A qualidade dos serviços de saúde é uma preocupação constante de todos os gestores de estabelecimentos de saúde. Ao pensar formas de aumentar a qualidade, a qualificação de médicos, enfermeiros, fisioterapeutas e demais profissionais de saúde costuma ser a primeira coisa que vem à mente. Embora bons profissionais sejam o coração de um hospital ou clínica, existem outras maneiras de aprimorar os serviços oferecidos e a gestão de documentos hospitalares é uma delas.
Neste post iremos mostrar como usar a gestão documental pode auxiliar na acreditação hospitalar, melhorar a produtividade dentro de estabelecimentos de saúde e tornar o acompanhamento aos pacientes ainda mais assertivo. Mas antes, vamos ver o que é a gestão de documentos hospitalares.
O que é a gestão de documentos hospitalares?
A gestão de documentos é o nome dado ao conjunto de procedimentos que visam administrar arquivos, notas fiscais, contratos, recibos e demais documentos que são parte de uma organização.
Muitas pessoas pensam que a gestão de documentos hospitalares é o mesmo que gestão de prontuários médicos, no entanto, ela abarca uma gama muito maior de documentos: notas fiscais de compra de medicamentos; documentos de contratação de médicos, enfermeiros e outros profissionais; documentos pessoais de pacientes e acompanhantes; entre outros.
É importante ter esta distinção em mente para não focar apenas nos prontuários e negligenciar estes outros documentos que também são essenciais para uma boa gestão.
Como a gestão documental aumenta a qualidade dos serviços de saúde?
Acompanhar a saúde do paciente ao longo do tempo é uma forma não só de tratar doenças, mas de prevenir enfermidades, ao promover um quadro geral da evolução de cada pessoa ao longo do tempo.
Os prontuários são uma forma de verificar todas as consultas e serviços pelos quais um paciente passou e, por isso, são uma maneira importante de acompanhamento. No entanto, para conseguir recuperar o prontuário de um paciente, é preciso que ele esteja organizado em um local específico.
No caso de prontuários de papel, eles precisam ser preservados em local adequado e de fácil acesso. No caso de prontuários eletrônicos, há o risco do arquivo se perder no meio de milhares de outros.
Uma boa gestão de documentos hospitalares facilitará o acesso – e a guarda – destes arquivos, tornando o atendimento ao paciente mais rápido, afinal não será preciso perder tempo procurando pelos prontuários.
Por fim, através da gestão é possível realizar consultas de documentos online e implantar a telemedicina de forma muito mais eficiente. Durante a pandemia, a realização de consultas de maneira remota cresceu em todo o país, exigindo novas maneiras de registrar dados, gerar prontuários eletrônicos, emitir receitas online e resguardar a privacidade do paciente e suas informações.
Tudo isso exigiu um aumento ainda maior da digitalização documentos da maneira correta e da emissão de documentos nato-digitais, processos que são parte da gestão documental hospitalar.
E como ela impacta na gestão dos serviços de saúde?
A gestão de documentos hospitalares permite uma maior otimização dos custos administrativos, aumentando a lucratividade e a capacidade de fazer investimentos na capacitação dos colabores e profissionais de saúde; na infraestrutura física e na compra de materiais, equipamentos, medicamentos e insumos médicos.
Isso é possível principalmente através do melhor uso do espaço físico. Ao liberar espaço que antes era usado para armazenar papéis (que muitas vezes já até poderiam ter sido descartados), abre-se espaço para acomodar melhor a sua equipe ou até mesmo abrir novos consultórios, dependendo do tamanho do local.
Além disso, uma grande quantidade de papéis faz com que se perca muito tempo procurando por prontuários, exames, receitas e qualquer outra informação, afetando diretamente a experiência do paciente.
Um case de sucesso da implementação de procedimentos de gestão documental para aprimorar os indicadores de qualidade é o do HC-COOP de Belo Horizonte, que você pode conferir clicando aqui.
A gestão de documentos também pode ajudar nos processos de acreditação hospitalar, falaremos mais sobre isso no tópico abaixo.
Como a gestão de documentos hospitalares pode auxiliar na acreditação?
A acreditação hospitalar é uma medida importante para assegurar a qualidade dos serviços de saúde. Receber a acreditação de uma instituição de respeito como a ONA (Organização Nacional de Acreditação) é uma forma de demonstrar para o público e para o mercado a excelência da prática médica dentro de uma instituição. Mas o que isso tem a ver com a gestão documental?
Dentre os vários critérios avaliados durante o processo de acreditação, vários são ligados à administração, análise de processos, condução de processos, padronização de processos, entre outros temas diretamente ligados à gestão hospitalar.
Como discutimos no tópico anterior, a gestão de documentos permite um uso mais racional do espaço e maior organização dos documentos. Por isso, a gestão de documentos hospitalares é uma parte importante da gestão hospitalar e não pode ser negligenciada, afinal, documentos desorganizados são mais difíceis de serem localizados, além do risco de serem descartados incorretamente, se perderem ou até mesmo tornarem-se ilegíveis devido ao ataque de cupins, excesso de umidade ou armazenamento inadequado.
A gestão de documentos permite a preservação do documentos pelo tempo e da forma correta, um melhor controle dos dados da empresa, facilita o acompanhamento de indicadores de gestão e torna os procedimentos de auditoria muito mais simples, pois os documentos estarão organizados em locais pré-definidos, de forma lógica e fácil de localizar.
Isto impacta diretamente na produtividade das equipes, aumenta a segurança e privacidade de informações confidenciais (matéria que se tornou ainda mais importante depois da promulgação da LGPD) e, consequentemente, irá facilitar o processo de acreditação ao influenciar positivamente diversos indicadores que serão avaliados.
Como vimos, a gestão de documentos hospitalares auxilia na qualidade do atendimento médico, na modernização dos processos e na implantação da telemedicina, aumenta a lucratividade e facilita os processos de acreditação.
Para saber sobre como implantar as melhores práticas de gestão de documentos, leia os outros posts do nosso blog. Caso precise de ajuda especializada, não deixe de entrar em contato conosco!
