A entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) em setembro de 2020 trouxe uma transformação profunda na maneira como as empresas brasileiras — especialmente as PMEs de Minas Gerais — lidam com informações pessoais. Em um cenário que exige cada vez mais responsabilidade no tratamento de dados, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) emerge como uma ferramenta estratégica para garantir a privacidade e a segurança exigidas pela legislação.
Neste artigo, a Sima Gestão da Informação apresenta um checklist prático em 10 passos para ajudar sua PME a proteger dados sensíveis de forma eficiente, segura e totalmente conforme à LGPD.
Entendendo a LGPD: o que sua empresa precisa saber
A LGPD é a legislação brasileira que regula a coleta, o armazenamento, o uso e o compartilhamento de dados pessoais. Toda organização, independentemente do porte, que manipule informações de indivíduos, deve cumprir rigorosamente as suas diretrizes.
Entre os principais requisitos da LGPD estão:
- Consentimento explícito do titular dos dados;
- Transparência no uso e compartilhamento de informações;
- Implementação de políticas e sistemas de segurança;
- Garantia de direitos de acesso, correção e exclusão de dados pessoais.
Como o GED auxilia na conformidade com a LGPD
A Sima Gestão da Informação oferece soluções de GED desenvolvidas para estruturar, proteger e gerenciar documentos físicos e digitais, alinhando a gestão documental às exigências da LGPD.
Confira agora o checklist essencial para PMEs mineiras se adaptarem à nova realidade de proteção de dados:
Checklist LGPD: 10 passos com o apoio da GED
- Armazenar Documentos com Segurança
Utilize sistemas de GED da Sima com criptografia de ponta, backups automáticos e proteção contra acessos não autorizados.
- Definir Níveis de Acesso
Estabeleça permissões conforme a função e a necessidade de cada colaborador, limitando o acesso a documentos sensíveis apenas a pessoas autorizadas.
- Rastrear Ações e Acessos
Implemente auditoria completa sobre quem acessou, editou ou compartilhou cada documento, gerando relatórios que comprovam a conformidade com a LGPD.
- Criar Políticas de Retenção e Descarte
Com a orientação da Sima, determine prazos para a guarda de documentos e descarte seguro de dados que não são mais necessários.
- Gerenciar Registros de Consentimento
Armazene os registros de consentimento de uso de dados pessoais de forma segura e facilmente rastreável, conforme exigido pela legislação.
- Digitalizar Documentos Físicos
Converta arquivos em papel em documentos digitais certificados, de acordo com o Decreto nº 10.278/2020, para otimizar o armazenamento e o acesso.
- Treinar a Equipe
Promova treinamentos periódicos com suporte da Sima para que todos entendam as boas práticas de segurança e a importância da LGPD.
- Automatizar Processos Documentais
Adote o GED para automatizar fluxos de trabalho envolvendo documentos, reduzindo erros manuais e aumentando a eficiência.
- Monitorar Regularmente
Realize auditorias internas e revise rotinas documentais de forma contínua para identificar falhas e melhorar a proteção de dados.
- Atualizar Protocolos de Segurança
Mantenha os sistemas de GED atualizados com as melhores práticas de segurança da informação, protegendo dados contra novas ameaças.
Benefícios extras ao utilizar a GED com a Sima
Além de assegurar a conformidade com a LGPD, a implementação da Gestão Eletrônica de Documentos pela Sima proporciona:
- Eficiência operacional: processos internos mais ágeis e organizados;
- Redução de custos: menos gastos com papel, impressão e espaço físico;
- Colaboração mais segura: troca de documentos entre setores com rastreabilidade;
- Sustentabilidade corporativa: redução significativa no consumo de papel.
A adequação à LGPD é um compromisso contínuo que envolve tecnologia, processos e cultura organizacional. Com a Sima Gestão da Informação, sua PME mineira não apenas cumpre a legislação, mas também transforma sua gestão documental em um ativo estratégico.
Quer garantir a segurança dos dados e fortalecer a confiança dos seus clientes?
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