A informação é a moeda que move os negócios. As grandes decisões do mundo corporativo são tomadas a partir de informações que estão armazenadas em documentos físicos e digitais. Tudo desde análises de produtos e planos de marketing a apresentações comerciais e projeções financeiras. A nossa ferramenta de gestão de documentos empresariais Alfresco desempenha, portanto um papel fundamental no armazenamento e gerenciamento de todos os documentos corporativos.
Com a evolução das tecnologias digitais, a capacidade da Gestão Eletrônica de Documentos – GED aumentou significativamente, forçando os sistemas a se atualizarem para acompanhar o mercado e oferecer novas funcionalidades.
Confira neste post as 4 principais tendências que está transformando a gestão de documentos eletrônicos:
- Novas formas de trabalhar;
- Networking;
- Conteúdo digital;
- Nova infraestrutura de TI.
Novas formas de trabalhar
A ascensão dos smartphones, das redes sociais e da computação na nuvem mudou a nossa forma de trabalhar. As pessoas querem ser produtivas a qualquer momento, em qualquer lugar, através de qualquer dispositivo e aplicativo.
As soluções de gestão de documentos empresarias (GED) precisam atender a demanda de funcionários familiarizados com a tecnologia que esperam encontrar e compartilhar facilmente documentos de trabalho na empresa, da mesma forma que eles fazem uma busca no Google. Além disso, o GED precisa suportar os trabalhos colaborativos entre equipes da empresa.
A importância de networking e parcerias nas empresas
Não há como negar a importância de nos manter sempre conectados. Por isso é natural que o profissional queira se manter dessa forma com outros profissionais. E o que pode ajudar é o networking.
O networking é o espaço perfeito à colaboração, às oportunidades de negócio e às parcerias.
As empresas atualmente avançam seus negócios com o trabalho de colaboradores e parceiros e, dessa forma, cresce o trabalho remoto nas organizações.
Para atender o trabalho remoto, uma gestão eletrônica de documentos moderna precisa suportar e controlar o compartilhamento de conteúdo dentro e fora das empresas.
Conteúdo digital
Hoje as empresas não compartilham apenas PDFs e documentos Word. As redes sociais e as ferramentas de colaboração criaram um novo tipo de arquivo: o conteúdo digital. Fotos, vídeos, apresentações multimídias, mapas e outros são tipos de documentos que hoje as organizações precisam controlar.
Sistemas de gestão de documentos corporativos, atualmente, devem lidar tanto com os tradicionais arquivos quanto com os novos tipos de contéudo.
Nova infraestrutura de TI
A maneira de consumir TI está mudando, não há dúvida.
E, à medida que a tecnologia ganha espaço e importância dentro das organizações, é preciso investir na gestão da infraestrutura de TI.
Somente com a TI é possível à disponibilidade dos sistemas, assim como seu bom desempenho, que está aliado a um bom grau de escalabilidade, para conseguir a continuidade das atividades.
Uma empresa com boa estrutura na área de TI está com a “faca e queijo” na mão para ser um sucesso.
De acordo com IDC e Forrester, o mercado pedi hoje um sistema de gestão de documentos corporativos híbrido, isto é, armazenamento e gerenciamento de conteúdo local e na nuvem, com sincronização perfeita.
Sobre a ferramenta Alfresco
Alfresco é uma ferramenta completa que oferece gerenciamento de documentos, imagens digitalizadas, fotografias, vídeos e até mesmo desenhos de engenharia, além de recursos de segurança para proteger e controlar acesso a dados.
Conheça as principais vantagens do software Alfresco:
- Controle de versões do documento,
- Visualização do documento no navegador web,
- Ferramenta para definir os fluxos de trabalho (workflow),
- Integração com GoogleDrive e Microsoft Office,
- ECM híbrido com suporte,
- Tecnologia aberta, incluindo suporte para simplificar integrações,
- Suporte móvel para iOS e Android,
- Gerenciamento robusto para agilizar fluxos de trabalho,
- Ferramenta de busca simples e avançada.
