A digitalização e a organização de documentos são passos essenciais para qualquer empresa que deseja otimizar sua produtividade, reduzir custos operacionais e garantir a segurança da informação. No entanto, muitas empresas enfrentam dificuldades para definir as melhores práticas em Gestão Eletrônica de Documentos (GED), já que as soluções variam conforme as necessidades específicas de cada organização.
Este artigo apresenta uma visão geral das práticas mais eficientes para uma implementação bem-sucedida de GED, abordando desde a escolha do software até a criação de políticas internas para manter processos simplificados e eficientes.
Se sua empresa deseja melhorar a forma como gerencia documentos, acompanhe este guia completo e saiba como estruturar um sistema eficiente, seguro e de longo prazo.
O que são “Melhores Práticas” e por que elas são importantes na GED?
As melhores práticas referem-se ao uso das soluções tecnológicas mais adequadas para resolver desafios empresariais, garantindo que a implementação da GED ocorra de forma eficiente e estratégica.
Ao definir sua política de Gestão Eletrônica de Documentos, sua equipe deve ter um planejamento bem estruturado, com objetivos claros e metas definidas. Isso é essencial para que o processo seja eficaz e traga os resultados esperados.
Para garantir que a implementação da GED seja bem-sucedida, seguir as melhores práticas do setor ajudará a sua empresa a reduzir custos, aumentar a produtividade e evitar falhas no gerenciamento de arquivos e informações.
Melhores práticas em gestão eletrônica de documentos (GED)
- Mapeie as necessidades da sua empresa
Antes de iniciar qualquer projeto de GED, é fundamental entender as necessidades específicas da empresa e como a tecnologia pode auxiliar nesse processo.
📌 Passos essenciais para um bom mapeamento:
✔ Avalie quais documentos são essenciais para a operação da empresa.
✔ Identifique gargalos nos processos de armazenamento e recuperação de informações.
✔ Defina quais setores precisam de acesso compartilhado aos documentos.
✔ Analise os requisitos legais e regulatórios para retenção de documentos.
Esse mapeamento inicial evitará retrabalho e garantirá que a implantação da GED atenda às demandas da empresa sem desperdício de recursos.
- Integração entre TI e a Gestão Empresarial
A implementação da GED não é apenas uma questão técnica. A equipe de TI e a gestão empresarial devem trabalhar juntas para alinhar os objetivos estratégicos da empresa com a adoção da tecnologia.
✔ TI: Garante a infraestrutura, segurança e escalabilidade do sistema.
✔ Gestão Empresarial: Define regras de uso, objetivos de produtividade e integração com outros processos de negócios.
Para uma implementação bem-sucedida, ambas as equipes devem estabelecer uma visão compartilhada, com metas realistas e um cronograma bem estruturado.
- Escolha o software de GED adequado para sua empresa
O sucesso da GED depende da escolha de uma ferramenta que atenda às necessidades da sua organização.
📌 Critérios para escolher um software de GED eficiente:
✔ Capacidade de Captura e Indexação: Digitalização automática e reconhecimento óptico de caracteres (OCR).
✔ Facilidade de Busca: Ferramentas que permitem pesquisas por palavras-chave, categorias e filtros avançados.
✔ Armazenamento e Segurança: Controle de acesso, criptografia e backup automatizado.
✔ Escalabilidade: Possibilidade de expansão conforme o crescimento da empresa.
✔ Compatibilidade e Integração: Conexão com sistemas de gestão (ERP, CRM) e outros softwares corporativos.
Sugestões de Softwares GED Populares:
✔ Alfresco – Plataforma de código aberto robusta e escalável.
✔ M-Files – Sistema intuitivo com automação de processos.
✔ SharePoint – Solução integrada ao Microsoft 365.
✔ Dokmee – GED voltado para pequenas e médias empresas.
- Simplifique os processos e aprenda com os erros
Um sistema de GED só será eficiente se for simples e acessível para todos os colaboradores.
📌 Boas práticas para manter processos simples e eficientes:
✔ Definir regras claras de nomeação e classificação de documentos.
✔ Evitar sistemas muito complexos que dificultam a adesão dos colaboradores.
✔ Criar diretrizes fáceis de seguir para cada tipo de documento.
📌 Erros comuns na implementação da GED e como evitá-los:
❌ Regras muito complicadas → Solução: Criar um guia rápido e prático de uso.
❌ Falta de treinamento → Solução: Oferecer workshops internos sobre GED.
❌ Não revisar processos periodicamente → Solução: Monitorar e ajustar sempre que necessário.
A GED deve ser um sistema de longo prazo, acompanhando o crescimento da empresa e garantindo a segurança e organização das informações corporativas.
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é essencial para empresas que desejam otimizar processos, reduzir custos e garantir segurança na armazenagem de informações. Seguir as melhores práticas é um diferencial para que a implementação seja bem-sucedida e ofereça os melhores resultados.
Resumo das melhores práticas:
✔ Mapear as necessidades da empresa antes da implementação.
✔ Alinhar TI e Gestão Empresarial para garantir um planejamento eficiente.
✔ Escolher um software GED adequado que atenda às necessidades da empresa.
✔ Simplificar processos e aprender com os erros, garantindo a usabilidade do sistema.
Se sua empresa busca uma solução eficiente para implementação de GED, entre em contato com a Sima Gestão. Nossa equipe de especialistas pode ajudar a estruturar e personalizar um sistema de gestão documental ideal para sua organização.
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