Toda empresa possui uma quantidade significativa de documentos e mantê-los arquivados de forma organizada não é uma tarefa muito fácil, demanda no mínimo, um projeto de organização de arquivos bem estruturado.
Porém, por mais organizado que seja, algumas ações são limitadas, como o acesso, pois ficam armazenados num lugar específico e isso traz lentidão em alguns momentos.
Alguns riscos podem ocorrer como a perda e extravio. Um grande espaço físico pode ser ocupado por caixas, pastas e muito papel. Há riscos também na segurança de tais informações, onde pode ser acessado por pessoas indevidas ou até mesmo tudo ser perdido num incêndio, por exemplo. Já imaginou que problema sua empresa teria?
Contudo, há uma alternativa de arquivar os documentos para você que não está satisfeito ou até mesmo, está sendo atingido pelos prejuízos de arquivar documentos físicos. Ou apenas se deseja ganhar muitos benefícios, otimizar seus procedimentos, ganhar espaço e gerar vantagens para o seu negócio.
GED – Gestão Eletrônica de Documentos
Permite que os mais variados documentos sejam arquivados e gerenciados de forma digital. Os papéis são digitalizados e arquivados de forma eletrônica, convertendo assim os arquivos físicos em digitais, assim sendo, transforma papéis em imagens. Pode ser aplicado e usado por vários tipos de empresa em diversos segmentos.
Benefícios
- Custos reduzidos
Com a gestão eletrônica – os gastos com impressão serão mínimos, pois os documentos ficam armazenados na nuvem, e serão impressos em casos específicos e numa pequena quantidade. Sem contar com a colaboração ao meio ambiente.
- Produtividade
O gerenciamento digital de documentos, permite que os arquivos sejam encontrados através de um clique, não sendo mais necessário ficar procurando um documento por um certo tempo. Principalmente porque há a possibilidade de converter imagens em textos, o que torna a busca mais fácil, já que o salvamento se torna mais específico, podendo ser feita por palavras contidas no conteúdo.
- Qualidade
A gestão eletrônica de documentos, permite um melhor atendimento ao cliente e aos colaboradores também. O retorno a solicitações se torna rápido e preciso.
- Acesso fácil
O arquivamento eletrônico faz com que os documentos possam ser acessados pela internet, ou seja, não importa o local em que você esteja, suas informações estarão ali. Basta ter acesso a conexão web para visualizá-los.
- Agilidade
A localização e visualização através de um simples acesso, permite agilizar as solicitações, o cumprimento de prazos e exigências fiscais e legais.
- Segurança
Documentos físicos são mais propícios de serem perdidos, extraviados e podem até mesmo ser acessado por pessoas não autorizadas.
Algumas informações são confidenciais e você precisar estar tranquilizado quanto a segurança delas. Com a gestão eletrônica de documentos, isso é possível, já que possibilita que somente pessoas específicas tenham acesso permitido.
- Mais espaço
Arquivar documentos virtualmente ajuda você a se livrar daquele acervo enorme, daquela papelada sem fim, das caixas empilhadas, da poeira, do ácaro, das bactérias e problemas respiratórios.
Você libera o espaço para ser usado com outra finalidade. É bem prático e compacto.
Aproveite o conhecimento adquirido sobre os benefícios da gestão eletrônica de documentos, e melhore a organização dos arquivos de sua empresa.
Se adequar as essas práticas lhe proporcionará vantagens significativas em diversos departamentos e segmentos. E irá contribuir positivamente com o crescimento e a melhoria da qualidade de seus negócios.
