A revolução silenciosa que começa no seu arquivo
Imagine um escritório abarrotado de caixas, papéis amarelados e pastas sem fim. Agora, visualize esse mesmo ambiente, mais arejado, com acesso rápido às informações, tudo à distância de um clique. Esse é o poder da digitalização inteligente: transformar o caos documental em eficiência e segurança.
Neste artigo, você entenderá por que a digitalização é mais do que uma tendência — é uma necessidade estratégica para empresas modernas.
O que é digitalização inteligente?
A digitalização inteligente vai além de escanear documentos. Trata-se de aplicar tecnologia, planejamento e boas práticas para garantir:
- Indexação por múltiplos critérios (OCR);
- Segurança da informação com criptografia e backup;
- Conformidade com normas legais (como a LGPD e o Decreto nº 10.278/2020);
- Integração com sistemas de GED (Gestão Eletrônica de Documentos).
Por que digitalizar seus documentos físicos?
- Redução de custos
De acordo com a IDC Brasil, empresas gastam em média R$ 1.400,00 por funcionário ao ano com gestão ineficiente de documentos. A digitalização reduz drasticamente esse custo ao eliminar papelada, erros e retrabalho.
- Agilidade e produtividade
Documentos digitalizados são encontrados em segundos. Isso acelera processos decisórios, atendimento ao cliente e auditorias.
- Conformidade legal
A digitalização com certificação garante validade jurídica. O Decreto nº 10.278/2020 estabelece os requisitos para digitalização com valor legal.
- Segurança da informação
Armazenamento em nuvem, com criptografia e autenticação, protege dados sensíveis contra perdas e acessos não autorizados.
- Sustentabilidade
Ao digitalizar, sua empresa reduz drasticamente o uso de papel e contribui com a preservação ambiental.
Quando é a hora certa para digitalizar?
- Mudanças de sede ou expansão: ideal para organizar arquivos antigos e evitar transporte de volumes desnecessários;
- Processos lentos e ineficientes: documentos em papel dificultam o fluxo de trabalho?
- Espaço físico saturado: arquivos ocupando áreas valiosas da empresa?
- Exigências de compliance e auditoria: digitalizar facilita o acesso rápido e seguro à informação.
Como digitalizar com eficiência?
- Diagnóstico documental
A Sima realiza um mapeamento completo do acervo físico, categorizando por tipo e valor legal.
- Preparacão do acervo
Remoção de clipes, grampos e organização para digitalização eficiente.
- Digitalização e indexação
Uso de tecnologia OCR e GED para facilitar buscas futuras e garantir validade legal.
- Armazenamento seguro
Documentos digitalizados são armazenados em ambientes seguros e acessíveis remotamente.
- Descarte seguro dos documentos físicos
Quando permitido por lei, a Sima realiza descarte ecológico com termo de eliminação.
Conclusão: a digitalização é um passo essencial para a modernização
Não importa o porte da sua empresa: digitalizar com inteligência significa economizar tempo, dinheiro e espaço, ao mesmo tempo em que protege dados e aumenta a eficiência.
A Sima é especialista em digitalização segura, legal e eficiente. Fale com a nossa equipe e transforme o jeito como sua empresa lida com documentos.
