Tudo o que você precisa saber sobre o funcionamento do GED
Você já ouviu falar do GED? Essa sigla significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos e vem se tornando cada vez mais popular nas empresas. No mundo moderno, onde a digitalização é a palavra de ordem, é essencial que as organizações encontrem maneiras de organizar e gerenciar seus documentos de forma eficiente. E é aí que entra o GED.
Neste artigo, vamos explorar tudo o que você precisa saber sobre o funcionamento do GED. Desde o conceito básico até os benefícios e desafios da sua implementação, daremos a você uma visão completa dessa poderosa ferramenta de gestão de documentos.
Vamos falar sobre como o GED funciona, quais são as suas principais características e como ele pode ajudar a sua empresa a otimizar os processos de armazenamento, busca e compartilhamento de documentos.
Se você deseja simplificar e agilizar o gerenciamento dos documentos na sua empresa, continue lendo para descobrir tudo sobre o funcionamento do GED.
Prepare-se para uma nova era de organização e eficiência!
O que é GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)?
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou GED, é um conjunto de práticas e tecnologias que permite a organização, armazenamento, busca e compartilhamento de documentos de forma eletrônica. Em vez de depender de documentos físicos, o GED utiliza sistemas digitais para gerenciar toda a documentação de uma empresa.
Dentro de um sistema de GED, os documentos são digitalizados e armazenados em formato eletrônico, tornando-os facilmente acessíveis a partir de qualquer dispositivo com acesso autorizado.
Vantagens para empresas
A implementação de um sistema de GED traz uma série de benefícios para as empresas. Um dos principais benefícios é a redução do uso de papel e a eliminação da necessidade de armazenamento físico de documentos. Isso não apenas economiza espaço, mas também contribui para a preservação do meio ambiente, reduzindo o consumo de papel e a produção de resíduos.
Além disso, o GED permite uma maior agilidade nos processos de busca e compartilhamento de documentos. Com um sistema eletrônico, é possível localizar e acessar rapidamente os documentos necessários, sem a necessidade de percorrer pastas físicas ou solicitar a colaboradores que compartilhem documentos manualmente. Isso aumenta a eficiência e produtividade da equipe, pois economiza tempo e reduz erros.
Outra vantagem do GED é a segurança dos documentos. Com um sistema digital, é possível definir permissões de acesso para diferentes usuários, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar e modificar os documentos. Além disso, é possível fazer backups regulares dos documentos, protegendo-os contra perdas devido a falhas técnicas ou desastres naturais.
Essas são apenas algumas das vantagens do GED para empresas. Agora, vamos dar uma olhada em algumas estatísticas sobre o uso do GED.
Estatísticas sobre o uso do GED
De acordo com uma pesquisa recente, cerca de 80% das empresas estão migrando para sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos. Essa tendência se deve aos diversos benefícios que o GED oferece, como mencionado anteriormente.
Além disso, a pesquisa revelou que empresas que adotam o GED experimentam uma redução significativa no tempo gasto na localização e recuperação de documentos. Em média, a economia de tempo é de cerca de 50%, o que representa um grande ganho em produtividade.
Outro dado interessante é que 90% das empresas que implementaram um sistema de GED relataram um aumento na satisfação dos funcionários. Isso ocorre porque o GED facilita o acesso às informações necessárias para realizar as tarefas diárias, evitando a frustração de procurar documentos físicos ou depender de outros colaboradores para compartilhar informações.
Essas estatísticas destacam a importância e os benefícios do GED para as empresas. Agora, vamos mergulhar um pouco mais fundo e entender como o GED funciona.
Como funciona?
O GED é composto por várias etapas que envolvem a digitalização, indexação, armazenamento e recuperação de documentos. Vamos detalhar cada uma dessas etapas para que você entenda melhor como o GED funciona.
A primeira etapa do processo de GED é a digitalização dos documentos. Isso envolve a conversão de documentos físicos em formatos digitais, como PDF, JPEG ou outros formatos compatíveis. A digitalização pode ser feita por meio de scanners, que capturam a imagem do documento físico e a transformam em um arquivo eletrônico.
Uma vez digitalizados, os documentos precisam ser indexados. A indexação é o processo de atribuir informações relevantes aos documentos, para que possam ser encontrados posteriormente de maneira rápida e eficiente. Essas informações podem incluir palavras-chave, data, nome do documento, número de identificação, entre outros.
