A Cemig Distribuição S.A., uma das principais fornecedoras de energia elétrica do Brasil, sempre buscou inovação e eficiência operacional. Para isso, a empresa tem investido em transformação digital e automação de processos, buscando reduzir custos, otimizar a gestão e melhorar a segurança das informações.
Dentro desse contexto, a Gerência de Compras de Serviços e Materiais enfrentava desafios críticos relacionados ao armazenamento, acesso e segurança de documentos físicos. A solução encontrada? A completa digitalização de processos, resultando na eliminação de 100% do papel.
Neste case de sucesso, você verá como a Cemig implementou essa transformação digital e quais foram os impactos positivos na operação.
Os Principais Desafios na Gestão Documental
Antes da digitalização, a Gerência de Compras de Serviços e Materiais lidava com um volume expressivo de documentos impressos, acumulados ao longo dos anos. Essa realidade trouxe uma série de desafios:
Armazenamento Ineficiente: O grande volume de papéis ocupava espaços físicos valiosos, reduzindo a área útil para atividades estratégicas.
Dificuldade de Acesso: Encontrar documentos específicos era um processo demorado, impactando a agilidade nas tomadas de decisão.
Riscos à Segurança da Informação: Documentos físicos estavam sujeitos a perda, deterioração e acessos não autorizados, comprometendo a integridade dos dados.
Resistência à Mudança: A adaptação ao novo modelo digital foi um desafio inicial, exigindo capacitação da equipe e mudanças na cultura organizacional.
Com tantos desafios, ficou evidente a necessidade de uma solução inovadora para otimizar processos e garantir maior controle sobre a gestão documental.
A Solução: Digitalização Completa e Implementação de um Sistema de Gestão Documental
Diante desses desafios, a Cemig adotou uma abordagem estratégica, seguindo as diretrizes estabelecidas pelo Decreto 10.278/2020, que regulamenta a digitalização de documentos públicos.
As ações implementadas incluíram:
1. Digitalização de 100% dos Documentos
A empresa digitalizou 600.000 documentos, convertendo-os para um formato eletrônico seguro e de fácil acesso. Esse processo garantiu maior agilidade e eficiência no gerenciamento das informações.
2. Implantação de um Sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)
A Cemig adotou uma plataforma robusta de gestão documental, permitindo que os arquivos digitalizados fossem organizados, indexados e recuperados rapidamente, eliminando a necessidade de buscas manuais demoradas.
3. Integração com Sistemas Existentes
Para garantir uma transição fluida, o novo sistema foi integrado aos softwares de TI já utilizados pela empresa, promovendo sincronia entre diferentes setores e garantindo continuidade operacional.
4. Treinamento e Capacitação da Equipe
A adaptação ao novo sistema exigiu treinamentos internos, assegurando que todos os colaboradores estivessem familiarizados com as novas ferramentas e processos.
Resultados e Benefícios da Transformação Digital
A digitalização da Gerência de Compras de Serviços e Materiais trouxe impactos positivos significativos para a operação da Cemig. Os principais benefícios incluem:
Eficiência Operacional
Com o acesso instantâneo aos documentos digitalizados, o tempo gasto na busca por informações foi reduzido drasticamente, aumentando a produtividade da equipe.
Redução de Custos
A eliminação dos documentos físicos resultou em uma economia substancial, reduzindo despesas com impressão, armazenamento e manutenção de arquivos físicos.
Segurança e Conformidade
Agora, os documentos são protegidos por backups digitais e controle de acessos, garantindo que apenas usuários autorizados possam visualizar ou modificar informações sensíveis.
Sustentabilidade
A digitalização reduziu o consumo de papel, diminuindo a pegada de carbono da empresa e alinhando-se a práticas sustentáveis.
Depoimento do Gerente Responsável
O gestor da iniciativa destacou a importância da transformação digital:
“O processo de digitalização foi concluído dentro dos prazos estipulados e seguiu rigorosos padrões de qualidade. Essa mudança nos colocou na vanguarda da inovação tecnológica no setor de energia, melhorando não apenas a eficiência operacional, mas também a segurança da informação.”
Superando os Desafios da Digitalização
Apesar dos benefícios, a transição para um ambiente totalmente digital exigiu esforços para superar algumas barreiras:
Resistência à Mudança: A aceitação inicial foi um desafio, mas a capacitação da equipe ajudou na adaptação e compreensão dos benefícios do novo sistema.
Garantia de Qualidade na Digitalização: A empresa investiu em tecnologia para assegurar que 100% dos dados digitalizados estivessem legíveis, organizados e corretamente indexados.
Adaptação a Novos Processos: Com a digitalização, a equipe precisou se familiarizar com novas rotinas e ferramentas, o que foi facilitado pelo treinamento adequado.
Próximos Passos: Expandindo a Transformação Digital na Cemig
Diante dos resultados positivos, a Cemig planeja expandir o modelo de gestão documental digital para outras áreas da empresa. O objetivo é fortalecer ainda mais a eficiência dos processos internos e consolidar sua posição como referência em inovação e sustentabilidade no setor de energia.
Com a experiência adquirida na Gerência de Compras de Serviços e Materiais, a empresa está pronta para implementar novas tecnologias e soluções digitais, garantindo ainda mais otimização e segurança na gestão de documentos.
O case da Cemig Distribuição S.A. reforça o impacto positivo da transformação digital na gestão documental. Ao eliminar 100% do papel e investir em tecnologia, a empresa otimizou processos, reduziu custos, aumentou a segurança e fortaleceu sua estratégia sustentável.
Este projeto não apenas trouxe benefícios operacionais, mas também estabeleceu um modelo de eficiência que pode ser replicado em diversas áreas da organização. Com um olhar voltado para o futuro, a Cemig segue inovando e liderando a transformação digital no setor energético.
1. O que é um Sistema GED e como ele ajuda na gestão documental?
O Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma plataforma que armazena, organiza e facilita a busca de documentos digitais, eliminando a necessidade de arquivos físicos.
2. A digitalização substitui completamente os documentos físicos?
Sim, desde que o processo siga normas legais, como o Decreto 10.278/2020, que regulamenta a digitalização e garante validade jurídica aos documentos eletrônicos.
3. Quais são os principais desafios na implementação de um sistema digital?
Os desafios incluem resistência à mudança, adaptação a novas ferramentas e necessidade de treinamento para garantir que os funcionários utilizem corretamente o sistema.
4. Como a digitalização contribui para a sustentabilidade?
Eliminando o uso de papel e reduzindo a necessidade de transporte e armazenamento físico, a digitalização minimiza o impacto ambiental e promove práticas empresariais mais sustentáveis.
5. Quais setores podem se beneficiar da gestão documental digital?
Todos os setores podem se beneficiar, especialmente aqueles que lidam com grande volume de documentos, como financeiro, jurídico, recursos humanos e compras.
