Está chegando ao fim o prazo de adequação do acervo acadêmico digital das IES – Decreto nº 9.235/2017 – Portaria 315 e 332.
O MEC, através da portaria 315 – Decreto nº 9.235/2017, tornou obrigatório o acervo acadêmico digital (digitalização dos arquivos físicos das Instituições de Ensino Superior) de universidades públicas e privadas. O objetivo é automatizar os processos acadêmicos através de plataformas digitais, tornando-os mais eficientes, agilizando as demandas e proporcionando maior segurança e controle dos documentos do público acadêmico.
Conforme o texto, o acervo acadêmico é o “conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos”. Tais documentos ainda devem permanecer sob controle e posse das IES, que precisam obedecer a prazos de guarda e destinações finais definidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES).
Através das plataformas digitais, os acervos acadêmicos digital poderão ser averiguados a qualquer momento pelos órgãos e agentes públicos competentes, para fins de regulação, avaliação, supervisão e monitoramento.
Por ser uma obrigatoriedade as instituições que não cumprirem com as normas podem ser acusadas de irregularidade administrativa, sendo passíveis dos efeitos da legislação civil e penal.
A Portaria nº 332, de 14 de março de 2020, definiu o prazo para a virtualização do acervo acadêmico — em substituição ao estipulado na Portaria n° 315. As IES têm até abril de 2022 para disponibilizarem seus documentos para o formato digital.
Sua Instituição ainda não está dentro dos parâmetros estipulados? A gestão eletrônica de documentos na SIMA atende de maneira completa, proporcionando flexibilidade às IES para evolução do atendimento a outros processos acadêmico, de maneira acessível, segura e eficiente.
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