Após a digitalização e indexação, os documentos são armazenados em um sistema de gerenciamento eletrônico. Esse sistema pode ser um servidor local da empresa ou um serviço em nuvem. O importante é que o sistema seja seguro e confiável para garantir a integridade e a disponibilidade dos documentos.
Com os documentos armazenados, o próximo passo é a recuperação. A recuperação envolve a busca e a exibição dos documentos com base em critérios específicos. Com um sistema de GED eficiente, a recuperação de documentos pode ser feita rapidamente, permitindo que os usuários encontrem a informação desejada em questão de segundos.
Essa é uma visão geral de como o GED funciona. Agora, vamos explorar os benefícios do uso do GED no gerenciamento de documentos.
Benefícios do uso no gerenciamento de documentos
O uso do GED traz uma série de benefícios para o gerenciamento de documentos em uma empresa. Vamos destacar os principais benefícios a seguir:
- Redução do uso de papel: Ao adotar um sistema de GED, a empresa reduz significativamente a necessidade de impressão de documentos em papel. Isso não apenas economiza recursos naturais, como também reduz os custos com papel, tinta e manutenção de impressoras.
- Facilidade de busca e recuperação de documentos: Com um sistema de GED, é possível buscar e recuperar documentos com rapidez e facilidade. Basta digitar algumas palavras-chave ou critérios de pesquisa e o sistema encontrará os documentos relevantes em questão de segundos.
- Acesso remoto aos documentos: Com um sistema de GED baseado em nuvem, os documentos podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer momento, desde que haja uma conexão com a internet. Isso é especialmente útil para empresas com filiais, colaboradores remotos ou equipes que precisam acessar documentos em campo.
- Colaboração facilitada: Com o GED, é possível compartilhar documentos de forma rápida e segura com colegas de trabalho, clientes ou fornecedores. É possível definir permissões de acesso para cada usuário, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou editar os documentos.
- Melhoria na segurança dos documentos: O GED permite definir permissões de acesso para cada documento, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizá-los ou modificá-los. Além disso, é possível fazer backups regulares dos documentos, protegendo-os contra perdas devido a falhas técnicas ou desastres naturais.
Como implementar um sistema de GED em sua empresa
A implementação de um sistema de GED requer um planejamento cuidadoso e uma estratégia bem definida. Aqui estão algumas etapas que podem ajudar você a implementar um sistema de GED em sua empresa de forma eficaz:
- Defina os objetivos e requisitos: Antes de implementar um sistema de GED, é importante definir quais são os objetivos e requisitos da empresa. O que você espera alcançar com o uso do GED? Quais são as necessidades específicas de sua empresa em termos de gerenciamento de documentos? Essas perguntas ajudarão a guiar a implementação do sistema.
- Escolha a solução certa: Existem muitas opções de software de GED disponíveis no mercado. É importante pesquisar e escolher uma solução que atenda às necessidades específicas de sua empresa. Considere aspectos como custo, facilidade de uso, recursos oferecidos e suporte ao cliente ao escolher a solução certa.
- Digitalize e indexe seus documentos: O próximo passo é digitalizar e indexar os documentos existentes em sua empresa. Isso pode ser feito internamente, com a ajuda de um scanner, ou por meio de serviços terceirizados de digitalização. Certifique-se de atribuir informações relevantes aos documentos durante o processo de indexação.
- Treine sua equipe: Um sistema de GED só será eficaz se todos os usuários souberem como utilizá-lo corretamente. Invista em treinamento para sua equipe, ensinando-os a utilizar o sistema de forma eficiente e segura. Isso garantirá que todos possam aproveitar ao máximo os benefícios do GED.
- Monitore e faça ajustes: Após a implementação do sistema de GED, é importante monitorar seu desempenho e fazer ajustes, se necessário. Fique atento aos feedbacks dos usuários e às métricas de desempenho para identificar possíveis melhorias e garantir que o sistema esteja atendendo às necessidades da empresa.
Seguindo essas etapas, você estará no caminho certo para implementar um sistema de GED eficaz em sua empresa. Agora, vamos compartilhar algumas dicas para otimizar o uso do GED.
Dicas para otimizar o uso do GED
Para aproveitar ao máximo o sistema de GED em sua empresa, aqui estão algumas dicas:
- Padronize a nomenclatura dos documentos: Defina uma padronização para a nomenclatura dos documentos, facilitando a busca e recuperação dos mesmos.
