções tecnológicas adequadas, considerando a realidade do seu negócio e evitando gastos desnecessários com customizações futuras.
- Digitalização e Organização Inteligente
Realizamos a digitalização segura e a classificação dos documentos, estruturando-os de acordo com índices inteligentes e critérios personalizados.
- Treinamento das Equipes
Oferecemos treinamentos práticos para garantir a correta utilização dos sistemas de gestão e fomentar a cultura de organização documental.
- Monitoramento e Atualizações Contínuas
Implementamos práticas de follow-up para garantir que os documentos estejam sempre atualizados, seguros e em conformidade com as normas.
Elementos fundamentais de um plano de gestão documental
O template gratuito da Sima já contempla todos os pilares essenciais para que sua empresa construa um sistema de gestão robusto e eficiente:
Hierarquização de Acessos
Controle total sobre quem pode visualizar, editar ou excluir cada documento, garantindo a segurança e a confidencialidade das informações.
Categorização e Indexação
Documentos organizados com base em critérios lógicos e objetivos, facilitando buscas rápidas e reduzindo o retrabalho.
Otimização dos Fluxos de Trabalho
Integração da gestão documental aos processos corporativos, eliminando gargalos e aumentando a produtividade.
Segurança da Informação
Soluções que utilizam criptografia avançada, backups automáticos e políticas rigorosas de retenção e descarte.
Integração com Sistemas ERP e GED
Facilitamos a integração entre a gestão documental e outros sistemas de gestão empresarial, como ERPs e GEDs, promovendo uma visão unificada e eficiente.
Benefícios de adotar o plano de gestão documental da Sima
- Redução significativa de custos administrativos;
- Aumento da produtividade interna;
- Maior proteção contra vazamento de dados;
- Conformidade com exigências legais, como LGPD e normas fiscais;
- Fortalecimento da governança corporativa.
Adotar um Plano de Gestão Documental não é apenas uma medida organizacional — é uma estratégia que fortalece a base da sua empresa para crescer com eficiência, segurança e competitividade no mercado mineiro.
Com o apoio da Sima Gestão da Informação, sua empresa terá acesso às melhores práticas de gestão documental e a um material gratuito que serve como ponto de partida para transformar a maneira como seus documentos são organizados e gerenciados.
Baixe agora o Template Gratuito e dê o primeiro passo rumo a uma gestão de documentos inteligente e segura!
Fale com a Sima e descubra como podemos impulsionar a eficiência do seu negócio!
