O que é uma Biblioteca Digital Corporativa?
Uma biblioteca digital corporativa é uma plataforma estruturada que centraliza, organiza e disponibiliza documentos, arquivos e conteúdos estratégicos da empresa em formato digital. É um repositório inteligente que pode incluir desde contratos e atas de reunião até manuais internos, normas técnicas, documentos legais e materiais de treinamento.
Por que sua empresa precisa de uma biblioteca digital?
A transformação digital não é mais uma tendência: é uma necessidade. Segundo o IDC Brasil, empresas que adotaram tecnologias de digitalização tiveram um aumento médio de 45% na produtividade operacional.
Vantagens de implementar uma biblioteca digital corporativa:
- Redução de custos com papel, armazenamento físico e retrabalho.
- Acesso rápido a informações essenciais para tomada de decisão.
- Mais segurança e conformidade com normas como a LGPD.
- Preservação da memória institucional e do conhecimento corporativo.
Como montar uma biblioteca digital corporativa passo a passo
- Diagnóstico da Documentação Existente
Antes de digitalizar ou organizar qualquer material, faça um levantamento completo dos documentos da empresa. Identifique:
- Onde estão armazenados
- Quais são mais utilizados
- Quais precisam ser digitalizados com prioridade
- Definição da Estrutura e Taxonomia
Crie uma estrutura de pastas, categorias e subcategorias lógicas. Use uma taxonomia padronizada com base nos processos da empresa. Exemplo:
/ Recursos Humanos
/ Contratos de Trabalho
/ Treinamentos
/ Financeiro
/ Notas Fiscais
/ Planejamento Orçamentário
- Escolha da Plataforma de GED
A Sima oferece sistemas de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) que possibilitam:
- Acesso remoto e seguro aos arquivos
- Controle de versão e auditoria
- Indexação inteligente com metadados
- Integração com ERPs e ferramentas de BI
Saiba mais sobre nossas soluções de GED
- Digitalização e OCR
Digitalize os documentos em alta qualidade e utilize tecnologia OCR para torná-los pesquisáveis por texto. Isso facilita a localização e uso do conteúdo.
- Política de Acesso e Permissões
Defina quem pode acessar, editar ou excluir os documentos. Segmente por setor, nível hierárquico ou tipo de documento.
- Treinamento e Cultura Organizacional
Capacite os colaboradores para uso eficiente da biblioteca. Crie manuais, tutoriais e mantenha o suporte constante.
- Atualização e Manutenção Contínua
Crie um fluxo de revisão periódica dos documentos. Evite arquivos obsoletos e garanta que as informações estejam sempre atualizadas.
E qual o resultado?
Empresas que adotaram bibliotecas digitais corporativas reduziram em até 70% o tempo de busca por documentos, segundo a AIIM (Association for Intelligent Information Management).
A Sima auxiliou empresas mineiras a:
- Economizar até 40% com custos operacionais de arquivos
- Reduzir em 60% o tempo de integração de novos colaboradores
- Atender com excelência às exigências da LGPD e auditorias
Criar uma biblioteca digital corporativa não é apenas uma questão de modernização: é uma estratégia inteligente para empresas que desejam crescer de forma organizada, segura e produtiva.
Com a Sima Gestão da Informação, você conta com tecnologia, expertise e acompanhamento para implantar uma solução sob medida.
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