- Crie uma estrutura de pastas organizada: Organize os documentos em uma estrutura de pastas lógica e intuitiva, facilitando a navegação e localização dos mesmos.
- Faça backups regulares: Certifique-se de fazer backups regulares dos documentos armazenados no sistema de GED, para protegê-los contra perdas e falhas técnicas.
- Estabeleça políticas de acesso e segurança: Defina políticas claras de acesso e segurança para os documentos, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizá-los ou modificá-los.
- Promova a cultura do GED: Incentive a adoção do sistema de GED em toda a empresa, promovendo treinamentos, compartilhando casos de sucesso e destacando os benefícios do GED para os colaboradores.
Seguindo essas dicas, você poderá otimizar o uso do GED em sua empresa e aproveitar ao máximo os benefícios que essa ferramenta oferece.
Principais softwares de GED disponíveis no mercado
Existem várias opções de software de GED disponíveis no mercado. Aqui estão algumas das principais soluções:
Microsoft SharePoint: O SharePoint é uma plataforma de colaboração e gerenciamento de documentos desenvolvida pela Microsoft. Ele oferece recursos avançados de gerenciamento de documentos, incluindo armazenamento em nuvem, pesquisa avançada e integração com outros aplicativos da Microsoft.
- Google Drive: O Google Drive é uma solução de armazenamento em nuvem que também oferece recursos de gerenciamento de documentos. Ele permite o armazenamento, compartilhamento e colaboração em documentos de forma fácil e intuitiva.
- Dropbox: O Dropbox é outra opção popular de armazenamento em nuvem, que também oferece recursos de gerenciamento de documentos. Ele permite o acesso e compartilhamento de documentos de forma segura e eficiente.
- ALFRESCO: O Alfresco é um software de código aberto de gerenciamento de documentos. Ele oferece recursos avançados de pesquisa, indexação e colaboração, além de ser altamente personalizável e escalável.
Essas são apenas algumas das principais soluções de GED disponíveis no mercado. Antes de escolher uma solução, é importante considerar suas necessidades específicas e fazer uma avaliação detalhada das opções disponíveis.
Por fim, vamos falar sobre treinamentos e cursos para o uso do GED.
Treinamentos e cursos para o uso do GED
Para garantir que sua equipe esteja capacitada para utilizar o sistema de GED de forma eficaz, é importante investir em treinamentos e cursos. Existem várias opções disponíveis, desde treinamentos internos até cursos online. Aqui estão algumas opções:
- Treinamentos internos: Você pode realizar treinamentos internos, utilizando recursos próprios da empresa ou contratando profissionais especializados para ministrar os treinamentos. Essa opção permite adaptar o treinamento às necessidades específicas da empresa.
- Cursos online: Existem diversos cursos online disponíveis que abordam o tema do GED. Esses cursos oferecem flexibilidade para os colaboradores estudarem no seu próprio ritmo e podem abranger desde conceitos básicos até tópicos avançados.
- Consultorias especializadas: Outra opção é contratar serviços de consultorias especializadas em GED. Essas consultorias podem oferecer treinamentos personalizados para a equipe, adequados às necessidades específicas da empresa.
Independentemente da opção escolhida, o treinamento adequado é fundamental para garantir que todos os usuários estejam familiarizados com o sistema de GED e possam utilizá-lo de forma eficiente.
Conclusão
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou GED, é uma ferramenta poderosa para empresas que desejam otimizar seus processos de gerenciamento de documentos. Com o GED, é possível reduzir o uso de papel, facilitar a busca e recuperação de documentos, melhorar a segurança dos mesmos e promover a colaboração na empresa.
Neste artigo, exploramos tudo que você precisa saber sobre como o GED funciona. Desde o conceito básico até os benefícios e desafios de sua implementação, oferecemos uma visão completa desta ferramenta de gerenciamento de documentos.
Discutimos como o GED funciona, quais são suas principais características e como ele pode ajudar sua empresa a otimizar seus processos de armazenamento, busca e compartilhamento de documentos. Além disso, abordamos as melhores práticas para implementar um sistema de GED de forma eficaz e como escolher a solução certa para atender às necessidades de sua organização.
Esperamos que este artigo tenha sido útil e que você esteja pronto para adotar o GED em sua empresa. Aproveite os benefícios dessa poderosa ferramenta de gerenciamento de documentos e leve sua empresa para uma nova era de organização e eficiência.
